4.1. Ziele. Vorbereitung. Struktur

Die Präsentation ist der persönliche Vortrag einer strukturierten Folge von Gedanken – unterstützt durch visuelle Hilfsmittel - an ein konkretes Publikum.

Ziele einer Präsentation lassen sich nach sogenannter A-I-M- Formel definieren:

Anregen

• Die Zuhörer aktivieren:

• Interesse und Neugier wecken

• Zum Mitdenken anregen

Informieren

• Fakten, Daten, Ergebnisse vermitteln

• Sachverhalte anschaulich vermitteln

• Zielunterstützende Infos geben

• Infos abrufbar machen

Motivieren

• Zum Handeln anregen

• Wünsche und Bedarf der Zuhörer treffen

• positive Beziehungen aufbauen

• Problemlösungen und Nutzen aufzeigen

Betrachten Sie Ihre Präsentation als ein Geschäft: Die Zuhörer wollen mit ihrer (körperlichen) Anwesenheit und ihrer (geistigen) Aufmerksamkeit Inhalte verschiedenster Art bei Ihnen kaufen.

Vorbereitung einer Präsentation: (7 Schritte)

Vorentscheidung (Wer präsentiert was an wen mit welchen Medien?)

Schritt 1

Zielgruppen analysieren, Ziel setzen

(Wen interessiert was? Was will ich bei wem mit der Präsentation erreichen?)

Schritt 2

Präsentationsaufbau

(Welche Argumente oder Informationsblöcke in welcher Reihenfolge?)

Schritt 3

Inhalte visualisieren

(von ganz abstrakt bis völlig bildhaft)

Schritt 4

Umsetzung der Bild-Idee

(Produktion der visuellen Hilfsmittel)

Schritt 5

Medien und Technik richtig einsetzen

(unterstützende Geräte und „Verstärker“)

Schritt 6

Den persönlichen Auftritt optimieren

(als Mensch sicher und überzeugend wirken)

Schritt 7

Interaktionsstrategie

(Vorbereitung auf kritische Momente – Fragen, Widerstände, Störungen)

Die eigentliche Präsentation ist nur die Spitze des Eisberges. Natürlich braucht man für die Vorbereitung eines längeren Vortrags mehr Zeit als für einen kürzeren Auftritt. Aber: Der Aufwand pro Vortragsminute sinkt, je länger Ihre Präsentation dauern soll:

Präsentationszeit (Minuten)	5	20	50
Vorbereitungszeit pro Minute	30	10	5
Gesamt	150	200	250

Je kürzer die Präsentation, desto kritischer und gründlicher muss die Vorbereitung sein

Folgende Tabelle hilft Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation:

Was Ihre Zuhörer schätzen	Was Ihre Zuhörer ablehnen
Bedürfnisorientierte Präsentationen	Kein Bedürfnisbezug
Gute Sicht- und Hörverhältnisse	Kleine Schriften, unverständliche Stimmen
Einfache, leicht verständliche Informationen	Komplizierte und mit Details überladene Informationslawinen
Neue interessante Tatsachen und Gedanken	Aufgewärmte und unrelevante Infos
Mit Fakten unterstützte Aussagen	Unbewiesene Behauptungen und als Tatsache hingestellte Meinungen
Notwendige Fachbegriffe – mit Erklärungen	Fachchinesich und unverständliche Abkürzungen
Knappe präzise Informationen	Lange und nichtssagende Ausführungen
Übersichtliche Strukturen und Inhaltsangaben	Fehlende Gliederung, keine Übergangssignale
Zusammenfassungen und Wiedereinstiegshilfen	Einen ungegliederten Informationsfluss mit dem abrupten Ende
Klare Vorschläge oder Anweisungen	Schwammige Aussagen und unreife Ideen
Emotionale Anregung und Inspiration	Langeweile und Peinlichkeiten
Ehrliche Wertschätzung	Schmeichelei und Wertschätzung
Ein Dialog MIT jedem Zuhörer über SEINE Anliegen (auch, wenn nur Sie reden)	Einen Monolog ZU einer Masse (Publikum) über IHRE Interessen (auch wenn Sie nur an 5 Personen präsentieren)

Struktur einer Präsentation

• Vorstellung

• Thema der Präsentation

• Hauptpunkte der Präsentation

• Präsentation

• Schluss

• Fragen

Sprachliche Signale für die Struktur der Präsentation:

Begrüssung	Sehr geehrte Damen und Herren, liebe KollegInnen! Ich bedanke mich ... und freue mich...
Eröffnung	Mein heutiges Thema ist... In meinem Referat werde ich versuchen...
Inhaltsverzeichnis	Ich werde zuerst ..., dann möchte ich... behandeln und mit ... schliessen
Übergangssignale	Soviel zur Frage des... Als nächstes möchte ich...
Visuelle Hilfsmittel	Diese Tabelle zeigt... Wie Sie auf dem Diagramm sehen können..
Zusammenhänge	Wie ich anfangs erläutert habe... Wie ich später noch ausführen werde...
Zusammenfassung	Zusammenfassend kann man also sagen... Ich fasse zusammen...
Schluss	Ich komme nun zum Schluss... Abschliessend möchte ich sagen...
Dank und Einladung	Danke für Ihre Aufmerksamkeit Ich bitte nun um Ihre Fragen

Wenn Sie Ihre wissenschaftliche Arbeit oder ein Forschungsergebniss präsentieren, gibt es grundsätzlich vier Möglichkeiten, Ihren Vortrag aufzubauen:

I. Linearer Fünfsatz: 1. Der allgemeine Hintergrund

2. Die spezielle Problematik

3. Unsere Vorgangsweise:

4. – führt zu folgenden Ergebnissen

5. Unsere Interprätation/Konsequenzen

II. Paraleller Fünfsatz 1. X. hat festgestellt...

2. ... und so interprätiert.

3. Y dagegen stellt fest...

4. ... und interprätiert anders

5. Unsere neue Interprätation erklärt beide Ergebnisse

III. Diskrepanz-Fünfsatz 1. X. stellt fest...

2. Y. stellt fest...

3. Das ergibt folgende Diskrepanz:

4. Was wir untersucht haben...

5. ... weist in folgende Richtung

IV. Divergierender Fünfsatz 1. Problemstellung

2. Bisher unerklärbare Daten

3. ... dagegen unsere Resultate...

4. das ergibt eine neue Interprätation

5. Die Konsequenz daraus...

Präsentations-Checkliste:

• Definieren Sie Ihre Ziele

• Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Publikum

• Geben Sie Ihren Gedanken eine klare Struktur

• Verwenden Sie „Wegweiser“

• Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel

• Geben Sie Ihrem Publikum handouts mit wichtigen Infos, die für die Folien zu viel sind

• Sprechen Sie mit Ihrem Publikum

• Sorgen Sie für eine funktionierende Infrastruktur

Im Mittelpunkt jeder Präsentation steht der Zuhörer/Zuschauer, der entscheidend zum Erfolg oder Misserfolg Ihrer Präsentation beitragen kann. Deswegen ist die Orientierung auf die Zielgruppe bei der Vorbereitung einer Präsentation sehr wichtig!