3. Создание отчетной ведомости, воспользовавшись консолидацией данных.

При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам.

Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами.

Использование трехмерных формул

При использовании в формулах трехмерных ссылок не существует ограничений на расположение отдельных диапазонов данных. Консолидацию можно изменять любыми способами. Консолидация автоматически обновляется при изменении данных в исходном диапазоне.

Использование формул для объединения данных.       

В приведенном ниже примере формула в ячейке A2 складывает три числа, расположенные в различных местах трех разных листов.

Добавление данных в консолидацию с трехмерными ссылками.      

Если все исходные листы имеют одинаковую разметку, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы включить другой лист в консолидацию, просто переместите лист внутрь диапазона, на который ссылается формула.

Консолидация по расположению

Консолидацию по расположению следует использовать в случае, если данные всех исходных областей находятся в одном месте и размещены в одинаковом порядке; например, если имеются данные из нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.

Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении консолидации вручную.

Консолидация по категории

Консолидацию по категории следует использовать в случае, если требуется обобщить набор листов, имеющих одинаковые заголовки рядов и столбцов, но различную организацию данных. Этот способ позволяет консолидировать данные с одинаковыми заголовками со всех листов.

Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении консолидации вручную.

Другие способы объединения данных

Можно создать отчет сводной таблицы из нескольких диапазонов консолидации. Данный метод сходен с консолидацией по категории, однако обладает большей гибкостью в отношении реорганизации категорий.

4. Создание отчетной ведомости, воспользовавшись «сводной таблицей».

Для анализа числовых данных и получения ответов на непредвиденные вопросы о данных следует использовать отчеты сводной таблицы или сводной диаграммы.

Создание отчета сводной таблицы

Чтобы создать отчет сводной таблицы или сводной диаграммы, необходимо подключиться к источнику данных и ввести местоположение отчета.

1. Выберить ячейку из диапазона ячеек или указать точку вставки внутри таблицы Microsoft Office Excel.

Убедиться, что в диапазон ячеек попадает заголовок столбца.

2. Выберить тип создаваемого отчета, выполнив одно из действий, описанных ниже.

• Чтобы создать отчет сводной таблицы, на вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите пункт Сводная таблица. В Excel отобразится диалоговое окно Создание сводной таблицы.

• Чтобы создать сводную таблицу и сводную диаграмму, на вкладке Вставка в группе Таблицы выбрать раздел Сводная таблица, а затем пункт Сводная диаграмма.

Откроется диалоговое окно Создать сводную таблицу и сводную диаграмму.

3. Выбрать источник данных. Для этого выполнив одну из процедур, описанных ниже.

Выбрать анализируемые данные

1. Выбрать пункт Выбрать таблицу или диапазон.

2. Ввести в поле Таблица или диапазон диапазон ячеек или ссылку на таблицу, например =ПрибыльЗаКвартал.

Если перед запуском мастера была выбрана ячейка в диапазоне ячеек или установлена точка вставки в таблице, соответствующий диапазон ячеек или ссылка на таблицу будут помещены в поле Таблица или диапазон.

Для выбора диапазона ячеек или таблицы также можно нажать кнопку свертывания диалогового окна , чтобы временно скрыть диалоговое окно и выделить нужный диапазон на листе, а затем нажать кнопку развертывания диалогового окна .

Использование внешних данных

1. Выбрать пункт Использовать внешний источник данных.

2. Выбрать вариант Выбрать подключение.

Откроется диалоговое окно Существующие подключения.

3. В раскрывающемся списке Показать в верхней части диалогового окна выберите категорию соединений, к которой должно относиться выбираемое соединение, или выберите вариант Все соединения (выбран по умолчанию).

4. Выбрать соединение в списке Выберите подключение, а затем нажмите кнопку Открыть.

4. Указать расположение.

5. Нажать кнопку ОК.

Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы.