5 семестр - ИПОВС / БД / БД / МП3-045 / БДлаб2

Лабораторная работа № 2

Создание базы данных средствами СУБД Access

Цель работы: ознакомиться с процессом создания базы данных и таблиц средствами СУБД Access и получить практические навыки использования раз-

личных способов создания таблиц.

Продолжительность работы - 4 ч.

Теоретические сведения

База данных состоит из объектов различных типов, среди которых основ-

ными являются таблицы. В простейшем случае процесс создания новой базы данных средствами Access состоит из трех этапов:

1)создание таблиц;

2)связывание таблиц;

3)ввод информации в таблицы (заполнение таблиц).

Создание новой базы данных возможно либо на основе выбранного поль-

зователем подходящего шаблона базы данных, в котором предусмотрено боль-

шинство необходимых объектов, либо путем последовательного включения в базу данных отдельных объектов, создаваемых в ручную или с использованием соответствующих мастеров.

Если выбран второй способ, создать новую базу данных можно при запус-

ке Access, щелкнув в средней части окна приветствия на значке “Новая база дан-

ных”. После выбора папки для сохранения файла с базой данных и ввода имени базы данных создается пустая база данных, не содержащая информации или ка-

ких-либо объектов. После запуска Access пустую базу данных можно создать командой “Создать”, находящейся в окне кнопки Office.

Первыми из объектов базы данных создаются таблицы, в которых хранит-

ся информация о предметной области. База данных обычно включает несколько взаимосвязанных таблиц. Создать таблицу можно разными способами, напри-

мер: (1) посредством ввода информации в пустую таблицу в режиме таблицы, (2)

на основе имеющихся шаблонов таблиц, (3) в режиме конструктора.

Создание новой таблицы начинается с выбора на ленте вкладки “Созда-

ние”, которая содержит коллекцию “Таблицы”. В этой коллекции имеются ко-

манды “Таблица”, “Шаблоны таблиц” и “Конструктор таблиц”, соответствующие трем перечисленным ранее способам создания таблицы.

В режиме таблицы поля (столбцы) создаются путем ввода их имен в заго-

ловке таблицы, а значения для каждого столбца вводятся в соответствующие ячейки таблицы. Тип данных для создаваемого столбца определяется автомати-

чески по виду вводимых значений и может отличаться от предусмотренного при проектировании базы данных..

При создании таблиц на основе шаблонов используются готовые образцы таблиц, предназначенных для личных и деловых целей, со стандартным набором полей, из которых можно создать нужную таблицу, оставляя подходящие, удаляя ненужные и добавляя отсутствующие в шаблоне.

Процедура создания таблицы в режиме конструктора дает возможность самостоятельно задавать имена полей и определять тип и свойства каждого поля.

В Access действуют следующие ограничения на имена полей:

-имя должно содержать не более 64 символов;

-имя может включать любую комбинацию букв (латинских и русских),

цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки, восклицатель-

ного знака, апострофа и квадратных скобок;

- имя не должно начинаться с символа пробела.

Хотя пробелы в именах полей являются допустимыми, они могут при не-

которых обстоятельствах вызывать конфликты при работе с другими приложе-

ниями.

Имя поля должно быть уникальным в пределах одной таблицы. Access

разрешает использовать одинаковые имена полей в разных таблицах, однако не следует предусматривать одинаковые имена для обозначения разных по смыслу атрибутов. Имя должно быть понятно не только в контексте конкретной табли-

цы, но всей базы данных. Например, если в таблице “Студент” предусматривает-

ся поле для хранения кода студента, а в таблице “Группа” - поле для хранения кода группы, то лучше эти поля именовать соответственно как “КодСтудента” и “КодГруппы”, а не как “Код”. Если имена выбраны непродуманно, то могут либо

2

возникнуть неправильные связи, либо процесс задания связей будет несколько сложнее, чем при правильном выборе имен.

Типы данных, допустимые для полей в Access, и их краткая характеристи-

ка приведены в табл. 1.

