11 Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.
Рисунок 8 – Главная кнопочная форма
Изменение кнопочной формы
Откройте базу данных.
В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо изменить, и нажмите кнопку Изменить.
Выберите элемент кнопочной формы, который нужно изменить, и выполните одно из следующих действий.
Чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажмите кнопку Изменить.
Чтобы добавить кнопку, нажмите кнопку Создать, введите текст подписи кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. В зависимости от выбранной команды Microsoft Access может вывести еще одно поле со списком под полем Команда. При необходимости, выберите элемент в этом поле. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, выберите в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть.
Для удаления кнопки нажмите кнопку Удалить.
Чтобы изменить порядок кнопок, пользуйтесь кнопками Вверх и Вниз.
Нажмите кнопку Закрыть.
Удаление кнопочной формы
Откройте базу данных.
В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо удалить, и нажмите кнопку Удалить.
Нажмите кнопку Закрыть.
Высокий уровень интеллекта пользователя
Улучшение производительности базы данных Microsoft Access.
Существует ряд действий, зависящих от конфигурации компьютера и рабочей среды, которые позволяют повысить производительность Microsoft Access или конкретной базы данных Microsoft Access.
Оптимизацию производительности базы данных Microsoft Access начать лучше всего с запуска анализатора быстродействия, который может быть использован как для анализа базы данных в целом, так и для анализа выбранных объектов базы данных. По желанию пользователя анализатор быстродействия автоматически вносит некоторые изменения в базу данных.
Запуск анализатора быстродействия.
Для оптимизации быстродействия базы данных Microsoft Access можно пользоваться анализатором быстродействия. Анализатор быстродействия недоступен для проектов Microsoft Access.
1 Откройте базу данных Microsoft Access, быстродействие которой необходимо повысить.
2 Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Быстродействие.
3 Выберите вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который нужно оптимизировать. Выберите вкладку Все типы объектов для просмотра списка всех объектов базы данных.
4 Выберите имена оптимизируемых объектов базы данных. Чтобы выбрать все объекты из списка, нажмите кнопку Выделить все.
5 Повторите шаги 3 и 4 для выбора всех объектов, которые требуется оптимизировать, и нажмите кнопку OK.
Анализатор быстродействия выдает три типа рекомендаций по оптимизации производительности: совет, предложение и мысль. При выделении элемента в списке Результаты анализа сведения о предлагаемом решении выводятся в области Примечания, расположенной под списком. Операции типа предложение, как правило, подразумевают определенные компромиссы, которые следует иметь в виду, приступая к оптимизации. Для получения дополнительных сведений о рекомендации типа предложение выберите ее в списке и просмотрите информацию в области Примечания. Microsoft Access может автоматически выполнять рекомендации типа совет и предложение. Рекомендации типа мысль выполняются вручную.
6 Выделите одну или несколько предлагаемых рекомендаций типа совет или предложение и нажмите кнопку Оптимизировать. Анализатор быстродействия выполнит оптимизацию, после чего выбранные рекомендации будут помечены исправлен. Таким образом можно выполнить все нужные рекомендации по оптимизации типа совет и предложение. Чтобы выполнить все рекомендации типа совет и предложение, нажмите кнопку Выделить все, а затем кнопку Оптимизировать. Чтобы выполнить все рекомендации типа мысль, выберите рекомендацию и следуйте инструкциям в области Примечания.
Примечание. Анализатор быстродействия не дает советов по повышению производительности Microsoft Access или системы, на которой он выполняется.
Сжатие базы данных Microsoft Access.
Microsoft Access объединяет в одном процессе сжатие и восстановление файла Access. При удалении данных или объектов из базы данных Access или при удалении объектов из проекта Access файлы могут стать фрагментированными и неэффективно использовать дисковое пространство. При сжатии файла Access создается копия файла и корректируется способ его хранения на диске. Сжатие базы данных, созданной в предыдущей версии Microsoft Access, не приводит к ее преобразованию в формат Access 2002-2003.
Сжатие оптимизирует быстродействие как баз данных Access, так и проектов Access. Однако в проектах Access сжатие не затрагивает объекты базы данных, такие как таблицы или представления, которые располагаются в базе данных Microsoft SQL Server, а не в самом проекте Access.
Сжатие не оказывает влияния на работу полей счетчиков в проекте Access. Однако при сжатии базы данных Access, в которой были удалены записи из конца таблицы, содержащей поле счетчика, значение счетчика сбрасывается; для следующей добавляемой записи значение счетчика будет на единицу больше значения для последней не удаленной записи таблицы.
Восстановление файла Access
В большинстве случаев Microsoft Access определяет наличие повреждений в файле Access при попытке его открытия и тут же предлагает выполнить восстановление. Если текущий файл Access содержит ссылку на другой файл Access, который оказался поврежденным, то Access не пытается восстановить другой файл. В некоторых случаях повреждение файла может остаться необнаруженным. Если в работе файла Access наблюдаются неполадки, выполните его сжатие.
