ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Методическое пособие для студентов третьего курса очного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение»
Петрозаводск 2004
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Вопросы к экзамену, практические задания, список источников и литературы для студентов третьего курса очного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение»
Петрозаводск
2004
Рассмотрено и рекомендовано к печати на заседании кафедры
архивоведения и специальных исторических дисциплин исторического
факультета ПетрГУ 12 марта 2004 года
Составитель: А.Е.Мельяченко, старший преподаватель
От составителя
Курс «Документоведение» является одной из ведущих дисциплин специализации по подготовке специалистов в области архивоведения. Он тесно связан с такими учебными дисциплинами как «История и организация делопроизводства», «Технологии организации делопроизводства», «Документная лингвистика» и другими дисциплинами документно-коммуникационного цикла.
Лекционный курс «Документоведение» читается студентам третьего курса дневного и заочного отделения специальности «Историко-архивоведение» Петрозаводского государственного университета и завершается сдачей студентами экзамена. При изучении курса студентам предлагается также выполнение контрольных работ (рефератов).
В ходе изучения курса студенты должны получить системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, систем документации, составляющих основу документной коммуникации, а также ознакомиться с процессом их создания, обработки, хранения, научиться документировать ту или иную управленческую ситуацию.
Для достижения поставленной цели студенты должны не только освоить теоретический материал курса, но и выполнить значительное количество практических заданий, направленных на закрепление полученных знаний.
Данное методическое пособие призвано облегчить подготовку студентов к сдаче экзамена, сориентировать их в направлении изучения материала по поставленным вопросам, дать возможность отработать навыки составления и оформления различных видов документов как под контролем преподавателя, так и самостоятельно.
Методическое пособие содержит обширный список источников и литературы, необходимой и достаточной для подготовки к экзамену и выполнения контрольной работы (реферата), а также основные виды бланков, применяемых для составления и оформления документов.
Вопросы к экзамену
-
Документ и его место в системе управления.
-
Основные факторы, определяющие сегодня рациональную организацию информационно-документационного обслуживания управленческой деятельности.
-
Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
-
Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
-
Понятие «информация». Требования, предъявляемые к информации. Информация свободного и ограниченного доступа.
-
Понятие «документ», его развитие. Связь информации и документа.
-
Функции документа.
-
Развитие способов документирования и их применение в настоящее время.
-
Признаки документа и общая классификация документов по ним.
-
Формуляр документа и его развитие в 16-19 вв.
-
Унификация и стандартизация документов, ее развитие во второй половине 20 в.
-
Подготовка к составлению документов. Формуляр-образец современного документа УС ОРД.
-
Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности.
-
Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
-
Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
-
Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
-
Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
-
Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
-
Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Когда и где он проставляется?
-
Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
-
Порядок утверждения документов, виды утверждения.
-
Порядок подписания документов.
-
Оттиск печати как реквизит документа. Виды печатей, из назначение и применение. Требования к проставлению оттиска печати.
-
Обозначение вида документа.
-
Отметки на документе, их значение и оформление.
-
Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
-
Реквизит «отметка об исполнителе», ее значение.
-
Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к ним.
-
Унификация текста документа.
-
Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
-
Общие требования к тексту документа.
-
Сценарий подготовки и движения документа.
-
Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
-
Лингвистические особенности текстов служебных документов.
-
Понятие «система документации», развитие систем.
-
Понятие «унифицированные системы документации».
-
Табель и альбом унифицированных форм документов организации как форма унификации документов и совершенствования работы с ними.
-
Назначение, определение и состав УСОРД.
-
Комплекс организационно-правовых документов, его состав. Виды учредительных документов и их значение для ДОУ, правила составления и оформления.
-
Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.
-
Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению, хранению.
-
Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию, хранению.
-
Информационно-справочные документы, их виды и назначение. Служебные письма, требования к ним.
-
Разновидности объяснительных и докладных записок, требования, предъявляемые к ним. Служебные записки.
-
Телеграммы и телефонограммы, область их применения, требования к составлению и оформлению.
-
Справки, их разновидности. Требования, предъявляемые к справкам.
-
Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.
-
Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.
-
Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов. Сложные комплексы документов.
-
Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы. Принципы и критерии экспертизы ценности документов.