		Таблица 1
	Типы данных СУБД Access
Тип данных	Содержимое поля	Размер
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения рас-	Максимальное
	четов, например, номера телефонов, коды и т.п.	число символов –
		255
Поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел	До 65535 симво-
		лов
Числовой	Числовые данные, используемые для проведе-	1, 2, 4 или 8 байт
	ния расчетов
Дата/время	Даты и время, относящиеся к годам с 100 по	8 байт
	9999 включительно
Денежный	Специальный формат для представления число-	8 байт
	вых данных. Точность до 15 знаков в целой и до
	4 знаков в дробной части
Счетчик	Уникальные последовательно возрастающие на	4 байт
	1 или случайные числа, автоматически вводя-
	щиеся при добавлении каждой новой записи в
	таблицу
Логический	Поля, которые могут содержать одно из двух	1 бит
	возможных значений (Да/Нет, True/False).
Поле объекта	Объект, связанный или внедренный в таблицу	До 2 Гбайт
OLE	(рисунок, текстовый документ и др.)
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представ-	До 1 Гбайт
	ляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки
	может состоять максимум из трех частей: текст
	– текст, выводимый в поле или в элементе
	управления; адрес – путь к файлу или странице
	(адрес URL); дополнительный адрес – смещение
	внутри файла или страницы
Вложение	Файл, присоединенный к полю (подобно тому,	Определяется
	как связывается файл с письмом электронной	размером файла
	почты)

3

Тип данных	Содержимое поля	Размер
Мастер под-	Содержание формируется путем выбора значе-	Определяется
становок	ний из списка постоянных значений или из дру-	размером под-
	гой таблицы (запроса). Если источником для	ставляемых зна-
	подстановки выбран столбец другой таблицы, то	чений
	тип и размер поля, созданного таким способом,
	будет определяться типом и размером элемен-
	тов, служащих источником для подстановки
	значений

Решение о выборе типа данных, хранящихся в поле, оказывает влияние на выполняемый при вводе контроль правильности данных, на допустимые опера-

ции над данными и особенности их выполнения, требуемый объем памяти, ско-

рость выполнения операций, совместимость разных частей распределенной базы данных.

При создании таблицы для каждого поля обязательно указываются имя и тип данных, содержащихся в поле, а также рекомендуется задавать словесное описание назначения поля в целях документирования базы данных. Кроме это-

го поле характеризуется определенным перечнем свойств, зависящих от типа данных (табл. 2).

								Таблица 2
	Зависимость перечня свойств полей от типа данных
Свойство				Тип данных
	Тексто-	Логиче-	MEMO	Число-		Дата/	Денеж-		Счетчик
	вый	ский		вой		время	ный
Размер по-	+			+			+		+
ля
Число де-				+			+
сятичных
знаков
Формат	+	+	+	+		+	+		+
поля
Маска вво-	+			+		+	+
да
Подпись	+	+	+	+		+	+		+
поля
Значение	+	+	+	+		+	+
по умолча-
нию

4

Свойство				Тип данных
	Тексто-	Логиче-	MEMO	Число-		Дата/	Денеж-	Счетчик
	вый	ский		вой		время	ный
Условие на	+	+	+	+		+	+
значение
Сообщение	+	+	+	+		+	+
об ошибке
Обязатель-	+	+	+	+		+	+
ное поле
Пустые	+		+			+
строки
Индексиро-	+	+		+		+	+	+
ванное по-
ле
Новые зна-								+
чения

Многие из свойств полей понятны без дополнительных пояснений, неко-

торые объясняются ниже.

Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс

по этому полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются

индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Это свойство

может иметь следующие значения:

Нет	- индекс не создается (значение по умолчанию);
Да (Допускаются	- в индексе допускаются повторяющиеся значения;
совпадения)
Да (Совпадения	- повторяющиеся значения в индексе не допускаются.
не допускаются)

Свойство “Новые значения” может иметь следующие значения:

Последовательные - значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи;

Случайные - поле счетчика в новой записи получает случайное значение типа Long Integer.

“Пустые строки” определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых

строк (строк, не содержащих символов).

