Тема 6. Организация делопроизводства на предприятии. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

План

1. Организация работы с документами. Документооборот.

2. Основные группы документов.

3. Принципы работы с документами.

4. Регистрация документов. Контроль исполнения документов.

5. Формирование и оформление дел.

6. Подготовка дел к передачи в архив.

7. Работа с конфиденциальными документами.

[4; 6; 7; 10–12; 14–17; 20–22; 35–27]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению службы делопроизводства на предприятии. Рассматриваются функции канцелярии, основные принципы организации делопроизводства на предприятии, правила регистрации документов, контроль их исполнения. Правила систематизации и хранения документов в организации. Понятие конфиденциальных документов

При изучении темы студентам необходимо усвоить такие вопросы, как инструкция по документированию управленческой деятельности, табель форм документов, понятие документооборота и его принципы, организационная структура службы производства, прохождение и порядок исполнения входящих документов, прохождение исходящих и внутренних документов, работа с конфиденциальными документами, контроль исполнения документов, экспертиза документов.

Для документационного обеспечения работы лю­бого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматри­вается делопроизводственная служба.

Под документооборотом по­нимается движение документов в учреждении с момен­та их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки.

Объем документо­оборота – это общее количество входящих, исходя­щих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом.

Регистрация документов заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необхо­димой информации.

Важной функцией делопроизводственной служ­бы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобраз­ная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, ре­шать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы ком­плектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организа­ции и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

К конфиденциальным причисляются документы, которые содержат конфиденциальную информацию (сведения конфиденциального характера).

Служебная (коммерческая) тайна - организационная, финансово-экономическая, научно-техническая и прочая информация, обладающая реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для законного ознакомления с нею.

Контрольные вопросы

1. Что такое документооборот и каковы принципы его организации?

2. Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия?

3. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

4. В чем заключается первоначальная и предварительная обработка поступающей корреспонденции?

5. Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?

6. Опишите порядок прохождения внутренних документов.

7. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

8. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

9. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

10. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

11. Каковы сроки хранения документов в организациях?

12. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

13. Что такое служебная тайна на предприятии?

14. Назовите задачи архива предприятия.

15. Назовите порядок формирования и оформления дел на предприятиях.