Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов

Автоматическое подведение итогов – это удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице. Для того, чтобы иметь возможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованы в виде списка или базы данных.

Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итоги. Это выполняют для того, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

Если данные в таблице организованы неправильно (не в виде списка), то Excel может не понять структуру таблицы и не создать промежуточных итогов.

При подведении итогов Excel автоматически создает формулу, добавляет строку или строки для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных. Для одной и той же группы данных можно одновременно вычислять промежуточные итоги с помощью нескольких функций, а также вычислять "вложенные" или многоуровневые итоги.

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении детальных данных. При подведении промежуточных итогов автоматически могут быть вычислены: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия.

Для автоматического подведения итогов нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. отсортировать список по столбцу, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги;

2. выделить какую-либо ячейку таблицы или требуемый диапазон;

3. ввести команду меню ДАННЫЕИтоги;

4. в диалоговом окне Промежуточные итоги из списка При каждом изменении в: выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка;

5. из списка Операция выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, например Сумма;

6. в списке Добавить итоги по: выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги.

Итоги могут выводиться либо ниже исходных данных, либо выше, если в диалоговом окне Промежуточные итоги снят переключатель Итоги под данными.

Команда ДАННЫЕИтоги для одной и той же таблицы может выполняться многократно. При этом ранее созданные итоги могут как заменяться новыми, так и оставаться неизменными, если в диалоговом окне Промежуточные итоги снят переключатель Заменить текущие итоги.

На основе таблицы с итоговыми данными можно выполнять дополнительные вычисления.

При подведении промежуточных итогов создается структура таблицы, пользуясь которой можно скрыть исходные данные и оставить в таблице только результаты подведения итогов.

На основе таблицы с итоговыми данными можно построить диаграмму, которая может обновляться, скрывая или показывая данные в соответствии с тем, как с помощью символов структуры изменяются отдельные детали таблицы.

Диаграммы динамически связаны с исходными данными, и все изменения в исходных числовых данных также будут автоматически отображаться на диаграммах.

Для удаления промежуточных итогов нужно сначала выделить ячейку в таблице, содержащей итоги, а затем ввести команду меню ДАННЫЕИтоги и щелкнуть по кнопке Убрать все. При удалении из таблицы общих и промежуточных итогов исходные данные остаются без изменений.

Команда ДАННЫЕИтоги используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в том случае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на том же рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.

Если исходные данные расположены в несмежных ячейках или требуется подвести итоги по данным, расположенным на нескольких рабочих листах или в разных рабочих книгах (файлах), то выполняют Консолидацию данных, которая позволяет объединять данные из нескольких источников и выводить итоги в любой указанной пользователем области.