5 семестр - ИПОВС / БД / БД / МП3-045 / БДлаб2

Создание таблицы “Студент” с использованием шаблона

Чтобы воспользоваться шаблоном для создания таблицы, на вкладке “Соз-

дание” следует выбрать команду “Шаблоны таблиц” и в появившемся списке указать подходящий шаблон (например, “Контакты”).

Шаблон откроется в режиме таблицы с отображением предусмотренных в нем полей. Для приведения шаблона в соответствие со структурой создаваемой таблицы “Студент” (см. табл. 3) следует изменить состав и свойства полей шаб-

лона, используя возможности режимов таблицы и конструктора.

Для поля “КодГруппы”, являющегося внешним ключом, значения целесо-

образно подставлять из одноименного столбца главной таблицы “Группа”. Для этого можно установить значения свойств поля на вкладке “Подстановка”, ана-

логичные показанным на рис. 3, или воспользоваться Мастером подстановок,

выбрав его вместо типа данных “Числовой” для поля “КодГруппы”.

Мастер подстановок последовательно выводит окна с вопросами, ответы на которые позволяют Мастеру автоматически задать значения свойствам поля на вкладке “Подстановка”.

Описание таблицы “Студент” следует сохранить, щелкнув по кнопке “Со-

хранить” на панели быстрого доступа или выбрав команду “Сохранить” в окне кнопки Office. При этом запрашивается подтверждение на сохранение таблицы и требуется указать ее имя.

Связывание таблиц

После того, как таблицы созданы, задаются связи между ними. Для этого необходимо открыть окно “Схема данных”, выбрав одноименную команду на вкладке “Работа с базами данных” ленты. В это окно следует добавить таблицы,

между которыми будут задаваться связи.

Добавляемые таблицы выбираются из списка, находящегося в окне “До-

бавление таблицы” (рис. 4), которое активизируется автоматически, если ни одна из связей пока не задана, либо с помощью команды “Добавить таблицу” из кон-

текстного меню окна “Схема данных”.

11

Рис. 4. Список добавляемых таблиц

Для установления связи указатель мыши следует поместить на поле связи

(обычно это первичный ключ) в главной таблице, при нажатой левой кнопке мыши перетащить ее указатель на соответствующее поле в подчиненной таблице и отпустить кнопку мыши. После этого на экране появится окно “Изменение свя-

зей” (рис. 5), в котором отображаются имена главной и подчиненной таблиц и полей связи. В этом окне при необходимости имена полей связи можно выбирать из выпадающих списков полей таблиц, а также задавать ограничения целостно-

сти данных с указанием режимов корректировки связанных полей (обновления и удаления). Если задаются ограничения целостности, то поле связи главной таб-

лицы должно быть проиндексировано.

Рис. 5. Вид окон “Схема данных” и “Изменение связей”

В показанном на рис. 5 примере при связывании таблиц “Группа” и “Сту-

дент” следует задать “Обеспечение целостности данных”, чтобы в таблице “Сту-

12

дент” не появлялись коды групп, которые отсутствуют в таблице “Группа”. Сле-

дует задать и “каскадное обновление связанных полей”, означающее, что при изменении значения первичного ключа в главной таблице автоматически изме-

нятся значения связанных полей в подчиненной таблице. Задавать каскадное удаление нельзя, так как в случае ликвидации какой-либо группы окажутся уда-

ленными все записи о студентах этой группы. Заданная связь создается после нажатия кнопки “Создать”.

Обычно между соединяемыми главной и подчиненной таблицами имеется тип (степень) связи 1:N, которому соответствует тип отношения “один-ко-

многим” в окне “Изменение связей” и символы “1” и “ ” в окне “Схема данных”.

Чтобы изменить или удалить связь, следует щелкнуть по ней правой кноп-

кой мыши и в появившемся меню выбрать соответствующую команду.

