11. Техника и формы б.У.

Под техникой бухгалтерского учета понимают способ его ведения, то есть регистрацию учетной информации для этой цели разработаны учетные регистры, предназначенные  для регистрации и группирования данных взятых из первичных документов.

Регистры представляют собой специально разграфленные типографским способом бумажные листы, которые предназначены для целей регистрации хозяйственных операций.

   По своему внешнему виду регистры подразделяются на – карточки, свободные листы и книги, а по содержанию на регистры аналитического учета (в натуральных измерителях – чел./час, шт., и т.п.), синтетического учета (в рублях или другой валюте) и комбинированного учета  (и в тех и в тех измерителях).

1.Карточки – это бланки учетной регистрации строго определенного формата,    изготовленные из плотной бумаги или картона, хранящиеся в специальных ящиках - картотеках  и предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки) и карточки складского учета – для учета материальных ценностей по местам их хранения.

2.Свободные листы – это учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они хранятся в папках и более удобны в использовании, так как позволяют за рациональнее распределять обязанности между работниками бухгалтерии.

3.Книги – представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата (обычно А4). Таким образом, на каждом предприятии ведется кассовая книга, – листы которой должны быть прошнурованы, пронумерованы и на последнем листе должны быть указаны количество страниц цифрами и прописью, за подписью руководителя и главного бухгалтера, скрепленных печатью. Таким образом, на предприятиях ведутся главная книга и различные журналы регистраций – доверенностей, приходные, расходные, кассовых ордеров, счет-фактур, книга покупок, книга продаж, а для предприятий применяющих УСН  и ПБЮЛ – книги доходов и расходов. Преимущества книг в том, что исключается возможность заметы отдельных на новые листы, при злоупотреблении или хищении.

В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:

– хронологическая – это запись операции, которая производится по мере ее совершения в определенной последовательности;

– линейная запись – это запись в регистре, которая производится на основании документа в одну линию.

– шахматная запись – сумма на основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка. В том случае, если регистры не подсчитаны и сумма не передана для дальнейшего учета, тогда применяются всевозможные виды исправления ошибок в записях.

Синтетическими счетами называют счета, отражающие обобщенные показатели об объектах учета, а учет в системе этих счетов называется синтетическим учетом. Данные синтетических счетов имеют денежное измерение.

Аналитическими счетами называют счета, открываемые в развитие синтетических счетов для получения конкретных данных, а учет в системе этих счетов называется аналитическим учетом. В аналитических счетах учет ведется не только в стоимостном выражении, но и в натуральных и трудовых измерителях.

В данное время применяют три формы учета.

1. Мемориально-ордерная форма – применяется в отдельных отраслях народного хозяйства.

Мемориально-ордерная форма учета основана на базе контрольно-шахматной формы учета. При этой форме однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, ордера регистрируют, это обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

– многократность записей;

– отрыв аналитического учета от синтетического;

– сложность приемов выявления ошибочных записей.

2. Журнально-ордерная форма – применяется ручной труд работников учета и средства малой вычислительной техники.

Записи при журнально-ордерной форме ведутся по схеме: документ – регистр – форма отчетности.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет объединен с аналитическим, что создает единую стройную систему записей. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов. Кредитовый признак является ведущим, так как все хозяйственные операции начинают записывать на кредитовой основе.

Преимущества журнально-ордерной формы учета:

1) объединение синтетического и аналитического учета – по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим, исключается необходимость применения промежуточных регистров;

2) сокращение количества записей – рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического учета и аналитического учета в одном регистре, ускоряется документооборот;

3) подчинение регистров требованиям отчетности, контроля и анализа – в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности, исключается выборка данных в конце отчетного периода;

4) возможности для широкого применения малых вычислительных машин, лучшее распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение организации и техники ведения учета.

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд работников учета.

3. Таблично-автоматизированная форма – предприятие обслуживается машиносчетными установками.

Таблично-автоматизированная форма учета включает использование комплекса вычислительных машин, обеспечивающих получение взаимосвязанной системы учетной информации.

При применении этой формы данные документов переносят на магнитные ленты, диски, которые используют для обработки на вычислительных машинах. В процессе машинной обработки на их основании получают единые учетные регистры – машинограммы, их содержание отвечает требованиям бухгалтерского учета и определяется типовыми проектами комплексной механизации учета.

При этой форме учета повышается оперативность, более тесно используются оперативные плановые и отчетные данные.

Преимущества использования машинно-ориентированных форм учета:

– применение вычислительной техники для обработки информации, для ее сбора и регистрации;

– возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

– возможность выдачи информации по запросу;

– освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.