- •Розділ 2 історія архівної справи в україні
- •§ 1 Початок архівів в україні. Центри зосередження писемних матеріалів у київській русі та галицько-волинській державі
- •§ 2 Архіви адміністративних та судових установ литовсько-польської доби (15 ст. – 1-а половина 17 ст.)
- •2.1 Архіви центральних установ Великого князівства Литовського та Речі Посполитої. Литовська та Коронна метрики. Волинська метрика
- •2.2 Архіви судових установ. Магістратські архіви
- •§ 3 Архіви та архівна справа козацько-гетьманської україни (середина 17–18 ст.)
- •3.1 Український державний архів 17 ст.
- •3.3 Монастирські архіви
- •3.4 Формування фамільних архівів в Україні-Гетьманщині
- •§ 4 Архів коша нової запорозької січі
- •§ 5 Архіви та архівна справа в правобережній україні та в західноукраїнських землях у 18 ст.
- •5.1 Архіви адміністративних та судових установ Правобережної України
- •5.2 Церковні архіви. Доля митрополичого архіву Греко-Католицької церкви
- •5.3 Магнатські архіви
- •5.4 Заснування історичного архіву у Львові
- •5.5 Розвиток архівної справи на Закарпатті
- •§ 6 Архіви та архівна справа в україні кінця 18-19 ст. Архівне законодавство російської імперії та його вплив на архівну справу в україні
- •6.1 Адміністративні зміни кінця 18-19 ст. Та утворення нових архівів
- •6.2 Порядкування у відомчих канцеляріях та архівах. Поточне діловодство і архіви. Нищення архівних матеріалів
- •6.3 Архівне законодавство і відомчі архіви
- •§ 7 Організація історичних архівів та формування наукових документальних колекцій в україні
- •7.1 Заснування Центрального архіву давніх актів у Києві
- •7.2 Створення Харківського історичного архіву
- •7.3 Документальні колекції науково-історичних товариств в Україні 19 – початку 20 ст.
- •7.4 Приватні наукові архіви та колекції рукописних матеріалів
- •§ 8 Архіви україни в контексті проектів архівних реформ у росії 19 – початку 20 ст.
- •8.1 Спроби реорганізації архівної справи
- •8.2 Діяльність губернських учених архівних комісій
- •§ 9 Архіви та архівна справа доби визвольних змагань і відновлення української держави (1917-1920 рр.)
- •§ 10 Архівна справа в західній україні, на буковині та закарпатті у 1920-1930-х рр.
- •§ 11 Архівне будівництво в україні за часів радянської влади (1919-1990 рр.)
- •11.1 Централізація управління архівною справою
- •11.2 Зміцнення командно-адміністративної системи управління архівами та їх підпорядкування нквс
- •11.3 Формування системи партійних архівів
- •11.4 Архівна справа в Україні в роки другої світової війни
- •11.5 Архіви України 1945-1990 рр.
- •§ 12 Розвиток національної архівної справи в незалежній україні в 90-х рр.
- •Розділ з архівна система та мережа архівних установ
- •§ 1 Поняття “архівна система”, її основні види
- •§ 2 Система архівних установ, її структура та мережа
- •Розділ 4 наф україни, його структура та правові засади
- •§ 1 Поняття наф
- •§ 2 Структура наф
- •§ 3 Право власності на документи наф
- •Розділ 5 зарубіжні архіви та зарубіжна архівна україніка
- •§ 1 Зарубіжні архіви
- •§ 2 Зарубіжна архівна україніка
- •2.1 Український комплекс
- •2.2 Зарубіжний комплекс
- •2.3 Проблеми повернення зарубіжної україніки
- •Розділ 6 організація роботи архівів
- •§ 1 Завдання, права, структура архівів
- •§ 2 Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології
- •§ 3 Планування, звітність та економічна діяльність архівів
- •Розділ 7 класифікація архівних документів
- •§ 1 Класифікація документів у межах архіву
- •1.1 Особливості визначення меж фондів особового походження
- •1.2 Визначення фондової належності документів
- •1.3 Утворення об'єднаних архівних фондів
- •1.4 Утворення архівних колекцій
- •§ 2 Класифікація документів у межах архівного фонду
- •Розділ 8 експертиза цінності документів та комплектування державних архівів
- •§ 1 Поняття експертизи цінності документів та її завдання
- •§ 2 Принципи експертизи і критерії цінності документів
- •§ 3 Організація і методика експертизи цінності документів та оформлення її результатів
- •§ 4 Переліки документів
- •§ 5 Комплектування архівів
- •§ 6 Робота з джерелами комплектування державного архіву
- •Розділ 9 архівне описування та обліково-пошукові засоби архівів
- •§ 1 Архівне описування: поняття, види, принципи і методи
- •§ 2 Обліково-охоронна робота архіву
- •Індивідуальний і сумарний облік архівних документів
- •§ 3 Архівні довідники в системі нда: функції та структура
- •Зразок картки з описанням для каталогу:
- •Розділ 10 забезпечення збереженості документів
- •§ 1 Особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації
- •1.1 Документи на паперових носіях
- •1.2 Документи на плівкових носіях
- •1.2.1 Кінодокументи
- •1.2.2 Мікрофільми
- •1.2.3 Фотодокументи
- •1.2.4 Фонодокументи
- •1.2.5 Машиночитані документи
- •1.2.6 Відеодокументи
- •§ 2 Старіння документів
- •2.1 Фізико-хімічні фактори руйнування документів
- •2.2 Термічне старіння
- •2.3 Вицвітання барвників
- •2.4 Старіння плівкових матеріалів
- •2.4.1 Старіння кінофотодокументів
- •2.4.2 Старіння магнітного запису
- •2.5 Біологічне ушкодження документів
- •3 Технологія зберігання документів
- •3.1 Фізико-хімічне оброблення документів
- •3.1.1 Знепилювання
- •3.2 Режим зберігання
- •§ 4 Реставрація
- •4.1 Відновлювання механічної цілісності
- •4.2 Нейтралізація і стабілізація кислотності методом забуферування
- •4.3 Відновлювання текстів, що згасають
- •4.4 Методи реставрації фотозображень
- •4.5 Відновлювання якості записаного звуку
- •4.6 Реставрація кольорових документів
- •4.7 Консервація шляхом нанесення полімерного покриття
- •Розділ 11 інформатизація в архівній справі
- •§ 1 Інформатизація архівної справи: поняття, мета і завдання
- •§ 2 Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід
- •§ 3 Стан та завдання інформатизації архівної справи в україні
- •§ 4 Архівознавчі аспекти інформатизації
- •Розділ 12 науково-дослідна та методична робота архівних установ
- •§ 1 Поняття про науково-дослідну роботу архівних установ
- •1 Веретенников в.І. До питання про підготовку архівних робітників // Архівна справа. – 1927. – Кн. 2-3. – с. 43.