Ввод информации в таблицу

После описания структуры таблиц, входящих в базу данных, и создания связей между ними, можно вводить данные в каждую таблицу, воспользовав-

шись режимом таблицы или специально созданными формами, включенными в состав базы данных.

Сначала данные вводятся в главные таблицы, а затем - в подчиненные.

В Access для ускорения ввода данных в БД можно использовать свойство поля “Значение по умолчанию”, позволяющее указать значение, которое будет автоматически вводится в поле при создании новой записи. В качестве значения по умолчанию чаще всего выбирается то значение, которое чаще всего встреча-

ется в записях БД. Например, для поля “ЧислоСтудентов” в таблице “Группа” указано число 25.

Обычно в качестве значения по умолчанию указывается постоянное зна-

чение, однако, можно использовать и выражение. Например, для ввода текущей даты в поле “ДатаПоступления” таблицы “Студент” предусмотрено выражение

Date( ), использующее функцию, определяющую текущую дату. Значение, вве-

денное по умолчанию, может быть впоследствии изменено вручную.

Ввод данных в ячейки столбца “Фото” осуществляется следующим обра-

зом:

13

1) щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке и в контекстном меню вы-

брать команду “Вставить объект”;

2) в левой области появившегося диалогового окна выбрать переключа-

тель “Создать из файла”;

3)нажать кнопку “Обзор” для поиска файла с фотографией студента;

4)найти нужный файл и выбрать его двойным щелчком;

5)нажать кнопку ОК в диалоговом окне.

Чтобы увидеть фотографию, следует дважды щелкнуть на ячейке, запус-

тив таким способом программу просмотра графического изображения.

Если готовое изображение отсутствует, его можно создать самостоятельно и поместить в ячейку. Для этого после щелчка правой кнопкой мыши на ячейке нужно:

1)в контекстном меню выбрать команду “Вставить объект”;

2)в левой области появившегося диалогового окна выбрать переключа-

тель “Создать новый”, указать тип объекта Bitmap Image и нажать кнопку ОК;

3) в открывшемся окне графического редактора создать требуемый рису-

нок и закрыть редактор.

Использование базы данных

Сортировка и фильтрация информации в таблице

По умолчанию записи в таблице сортируются с учетом значений первич-

ного ключа. При необходимости информацию, отображаемую в режиме табли-

цы, можно сортировать в соответствии с данными, хранящимися в нужном столбце. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на любой ячейке этого столбца или левой кнопкой мыши на стрелке справа от имени столбца и выбрать в контекстном меню команду “Сортировка …”.

Access предоставляет возможность отображать только часть информации,

хранящейся в таблице, с использованием специальных фильтров, дейстующих для нужных столбцов.

Фильтр задается командой “Числовые (Текстовые) фильтры” контекстного меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши на ячейке столб-

ца. Действие фильтра сопровождается появлением в навигационной панели со-

14

общения “С фильтром”, указывающего на то, что в окне таблицы отображаются не все записи. Для отмены фильтра в контекстном меню следует выбрать коман-

ду “Снять фильтр”.

Задать сортировку и фильтрацию можно также командами из коллекции

“Сортировка и фильтр” на вкладке “Главная”.

Поиск и замена информации в таблице

Поиск информации в открытой таблице осуществляется с помощью облас-

ти “Поиск” в навигационной панели и стандартного диалогового окна “Поиск и замена”, которое активизируется после выбора ячейки в нужном столбце и нажа-

тия клавиш Ctrl-F.

Для замены найденных значений в окне “Поиск и замена” имеется вкладка

“Замена”, на которой вводится новое значение.

Задать поиск и замену можно также командами из коллекции “Найти” на вкладке “Главная”.

Удаление таблицы

Таблица удаляется после выделения ее имени в области переходов нажа-

тием клавиши <Delete> или командой “Удалить”, выбранной из меню, которое активизируется после щелчка правой кнопкой мыши по имени таблицы. При по-

явлении диалогового окна, запрашивающего подтверждение удаления таблицы,

можно подтвердить удаление нажатием кнопки “Да” или отказаться от удаления нажатием кнопки “Нет”.