Свойство “Пустые строки” может иметь следующие значения:

Да	- пустые строки являются допустимыми значениями;
Нет	- пустые строки не являются допустимыми значениями.

При задании значения “Да” для свойств “Пустые строки” и “Обязательное

поле” Access различает несуществующие данные (сохраняются в виде пустых

5

строк) и данные, которые существуют, но не известны (сохраняются в виде пус-

тых (Null) значений). Чтобы отличить пустые строки от значений Null, можно использовать свойство “Формат поля”. При этом вместо пустых строк целесооб-

разно выводить строку “Отсутствуют данные”.

Пример создания трехтабличной базы данных

Рассмотрим процесс использования СУБД Access при создании базы дан-

ных для учета распределения студентов по группам и факультетам.

Cледуя рекомендациям, изложенным в статье “Основные сведения о соз-

дании баз данных” справочной системы СУБД Access, можно спроектировать базу данных “Институт”, состоящую из трех таблиц “Факультет”, “Группа”, “Студент” (табл. 3). Информация о связи главных и подчиненных таблиц, реали-

зуемой в базе данных посредством первичных и внешних ключей, показана в табл. 4.

Таблица 3

Таблицы базы данных “Институт”

Таблица

Столбец (поле)

Тип

Допустимые

Значение по

БД

данных

значения

умолчанию

Факультет

КодФакультета

Счетчик

НазваниеФакультета

Текстовый

Декан

Текстовый

Группа

КодГруппы

Счетчик

ШифрГруппы

Текстовый

ЧислоСтудентов

Числовой

>=0

25

ЧислоСтипендий

Числовой

>=0

25

КодФакультета

Числовой

Студент

КодСтудента

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

ДатаРождения

Дата/время

ДатаПоступления

Дата/время

Date()

Фото

ПолеобъектаOLE

Адрес

ПолеМЕМО

Телефон

Текстовый

КодГруппы

Числовой

Таблица 4

Главные и подчиненные таблицы и их ключи

Главная

Первичный

Подчиненная

Первичный

Внешний

таблица

ключ

таблица

ключ

ключ

Факультет

КодФакультета

Группа

КодГруппы

КодФакультета

Группа

КодГруппы

Студент

КодСтудента

КодГруппы

6

Перед созданием таблиц необходимо создать пустую базу данных любым известным способом и присвоить ей имя “Институт”.

Создание таблицы “Факультет” посредством ввода данных

В окне базы данных следует выполнить следующие действия.

1. На ленте активизировать вкладку “Создание” и выбрать команду “Таб-

лица”.

2. В окне таблицы “Таблица1” дважды щелкнуть на поле с надписью

“Добавить поле”, ввести имя поля “НазваниеФакультета” и нажать клавишу En-

ter.

3.Аналогичным способом создать поле “Декан”.

4.Переименовать первое поле таблицы, имеющее имя “Код”, дважды щелкнув по этому имени, набрав имя поля “КодФакультета” и нажав клавишу

Enter.

5. В соответствующих ячейках строки, расположенной под именами по-

лей, ввести название первого факультета и фамилию, имя, отчество его декана

(рис. 1).

6. Сохранить созданную таблицу, щелкнув по кнопке “Сохранить” на па-

нели быстрого доступа или выбрав команду “Сохранить” в окне кнопки Office. В

появившемся окне ввести имя таблицы “Факультет”, а затем закрыть окно соз-

данной таблицы.

Если потребуется изменить порядок следования полей в созданной табли-

це, то в режиме таблицы это выполняется щелчком по имени поля и перетаски-

ванием его в нужное место таблицы.

Рис. 1. Создание таблицы посредством ввода данных

7

Создание таблицы “Группа” в режиме конструктора

Для создания таблицы “Группа” на вкладке “Создание” следует выбрать команду “Конструктор таблиц”, чтобы активизировать окно таблицы в режиме конструктора (рис. 2), в котором последовательно описываются все поля созда-

ваемой таблицы посредством указания свойств каждого поля.

В трех графах верхней части окна таблицы задаются первые три свойства поля (“Имя”, “Тип данных”, “Описание”), остальные свойства (см. табл. 2) соз-

даваемого или выбранного поля таблицы устанавливаются в нижней части окна.