Восстанавливаются следующие повреждения:
- поврежденная таблица в базе данных Access;
- отсутствующая информация о структуре проекта Visual Basic для приложений (VBA) файла Access;
- повреждения в форме, отчете или модуле;
- отсутствующая информация, необходимая в Access для открытия конкретной формы, отчета или модуля.
Во избежание повреждений файлов Access придерживайтесь следующих правил.
- регулярно выполняйте сжатие и восстановление файлов Access. Имеется возможность задать автоматическое сжатие файла Access при его закрытии.
- регулярно создавайте резервные копии файлов Access.
В случае возникновения серьезных неполадок, которые привели к закрытию приложения, Microsoft Access перезагружается, создает копию файла, который был открыт, и присваивает ей имя имя_файла _Backup.mdb или имя_файла _Backup.adp, где имя_файла представляет имя исходного файла. Если файл с именем имя_файла _Backup.mdb или имя_файла _Backup.adp уже существует, выводится приглашение указать имя файла. После этого Access выполняет попытку сжатия и восстановления исходного файла.
Защита на уровне пользователей (MDB).
Защита на уровне пользователей Microsoft Access напоминает механизмы безопасности, используемые в серверных системах. С помощью паролей и разрешений предоставляется или ограничивается доступ пользователей или групп к объектам базы данных. Учетные записи системы безопасности определяют пользователей и группы, которым разрешен доступ к объектам. Эта информация, которую называют сведениями о рабочей группе, сохраняется в файле рабочей группы.
Самым лучшим способом защиты базы данных является защита на уровне пользователей. Двумя основными причинами использования защиты на уровне пользователей являются:
1 Защита приложения от повреждения из-за неумышленного изменения пользователями таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов, от которых зависит работа приложения;
2 Защита конфиденциальных сведений в базе данных.
При использовании этого типа защиты пользователь должен ввести пароль при запуске Microsoft Access. Затем Access читает файл рабочей группы, в котором каждый пользователь идентифицируется уникальным кодом. В файле рабочей группы пользователи по их личным кодам и паролям идентифицируются как авторизованные индивидуальные пользователи и как члены конкретных групп. В Microsoft Access определены две стандартные группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»), но допускается определение дополнительных групп.
Хотя установка защиты на уровне пользователей для большинства баз данных является сложной задачей, мастер защиты обеспечивает быстрое и легкое применение новейших средств безопасности базы данных Access. Более того, благодаря использованию общих схем защиты мастер позволяет уменьшить или даже вообще исключить необходимость использования команды Защита в меню Сервис.
Мастер защиты помогает назначить разрешения и создать учетные записи пользователей и учетные записи групп. Однако после запуска мастера для базы данных и существующих в ней таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов имеется возможность вручную назначить или удалить разрешения на доступ для учетных записей пользователей и групп в рабочей группе. Также могут быть установлены разрешения на доступ, по умолчанию присваиваемые вновь создаваемым объектам базы данных.
Группам и пользователям предоставляются разрешения, определяющие возможность их доступа к каждому объекту базы данных. Например, члены группы «Users» могут иметь разрешения на просмотр, ввод или изменение данных в таблице «Клиенты», но им не будет разрешено изменять структуру этой таблицы. Члены группы «Users» могут быть допущены только к просмотру данных в таблице, содержащей сведения о заказах, и не иметь доступа к таблице «Платежная ведомость». Члены группы «Admins» имеют разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Имеется возможность установить более разветвленную структуру управления, создавая собственные учетные записи групп, предоставляя этим группам соответствующие разрешения и добавляя пользователей в группы.
Если для системы защиты достаточно группы администраторов и группы пользователей, то нет необходимости создавать другие группы. Можно воспользоваться стандартными группами «Admins» и «Users». В этом случае необходимо присвоить соответствующие разрешения на доступ стандартной группе «Users» и добавить дополнительных администраторов в стандартную группу «Admins». Каждый новый пользователь автоматически добавляется в группу «Users». Типовые разрешения на доступ для группы «Users» могут включать «Чтение данных» и «Обновление данных» для таблиц и запросов и «Открытие/запуск» для форм и отчетов
В случае необходимости более разветвленной структуры управления для различных групп пользователей, имеется возможность создания новых групп, присвоения группам различных наборов разрешений на доступ и добавления новых пользователей в соответствующие группы. Для упрощения управления разрешениями на доступ рекомендуется присваивать разрешения только группам (а не отдельным пользователям), а затем добавлять пользователей в соответствующие группы.
Например, можно организовать защиту базы данных «Заказы» с помощью создания учетных записей «Управляющие» для руководства фирмы, «Представители» для торговых представителей и «Персонал» для административного персонала. После этого следует присвоить наибольшее количество разрешений группе «Управляющие», промежуточное количество группе «Представители» и минимальное группе «Персонал». При создании учетной записи для нового сотрудника эта запись будет добавляться в одну из групп и сотрудник автоматически получит разрешения, принадлежащие этой группе.