Лабораторное задание

Изучить процесс создания таблиц в различных режимах, создать таблицы,

задать связи между ними и ввести информацию в созданную базу данных.

Порядок выполнения лабораторной работы

1.При домашней подготовке к лабораторной работе изучить ее описание

иознакомиться со статьей “Основные сведения о создании баз данных” справоч-

ной системы СУБД Access; для заданного варианта (номер варианта совпадает с номером компьютера) подготовить описания трех таблиц базы данных, опреде-

лив назначение и имена полей, типы данных, значения по умолчанию, связи ме-

жду главными и подчиненными таблицами, и ответить на контрольные вопросы.

15

В одной из таблиц обязательно предусмотреть поле для хранения графического

изображения (фото, рисунок, схема и т.п.).

Примечание: трехтабличная база данных может оказаться нерациональной для хранения информации о предметной области; “правильная” база данных получается в результате ее проектирования и может состоять из большего числа таблиц. “Рассудительный” (т.е. основанный на рассуждении) способ проектирования изложен в статье “Основные сведения о создании баз данных” справочной системы СУБД Access, а формальный способ основан на использовании инфологической модели предметной области.

2. Запустить СУБД Access, активизировать окно справки и найти статьи, в

которых встречается слово “таблица”. Среди найденных статей выбрать статью

“Создание таблиц в базе данных” и ознакомиться с приемами создания таблицы на основе шаблона и в режимах таблицы и конструктора.

3. Создать одну из таблиц базы данных посредством ввода данных (в ре-

жиме таблицы), другую - в режиме конструктора, обязательно заполнив для каж-

дого поля свойство “Описание”, а третью таблицу - на основе подходящего шаб-

лона.

4.Поля внешних ключей сделать полями подстановки.

5.Задать связь между таблицами в окне “Схема данных”.

6.Ввести в каждую созданную таблицу не менее 10 записей. Для полей,

являющихся внешними ключами, значения подставлять посредством выбора из главных таблиц.

7. В режиме таблицы проверить наличие связи между таблицами с помо-

щью одновременного просмотра записей главных и подчиненных таблиц.

8. Выполнить операции сортировки, фильтрации, поиска и замены ин-

формации в таблицах базы данных.

9. Показать результаты и отчет преподавателю, сдать зачет по лаборатор-

ной работе и сохранить созданную базу данных на сетевом диске H:.

Требования к отчету

Рукописная часть отчета должна содержать:

1)название и цель лабораторной работы;

2)письменные ответы на контрольные вопросы.

Файловая часть отчета должна содержать:

1) список таблиц базы данных для заданного варианта;

16

2)список полей каждой таблицы с указанием имен, типов данных, описаний, допустимых значений и значений по умолчанию;

3)схему взаимосвязи таблиц в базе данных для заданного варианта с указанием первичных и внешних ключей;

4)содержимое таблиц базы данных для заданного варианта (не менее 10 строк в каждой таблице).

Контрольные вопросы

1.Как создать пустую базу данных?

2.Какие способы создания таблиц существуют? В каких случаях следует использовать каждый из них?

3.Какие типы полей допустимы в Access?

4.Какие ограничения накладываются на имена полей?

5.Что называется ключом таблицы? Какие разновидности ключей суще-

ствуют?

6.Какими способами можно задать ключевые поля?

7.Является ли наличие ключевых полей в таблице Access обязательным?

8.В каких случаях задание ключевых полей является обязательным?

9.Какими специфическими особенностями обладает поле типа “Счет-

чик”?

10.Какие свойства полей предусмотрены в Access?

11.Как можно изменить состав полей в таблице?

12.Что такое “ограничение целостности связи” и как они могут задаваться

вAccess?

13.В чем важность задания ограничений целостности?

14.Как задать сортировку, фильтрацию и поиск информации в таблице?

