Лабораторна робота № 4 Текстовий процесор Word. Створення, збереження й відкриття документа. Форматування й редагування текстових документів

Мета: вміти підготувати програму Word до роботи, створювати й зберігати на диску текстові документи, навчитись форматувати й редагувати текстові документи.

Теоретичні відомості

1. Системи обробки тексту

Текстовий процесор – це програма, яка дозволяє виконати введення й редагування тексту, а також операції форматування тексту, вставку малюнків і таблиць, перевірку правопису, автомитичний перенос слів, створення змісту і багато інших складних операцій.

Популярними текстовими процесорами є Лексикон, WordPerfect, а також програма Word, яка входить до комплекту програм Microsoft Office.

Текстові процесори – це, як правило, потужні програми для створення невеликих текстових документів. Але вони не настільки досконалі, щоб їх використовувати для підготовки до друку книг, газет або журналів. Для такої цілі використовують іншого роду програми, які називаються видавничими системами. Головною задачею видавничої системи є створення електронного оригінал-макету, у якому текст та ілюстрації будуть розташовані так само, як в майбутній газеті або книжці (з точністю до долей міліметра).

Найбільш популярними видавничими системами є PageMaker, QuarkXPress, Ventura Publisher.

Ми будемо розглядати основи роботи у програмі текстового процесора Word. Основне призначення Word – професійна робота по створенню, редагуванню й макетуванню текстових документів. Для цього Word володіє великими можливостями розміщення в документі графічних об’єктів, таблиць, діаграм. Програма Word є зручною для роботи з великими документами завдяки засобам створення колонтитулів, ієрархічних заголовків, змісту і т.і.

2. Основні відомості про текстовий процесор Word

Завантаження Word. Текстовий процесор Word можна завантажити декількома способами: за допомогою ярлика програми або документа, офісної панелі, пункта Программы головного меню.

Вікно Word. Після завантаження Word на екрані з’явиться вікно, яке складається із:

• рядка заголовка, у якому знаходяться піктограма програми Word (клацання мишею на ній викликає системне меню програми), назва програми и документа, кнопки керування вікном програми;

• рядка основного меню (складається з опцій: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка) з кнопками керування вікном поточного документа;

• панелей інструментів і лінійки, якщо вони вімкнені;

• робочого поля документа зі смугами прокручування і кнопками завдання виду документа (у нижньому лівому куті);

• рядка стану, який містить деякі відомості про поточну сторінку документа.

Налаштовування процесора. Наявність у робочому полі I-подібного (текстового) курсора дає можливість вводити текст. Але, часто перед першим сеансом, користувач готує середовище для роботи. За допомогою команд основного меню або кнопок панелі інструментів він може завдати потрібні параметри (режими) функціонування програми. Найчастіше виконують такі підготовчі дії:

• вмикають панелі інструментів (найчастіше користуються такими панелями: Стандартная, Форматирование, Рисование) і лінійку (Вид);

• завдають параметри сторінки: її розмір і поля (Файл → Параметры страницы);

• обирають вид (Обычный, Web-документ, Разметка страницы, Структура) документа (Вид);

• завдають розмір абзацного відступу (трикутник абзацного відступу на лінійці або меню Формат);

• завдають назву шрифту, розмір символів, спосіб розташування тексту та ін. (відповідні кнопки на панелі інструментів або меню Формат);

• вмикають або вимикають способи автоматичної перевірки правопису (Сервис → Параметры → Правописание);

• надають паролі документу, якщо його потрібно захистити від несанкціонованих дій (Сервис → Параметры → Сохранение).

Інші параметри функціонування програми завдають на вкладках діалогового вікна команди Параметры із меню Сервис.

Елементами діалогового вікна є вкладки, текстові поля, кнопки, поля-списки, поля-лічільники, вмикачі, радіокнопки і т.і. Завдавши або перевіривши значення параметрів, діалоговое вікно слід закрити. Тільки після закриття діалогового вікна можна продовжити роботу.