Для создаваемого поля свойство “Тип данных” по умолчанию получает значение

“Текстовый”, которое должно быть изменено на указанное в табл. 3 значение выбором из выпадающего списка.

Рис. 2. Вид окна таблицы в режиме конструктора

Для добавления поля в конец таблицы выбирается первая пустая строка в окне таблицы и в нее вводятся значения свойств очередного поля. Для добавле-

ния поля в определенное место таблицы следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и выбрать команду “Вставить строки” на ленте в коллекции “Сервис”, выбрать команду “Вставить строки” из контекстного меню или просто нажать клавишу Insert. Поле удаляется с помощью команды “Удалить строки”, а также клавишей Delete.

Каждая таблица в реляционной базе данных имеет первичный ключ. Access позволяет задавать его при описании таблицы, но также разрешает и от-

казаться от этой возможности. По первичному ключу Access автоматически вы-

8

полняет индексирование, а также проверяет уникальность значений при вводе новых записей или их корректировке.

Если в качестве первичного ключа запланировано использовать автомати-

чески задаваемый системой код (т.е. поле типа “Счетчик”), то можно поле пер-

вичного ключа первоначально не описывать, а подтвердить необходимость его создания после описания всех полей таблицы, ответив на запрос, который поя-

вится при переходе в режим таблицы или закрытии окна таблицы. Access создаст это поле, присвоив ему имя “Код”, и отметит его как ключевое поле. Однако для таблицы ”Группа” лучше задать первичный ключ самостоятельно одним из сле-

дующих способов после выделения поля первичного ключа в окне таблицы:

1)выбрать команду “Ключевое поле” на ленте в коллекции “Сервис”;

2)вызвать контекстное меню для выделенного поля и определить его как ключевое.

Если первичный ключ состоит из нескольких полей, то перед применени-

ем одного их перечисленных способов необходимо одновременно выделить эти поля щелчком мыши при нажатой клавише Shift или Ctrl.

Для полей “ЧислоСтудентов” и “ЧислоСтипендий” дополнительно долж-

ны быть заданы значения свойств “Условие на значение” и “Значение по умол-

чанию”, которые указаны в табл. 3.

Для поля “КодФакультета”, являющегося внешним ключом, значения не должны отличаться от значений одноименного поля главной таблицы. Поэтому для этого поля в подчиненной таблице “Группа” следует предусмотреть возмож-

ность выбора одного из допустимых значений, хранящихся в главной таблице

“Факультет”.

Такая возможность реализуется установкой свойств поля, перечисленных в окне таблицы на вкладке “Подстановка” и показанных на рис. 3:

1) значения для первых трех свойств выбираются из выпадающих спи-

сков;

2) четвертое свойство, равное 1, указывает номер столбца главной табли-

цы, из которого выбирается значение для подстановки в поле подчиненной таб-

лицы (первым столбцом в таблице “Факультет” является поле “КодФакультета”);

9

3) пятое свойство, равное 2, указывает число столбцов главной таблицы,

которое отображается при выборе допустимых значений (будут отображаться значения первого и второго столбцов таблицы “Факультет”, т.е. не только код факультета, но и его название для удобства выбора).

В результате в таблице “Группа” поле “КодФакультета” становится полем подстановки, которое отображает текстовое название факультета, а хранит чи-

словой код факультета.

Рис. 3. Свойства поля “КодФакультета” на вкладке “Подстановка”

Полю подстановки “КодФакультета” возвращается статус обычного поля,

если для свойства “Тип элемента управления” выбрать значение “Поле”.

Описание таблицы “Группа” следует сохранить, щелкнув по кнопке “Со-

хранить” на панели быстрого доступа или выбрав команду “Сохранить” в окне кнопки Office. При этом запрашивается подтверждение на сохранение таблицы и требуется указать ее имя.

Если потребуется изменить порядок следования полей в созданной табли-

це, то в режиме конструктора это выполняется щелчком по элементу, располо-

женному слева от имени поля, и перетаскиванием его в нужное место списка по-

лей.

10