Варианты заданий

№	Предметная область		Имена таблиц
1	Учет принадлежности остановок маршрутам	Остановка		Маршрут	Принадлежит
2	Учет текущей успеваемости студентов по	Студент		Занятие	Успеваемость
	лабораторным и практическим занятиям
3	Распределение задач, входящих в домашние	Студент		Распределение	Задача
	задания по разным дисциплинам, между сту-
	дентами
4	Учет работ, выполненных мастерами, по ре-	Автомобиль		Мастер	ЗаписиРабот

17

№	Предметная область	Имена таблиц
	монту автомобилей
		Сотрудник	Место	Мероприятие
5	Планирование участия сотрудников в меро-
	приятиях, проводимых различных местах
		Клиент	Сотрудник	Проект
6	Планирование разработки сотрудниками
	строительных проектов для клиентов
		Заказ	Клиент	Выдача
7	Учет выдачи выполненных заказов клиентам
		Клиент	Мероприятие
8	Учет заявок от клиентов на участие в плат-			Заявка-
	ных мероприятиях			НаУча-
				стие
		Поставщик	Покупатель	Товар
9	Учет прямых поставок товаров покупателям
		Заказ	Клиент	Оплата
10	Учет оплаты заказов клиентами
		Сотрудник	Клиент	Заказ
11	Учет сотрудниками заказов, поступающих от
	клиентов
		Клиент	Сотрудник	ВремяДеньги
12	Учет повременной оплаты клиентами работ,
	выполненных сотрудниками
		Заказ	Товар	Сведения
13	Учет сведений о количествах разных товаров,
	включенных в каждый заказ, поступивший от
	клиента и оформленный сотрудником
		ТипИмущества	Место	Имущество
14	Учет размещения личного разнотипного иму-
	щества в квартире
		Страна	Книга	Рецепт
15	Учет национальных кулинарных рецептов с
	указанием книг, в которых они описаны
		Покупатель	МестоПокупки	Растение
16	Учет приобретаемых домашних, огородных и
	садовых растений
		Тренировка	Спортсмен	Журнал
17	Учет тренировок спортсменов-бегунов
		Производитель	Поставщик	Продукт
18	Учет производителей и поставщиков молоч-
	ных продуктов
		МестоСъемки	Фотоаппарат	Фотография
19	Учет профессиональных фотографий
		Солист	Компания	Альбом
20	Учет песенных альбомов, выпущенных зву-
	козаписывающими компаниями
		Жанр	МестоПокупки	Видеофильм
21	Учет приобретаемых видеофильмов
		Место	Издательство	Книга
22	Учет книг в личной библиотеке
		Альбом	МестоСъемки	Фотография
23	Учет любительских фотографий в фотоаль-
	бомах
		Книга	Авторство	Автор
24	Учет книг и авторов, написавших эти книги
		Книга	Студент	Выдача
25	Учет библиотечных книг, выданных студен-
	там
		Автобус	Маршрут	Распределение
26	Учет распределения автобусов по маршрутам
	Содержание
Теоретические сведения........................................................................................................................................				1
Пример создания трехтабличной базы данных...................................................................................................				6
Создание таблицы “Факультет” посредством ввода данных .........................................................................				7
Создание таблицы “Группа” в режиме конструктора.....................................................................................				8
Создание таблицы “Студент” с использованием шаблона...........................................................................				11
Связывание таблиц ..........................................................................................................................................				11
Ввод информации в таблицу...........................................................................................................................				13
Использование базы данных...............................................................................................................................				14
Сортировка и фильтрация информации в таблице .......................................................................................				14
Поиск и замена информации в таблице .........................................................................................................				15
Удаление таблицы ...........................................................................................................................................				15

18

Лабораторное задание .........................................................................................................................................	15
Порядок выполнения лабораторной работы .....................................................................................................	15
Требования к отчету............................................................................................................................................	16
Контрольные вопросы.........................................................................................................................................	17
Варианты заданий................................................................................................................................................	17

19