2. Предварительное рассмотрение документов службой доу

После этапа обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.¹

При этом предварительно в службе ДОУ рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.²

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. ⁶

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. ⁷

3. Регистрация документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. ¹

Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. ²

Регистрация преследует три цели:

• учет документов,

• контроль за их исполнением;

• справочную работу по документам. ³

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.).

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.⁵

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. ⁶

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• ключевые слова;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• должностное лицо, поставившее документ на контроль;

• промежуточные сроки исполнения;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа;

• статус документа (проект, версия);