- •2 Див.: Архівознавство: Елементарний підручник. — ч. І.— двоу “Радянська школа”, 1932. — с. 30.
- •§ 2 Система архівної науково-технічної інформації
- •§ 3 Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах
- •§ 4 Семінари, конференції як форми науково-методичної роботи
- •Розділ 13 користування архівними документами та архівна евристика
- •§ 1 Класифікація потреб і споживачів архівної інформації
- •§ 2 Основні напрями і форми використання архівної інформації
- •§ 3 Роль архівної евристики у використанні документної інформації
- •§ 4 Форми організації використання архівної інформації
- •§ 5 Особливості організації використання архівної інформації на різних носіях
- •§ 6 Ефективність науково-інформаційної діяльності. Архівний маркетинг
- •7 Зв'язок організації використання архівної інформації з іншими напрямами роботи архівних установ
§ 3 Організація і методика експертизи цінності документів та оформлення її результатів
Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності. На першій стадії експертизи (діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. В структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного і довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.
На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію – канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі – виробничих відділів тощо. Для таких документів проводять поаркушну експертизу. При потребі справи можуть розшивати і з них формують нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням їхньої технічної обробки. Практика експертизи цінності документів в архівах показала ефективність укладання переліків документів постійного і окремо переліків довготривалого зберігання по кожному структурному підрозділу. Це дозволяє значно економити час і правильно організувати роботу.
На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів з системи народної освіти – обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл. Однак за цей період документи народної освіти відклалися в інших органах управління обласного і районного рівнів, відповідно в фінансових, статистичних, профспілках та ін. Аналіз цієї документації здійснюють засобами комплексної експертизи не тільки по системі народної освіти зверху вниз, але й по системах, пов'язаних із нею функціонально.
Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):
І етап – підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.
II етап – збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.
III етап – власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них – за видами документів, всередині виду – за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках. Наприклад: “Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.”. Такий спосіб групування матеріалів дає кілька переваг: по-перше, документами впорядкованого архіву можна користуватися в разі практичної потреби і без участі упорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше піддавати експертизі та консультуванню; по-третє, легко встановити повноту чи неповноту документації і, по-четверте, саме за таких умов найкраще складати акт про вилучення документів до знищення.
Для наочного аналізу повноти складу документів фонду застосовують і практику укладання так званих шахматок – своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф – виду документа і років – ставлять позначку про наявність документа. На відсутність документа вказує чиста графа “шахматки”.
Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів – поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 1990 р.; план науково-дослідної роботи на 1990 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює практично весь комплекс документації установи.
Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають. На такій в'язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку. Наприклад: 1980-1995 рр. 6 справ/ст.141.
IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання
– 124 –
і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.
Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.
Експертні комісії (ЕК) розглядають методичні і практичні питання експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв. Діяльність ЕК організується відповідно з “Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 та Типовим положенням про експертні комісії. ЕК існують у кожній організації в Україні та в кожній представницькій інституції за її межами. Вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.
ЕК створюються в філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ і організацій різних форм власності та в об'єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України.
Склад ЦЕПК та ЕПК формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів стосовно профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їхнього складу на постійній основі. Головами ЕПК призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.
Склад ЕК формують із спеціалістів та представників місцевих органів державної виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, фахівців місцевих навчальних закладів, краєзнавців. Їх призначають, як правило, керівники місцевих державних архівних установ. До складу ЕК державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян входять досвідчені спеціалісти їхніх структурних підрозділів і провідні фахівці відповідної державної установи. Головами ЕК призначають, як правило, заступників керівників державних органів, підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян.
Право остаточного вирішення питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови або незгоди – ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді.
Після розгляду акта на засіданні ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням з ЦЕПК Головархіву України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення.