31

ВСТУП

Актуальність дослідження: Документація щодо особового складу відіграє важливу роль у формуванні кадрового діловодства і потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлення, ведення та забезпечення збереженості протягом тривалого часу.

Вона утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує — правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. У ній відображується діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо.

Особова документація використовується також у довідкових цілях. Особливо зростає її значущість, коли працівник досягає пенсійного віку. Найхарактернішою рисою є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документи, що входять до її складу лежать в основі фондів особистого походження.

Ступінь розробки теми: У науковій літературі велика увага приділяється саме документації щодо особового складу. Її характеристику та специфіку використання дослідили: Ю.І. Палеха [9] розкрив питання організації діловодства в кадрових службах, а також навів зразки оформлення документів по роботі з персоналом, та детально описав технологію, порядок роботи з документами, організацію контролю за їх виконанням, систематизацію та збереження документів. А.С. Головач [1] дослідив зразки документів та правила їх оформлення. С.В. Глущук [2] розглянув основні ознаки офіційно-ділового стилю та писемну форму його реалізації — ділові папери. В.М.Данилюк [3], Л.П. Кулаковська [3] висвітлили питання організації загального та кадрового діловодства; класифікації кадрової документації; роботи з різними документами. В.П. Козоріз [7], Н.І. Лапіцька [7] розкрили питання документування, організації роботи з документами у процесі управління персоналом, а також практичні питання кадрового (спеціального) діловодства. Навели сучасні типові документи, технологію їх оформлення і практичні рекомендації щодо обліку кадрів, підготовки розпорядчих документів з кадрових питань. В.А. Кудряєв [8] розглянув загальні правила роботи з документами та інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності. Є.К. Пашутинський [10] навів зразки основних документів, що використовуються у діловодстві кадрової служби підприємства. С.В. Шевчук [12] розглянув та навів класифікацію ділових паперів, а також вимоги до їх складання та оформлення. Л.І. Скібіцька [13] ознайомила з класифікацією, систематизацією та правилами створення й оформлення різних видів управлінських документів.

Об’єкт дослідження: система управлінських документів.

Предмет дослідження: система документації щодо особового складу.

Мета роботи: детально дослідити основні види, а також особливості оформлення документації щодо особового складу.

Досягнення поставленої мети передбачає розв’язання ряду завдань:

- виявити загальні ознаки документів щодо особового складу;

- визначити основні види документації щодо особового складу та специфіку їх складання;

- дослідити особливості функціонування особової документації.

Наукове та практичне значення: отримані результати дослідження можуть бути використані при підготовці до практичних занятть з діловодства, а також як теоретичний та практичний матеріал для оформлення документів щодо особового складу.

У процесі роботи над обраною темою ми користувалися такими методами дослідження:

- метод аналізу;

- метод синтезу;

- описовий метод;

- метод індукції;

- метод порівняння.

Структура роботи. Відповідно до сформульованої мети наукового дослідження робота складається із вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.

У вступі обґрунтовується актуальність обраної проблеми, визначається предмет й об’єкт дослідження, мета та завдання курсової роботи.

Перший розділ присвячено розгляду видів документів щодо особового складу та специфіки їх складання, а також основної класифікації.

Другий розділ висвітлює особливості функціонування документації щодо особового складу, а також документування роботи з персоналом та ведення особових справ.

Розділ 1 види документів щодо особового складу та специфіка їх складання

1.1. Класифікація документів щодо особового складу

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи. Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це – особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи. Похідні облікові документи мають другорядній характер і забезпечують повну вірогідну інформацію з усіх напрямків довідкової та звітної роботи. Зокрема до документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо. Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів. До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Як уже зазначалося, одним з невід’ємних елементів особової документаціє є заява – вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси. Заява за своєю структурою та змістом викладу інформації буває простою та складною. Складна заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік подається після основного тексту заяви перед підписом. Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при влаштуванні на роботу, в якій викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу. За характером написання розрізняють два основних види заяв: особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику та службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує , до посадової особи іншої організації, структури тощо. Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо). За походженням заяви бувають: зовнішні особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.), а також службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами (фірми, установи) та внутрішні заяви, де не є обов’язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Класифікація видів документів щодо особового складу не закінчується лише на заявах, одне з провідних місць належить багатьом наказам, а саме: накази про звільнення, переведення та прийняття працівників на роботу, які виконують важливу роль в управлінській діяльності, а саме регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різного виду відпусток тощо. У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази указуються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. Серед організаційних наказів розрізняють: а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства); б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Таким чином, виходячи з класифікації документів щодо особового складу можна зробити висновок, що види цієї документації різноманітні і включають в себе заяви, характеристики, автобіографії, доручення, накази, а саме: накази про звільнення, переведення та прийняття працівників на роботу,

які виконують важливу роль в управлінській діяльності, а саме регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різного виду відпусток тощо.