Министерство образования Российской Федерации
ЛИПЕЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра автоматизированных систем управления
ОСНОВЫ РАБОТЫ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MICROSOFT EXCEL
Методические указания
к лабораторной работе по курсу «Информатика»
Составители Ю. П. Качановский, М. Г. Журавлева, П. С. Александров
Липецк 2002
-
Работа в Microsoft Excel
1. 1. Общие сведения
Microsoft Excel (сокращенно, MS Excel) – современный программный продукт, предназначенный для создания и обработки электронных таблиц. Для запуска MS Excel необходимо дважды щелкнуть на его пиктограмме в инструментальной полоске Microsoft Office или в окне программной группы («Пуск», «Программы», «Microsoft Excel»).
Программа открывает рабочее окно MS Excel. Вся рабочая область окна занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделенным на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки – цифрами (см. рис. 1).
Панель
инструментов Строка
заголовка Панель инструментов
Поле имени Стандартная Строка меню Форматирование
Текущая
ячейка Строка
формул Заголовок
столбца Полосы
прокрутки Заголовок
строки Строка
состояния Ярлычки
листов
Рис.1. Microsoft Excel
Книга в MS Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку.
Основные параметры листа и книг Excel: размер листа – 65536 строк и 256 столбцов, ширина столбца – 255 символов, высота строки – 409 точек, длина записи для содержимого ячеек (текст) – 32767 символов (в ячейке отображаются только 1024 символа; все 32767 символов отображаются в строке формул), число листов в книге ограничено объемом доступной памяти (значение по умолчанию – 3 листа).
Спецификации вычислений: точность представления чисел – 15 разрядов, наибольшее положительное число – 9,99999999999999E307, наименьшее отрицательное число – -9,99999999999999E307, длина записи для формулы – 1024 символа, число итераций – 32,767, число выделенных диапазонов – 2,048, число аргументов функции – 30, число уровней вложенности функций – 7, число функций листа Excel – 329, наименьшая используемая в расчетах дата – 1 января 1900 г. (1 января 1904 г. для системы дат 1904), наибольшая используемая в расчетах дата – 31 декабря 9999 г., наибольший временной интервал, который можно ввести – 9999:99:99.
Меню и панели инструментов позволяют выполнять различные действия в MS Excel. Меню содержит список команд. Некоторые из этих команд сопровождены изображениями, иллюстрирующими действие, выполняемое командой. Большинство пунктов меню находятся в строке меню, обычно расположенной в верхней части экрана. Панель инструментов может содержать кнопки с изображениями (совпадающими с изображениями, отображаемыми рядом с соответствующими командами меню), меню или различные сочетания этих элементов. В Excel включено множество встроенных панелей инструментов, которые можно отображать или скрывать по мере необходимости. По умолчанию на экране отображаются встроенные панели инструментов Стандартная и Форматирование, закрепленные в одном ряду под строкой меню. Excel автоматически настраивает меню и панели инструментов в соответствии с тем, как часто используются те или иные команды. При первом запуске Excel в меню отображаются стандартные общие команды. Затем, по мере работы с Excel, меню и панели инструментов настраиваются – Excel отображает только те команды меню и кнопки панелей инструментов, которые используются наиболее часто. Чтобы выполнить редко используемую или прежде не использовавшуюся команду, нужно нажать двойную стрелку в нижней части меню или дважды щелкнуть пункт меню, чтобы развернуть его. При развертывании одного пункта меню все другие пункты также отображаются в развернутом виде до тех пор, пока не будет выбрана команда или выполнено какое-либо иное действие. При выборе команды в развернутом меню эта команда добавляется в настраиваемый (сокращенный) вариант меню. Если команда в течение некоторого времени не используется, Excel прекращает отображать ее. При необходимости в Excel можно установить режим отображения полного набора команд каждого меню.
Панели инструментов можно расположить в ряд одну за другой. Например, при первом запуске Excel панель инструментов Форматирование отображается рядом со Стандартной панелью инструментов. При расположении в одном ряду нескольких панелей инструментов может оказаться, что места для отображения всех кнопок недостаточно. В этом случае отображаются только недавно использовавшиеся кнопки.
Можно самостоятельно настраивать меню и панели инструментов, добавляя и удаляя кнопки и меню. Кроме того, можно создавать пользовательские панели инструментов, скрывать или отображать панели инструментов, а также перемещать их. При выходе из Excel изменения, внесенные в строку меню, встроенные и созданные пользователем панели инструментов, а также отображаемые панели инструментов, сохраняются в файле настроек панелей инструментов, Excel.xlb. Параметры настройки панелей инструментов, хранящиеся в этом файле, используются по умолчанию при каждом запуске Excel. В случае если часто используется определенный набор панелей инструментов, можно сохранить параметры настройки панелей инструментов в отдельном файле с тем, чтобы избавиться от необходимости изменять вид и расположение панелей инструментов при каждом запуске Excel. Создаваемые и настраиваемые панели инструментов доступны во всех книгах в системе пользователя. Для того чтобы какая-либо пользовательская панель инструментов всегда использовалась с определенной книгой, следует вложить эту панель инструментов в книгу.