Підсвічена (вімкнена) кнопка на панелі або в меню відповідає вімкненому режиму, а сіра (вимкнена) – вимкненому.

Увімкнувши панелі інструментів і лінійку, завдавши і перевіривши значення параметрів, можна вводити текст.

Основні правила введення тексту.

1. Не натискуйте на клавішу вводу (Enter) для переходу на новий рядок.

2. Не натискуйте на клавішу пропуску (Space) для створення абзацних відступів і для розташування тексту по центру сторінки.

3. Не натискуйте на клавішу BackSpace (), щоб перемістити курсор до позиції з помилкою.

4. Щоб надрукувати велику літеру (змінити регістр), натисніть на клавішу Shift (для зміни регістру літер в надрукованих словах користуються клавішами Shift+F3: повторні натиснення цих клавіш змінюють “по колу” малі й великі літери в слові, наприклад “цикл → Цикл → ЦИКЛ → цикл”).

5. Слідкуйте, щоб не була натиснута клавіша Caps Lock, інакше усі літери будуть друкуватися великими.

6. Щоб текст, який ви друкуєте, був грамотним, користуйтесь правилами вживання пропусків. Перед розділовими знаками (крапкою, комою, двокрапкою і т.і.) пропуск не ставиться, але після знаку пропуск обов’язковий. У Word передбачений також знак нерозривного пропуску, який використовується, коли вводяться словосполучення, котрі не можуть розриватися на два рядки. Наприклад, не можна розривати ініціали і прізвище (А.П. Чехов, Шевченко Т.Г.), число і місяць у запису дати (31 грудня) і т.і. Нерозривний пропуск вводиться за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Shift+Пробел.

7. Пам’ятайте, що наступний абзац (після натиснення на клавішу вводу) буде мати вигляд (стиль) попереднього. Часто виникають ситуації, коли потрібно почати новий рядок абзацу, залишаючись у попередньому абзаці. Так буває, наприклад, коли друкують вірші. В таких випадках необхідно натиснути клавіші Shift+Enter.

Відміна дій. У Word можлива відміна дій на необмежену кількість кроків назад. Для послідовної відміни дій можна скористатися одним із наступних прийомів: натиснути комбінацію клавіш Alt+BackSpace; вибрати команду Правка → Отменить; клацнути на кнопці Отменить на панелі інструментів. Останній спосіб дозволяє відмінити дію із списка виконаних операцій. Список розкривається, якщо клацнути на чорному трикутнику біля кнопки Отменить.

Завантаження документа. Збереження, друк і закриття документа. Розглянемо дії, які можна виконати над текстовим документом. За допомогою команд меню Файл або кнопок стандартної панелі інструментів, котрі їх дублюють, можна:

• Створити новий документ (Создать, Ctrl+N).

• Відкрити існуючий документ (Открыть, Ctrl+O).

• Зберегти документ на диску (Сохранить, Shift+F12).

• Зберегти документ у вигляді нового файлу з новим ім’ям (Сохранить как, F12). Під час збереження документа слідкуйте, щоб файл був збережений у папці, призначеній для даного документа. Для цього, під час виконання команди Сохранить как, необхідно відкрити список Папка і вибрати у ньому потрібну папку на заданому диску.

• Закрити документ (Закрыть).

• Переглянути документ. Коли документ готовий до друку, вам залишається лише виконати одну команду – Печать. Але перед тим, як це зробити, не завадить передивитись документ на екрані приблизно у тому вигляді, який він буде мати в результаті друку. Для цього в програмі Word існує режим попереднього перегляду, який викликається командою Файл → Предварительный просмотр або натискуванням на кнопку Предварительный просмотр на панелі інструментів Стандартная.

• Надрукувати документ (Печать, Ctrl+P). У діалоговому вікні Печать налаштовуються параметри друку.

Завершити роботу з програмою Word можна або засобами пунктів меню Файл  Выход, або закриттям усіх вікон (Alt+F4).