- •1.Негосударственные коммерческие предприятия. Виды и признаки коммерческого предприятия.
- •2.Функции документов
- •3.Правовая база деятельности коммерческого предприятия и её документационного обеспечения.
- •5. Порядок и процедура создания ао
- •6. Основные этапы учреждения ао
- •7. Порядок государственной регистрации ао
- •8.Документы для государственной регистрации при учреждении и ликвидации ао
- •9.Порядок реорганизации и преобразования ао
- •10. Ликвидация ао
- •11. Процедура добровольной ликвидации
- •12. Учредительные документы
- •13. Государственный реестр предприятий. Свидетельство о государственной регистрации предприятия. Для регистрации ооо необходимо:
- •14. Лицензирование деятельности предприятия.
- •15. Организационная структура предприятия
- •16. Органы управления ао и их компетенция.
- •17. Реестр акционеров. Выписка из реестра акционеров общества.
- •18. Внутренние документы предприятия
- •19. Положения и инструкции
- •20. Структура и штатная численность. Штатное расписание.
- •23. Приказы по основной деятельности и по личному составу
- •24. Подготовка приказа, его согласование и подписание
- •25. Основание и порядок издания распоряжения.
- •26.Документирование деятельности коллегиальных органов управления.
- •27. Разновидности протоколов актов составляемых в коммерческих структурах.
- •30. Деятельность ревизионной комиссии, процедура её избрания.
- •31. Контроль за финансовой деятельностью ао
- •32. Информация о обществе.
- •33. Отчётная документация Баланс , отчёт о финансовых результатах, отчёт о движении финн средств.
- •34. Документация подлежащая обязательному хранению
- •35. Систематизация документов.
- •36. Текущее хранение документов
- •37. Номенклатура дел.
- •38. Формирование дел.
- •39. Подготовка документов к хранению и использованию
- •40 Порядок передачи дел в архив и на гос хранение.
35. Систематизация документов.
Систематизация документов
Систематизация документов любой организации является одной из важнейших задач делопроизводственной службы. Ведь очень часто для анализа работы компании и принятия верных решений в ведении дел приходится обращаться к уже исполненной документации. Но возможно ли в куче различных разрозненных бумаг, скопившихся в офисе за годы активной работы, быстро найти нужный? Для решения данной проблемы и необходима систематизация документов.
В первую очередь, это подразумевает под собой комплектование документов в дела. Дело – это совокупность различной документации, относящейся к одному участку или периоду работы организации. Документация подшивается в отдельную обложку с заголовком – этикеткой. Дела же, в свою очередь, регистрируются в специальном перечне с обязательным указанием наименования и срока хранения. Данный перечень носит название «номенклатура дел». По истечении определенных сроков, дела, соответственно правилам, установленным в нормативных документах, передаются либо в архив организации, либо в государственный архив.
Систематизация документов включает в себя не только правильную формальную регистрацию, но и такой аспект, как физическая сохранность документации. Для этого бумаги подшиваются в специальные папки-регистраторы или твердые обложки. К тому же, с момента заведения дела и до момента его сдачи в архив, рекомендуется хранить документы в специально отведенных местах. За обеспечение сохранности документов в организациях, как правило, отвечают сотрудники отдела делопроизводства.
Систематизация документов применяется не только для дел постоянного хранения, но и для дел, срок хранения которых менее 10 лет (дела временного хранения).
Систематизация документов значительно облегчает процесс работы. Данная процедура способствует возможности оперативного обращения к любому нужному документу и сводит риск потери важных бумаг почти к нулю
36. Текущее хранение документов
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
-
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
-
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
-
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
-
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома)