13

Лекция 4.

Интеграционные процессы в менеджменте

1. Цели в системе управления.

2. Коммуникации в организации.

3. Система информационного обеспечения управления.

1. Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система. Целеполагание – это исходный момент в деятельности менеджера, приобретающий все большее значение в условиях развивающейся рыночной экономики.

Под целью понимается идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности. Цель направляет человеческую деятельность в качестве непосредственного мотива. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, реальных возможностей субъекта и применяемых средств.

В системе управления организацией цели выполняют ряд функций.

1. Цели отражают философию организации, концепцию ее функционирования и развития.

2. Цели уменьшают неопределенность текущей деятельности организации и ее членов.

3. Цели составляют основу критериев для принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности сотрудников организации.

4. Цели являются основой для сплочения сотрудников организации.

5. Цели служат оправданием в глазах общественности необходимости и законности существования данной организации.

Реализация целей организации и выполнение целями вышеизложенных функций возможны при условии, если цели организации отвечают определенной совокупности требований, предъявляемых к ним.

Цели должны быть:

1. Конкретными;

2. Реальными;

3. Гибкими, способными к трансформации и корректировке;

4. Признаваемыми сотрудниками организации в качестве своих личных целей;

5. Проверяемыми;

6. Совместимыми друг и с другом и не противоречащими друг другу.

Как правило, цели организации дифференцируются по уровням, образуя дерево целей. Выделяются общие и специфические цели.

Общие цели отражают концепцию развития организации в целом и по важнейшим комплексным направлениям ее деятельности. В состав общих целей прежде всего входит генеральная цель, называемая миссией и 4-6 общеорганизационных целей, раскрывающих и конкретизирующих генеральную цель. В качестве миссии организации в большинстве случаев рассматривается удовлетворение тех либо иных общественных потребностей. В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.

Наукой не выработаны универсальные правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество разнообразных подходов к определению миссии и к ее содержанию, отражающие оценку роли и значения организации, в первую очередь, со стороны руководителей, принимающих решения.

Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителя (покупателей производимой продукции), причем не только в настоящее время, но и в перспективе. Например, формулировка миссии компании "Форд": предоставление людям дешевого транспорта. В ней четко обозначена область деятельности компании – транспорт, потребители продукции – люди, а также ориентация на широкий круг потребителей. Такая формулировка миссии способна оказать решающее влияние на стратегию и тактику всей деятельности компании.

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности организации. Но прибыль как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития и, в конечном счете, приведет к неэффективной работе. Именно эти рекомендации учтены в формулировках миссии некоторых отечественных организаций.

Таблица 1

Примеры формулировок миссии

Организация	Миссия
Коммерческий банк	Содействие становлению и развитию среднего и малого бизнеса в России путем предоставления широкого спектра банковских услуг, высокого качества, обслуживания клиентов и эффективного развития с учетом интересов акционеров, клиентов и сотрудников
Ювелирно-художественная фирма	Производство и реализация изделий из драгоценных металлов и камней, доступных широкому кругу потребителей с различным достатком
Государственное предприятие, опытно-конст-рукторское бюро	Сохранение и развитие научно-технического потенциала отрасли, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохраняющей и защищающей окружающую среду

Специфические цели разрабатываются для каждого подразделения и определяют основные направления его деятельности. Обычно они охватывают средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях. Специфические цели подразделяются на две группы: оперативные и операционные. Первые ставятся перед подразделениями, а вторые – перед отдельными работниками. Таким образом цели в организации находятся по отношению друг к другу в состоянии иерархической соподчиненности, когда цели высшего уровня являются более широкими по охвату времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации это обстоятельство влияния не оказывает.

Цели реализуются по следующим критериям:

- вклад в реализацию миссии организации;

- возможность достижения в заданный срок в условиях ограниченности ресурсов;

- величина выгоды, которая может быть получена в процессе их реализации;

- по числу решаемых проблем или возникающих неблагоприятных последствий.

Цели ранжируются путем перемножения определяемых на основе экспертных оценок самостоятельных рангов каждой из них и их вклада в процентах или в долях единицы в итоговый результат или путем расположения в порядке убывания полученных балов.

На основе целей в организации формируются задачи. Задачи более конкретны и обладают не только качественными, но и количественными, временными и пространственными характеристиками. Кроме того, задачи также должны содержать ограничения и перечисления действий, от которых необходимо воздержаться или последствий, которые не могут быть допущены. Задачи должны быть персонифицированы и включать элементы, позволяющие им быть привлекательными для исполнителей.

Эффективность достижения целей характеризуется такими признаками как высокая результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, материалов, работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации, предприимчивость, высокая активность, усердие, трудолюбие, настойчивость персонала.

Количество и разнообразие целей и задач менеджмента настолько велико, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров, специализации, вида, формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение целевой модели в виде древовидного графа-дерева целей. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам.

1. Общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

2. При развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

3. При формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;

4. Подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимыми друг из друга;

5. Фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.

Важным моментом целеполагания является моделирование не только иерархии целей, но и их динамики в аспекте развития за определенный период времени. Динамическая модель особенна полезна при разработке перспективных планов предприятия, реализующих его стратегию.

Процесс установления целей в организации состоит из трех последовательных этапов. На первом этапе проходит осмысление результатов анализа среды, на втором – выработка соответствующей миссии, а на третьем вырабатываются цели организации.

Правильно организованный процесс установления целей предполагает прохождение четырех фаз:

• выявление и анализ тех трендов, которые наблюдаются в окружении;

• установление целей для организации в целом;

• построение иерархии целей;

• установление индивидуальных целей.

Существует два способа установления целей.

Первый имеет ситуативный характер. При этом, цели корректируются каждый раз, когда этого требуют обстоятельства.

При втором подходе осуществляют систематическое упреждающее изменение целей. При этом подходе в организации устанавливаются долгосрочные цели. На базе долгосрочных вырабатываются цели на год. При достижении последних корректируются долгосрочные цели.

Одним из наиболее важных моментов установления целей в организации является степень делегирования права принятия решений по целям нижним уровням организации. Имеет место три подхода: централизованный, децентрализованный и смешанный. Однако, не смотря на различия решающая роль должна принадлежать высшему руководству.

При принятии решений по целям имеет место индивидуальная или коллективная ответственность за принятые решения. При этом, можно выделить следующие формы решения: авторитарная, коллегиальная, пертисипативная, "снизу вверх", коллективная.

Авторитарная форма предполагает, что решение принимается индивидуально руководителем на основе имеющейся у него информации. При этом, к подготовке информации обычно привлекаются специалисты. Они, в некоторых случаях, могут готовить и варианты решения.

Коллегиальная форма предполагает обсуждение вопроса о целях на заседании коллегии, которая обычно состоит из ответственных лиц. Однако и при этом решение принимает руководитель.

Партисипативная форма предполагает привлечение к деятельности всех сотрудников, которым в дальнейшем предстоит выполнять решение. Принятие же решение осуществляет руководство.

Процедура решения по целям "снизу вверх" известна под названием системы ранга. При этом, проект решения исполнителя направляется на согласование во все подразделения организации, которые будут причастны к выполнению этого решения. В случае несогласования решение направляется исполнителю на доработку. Согласованное решение подписывается руководителем.

Коллективное решение принимается группой лиц. При этом, как показывает практика, уровень ответственности таких решений существенно ниже.

2. Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это – процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее предельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.