Учетные регистры
ПО ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ ПО ХАРАКТЕРУ ЗАПИСИ
Вопрос 2. Порядок и техника записей в учетные регистры
Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности.
В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:
-
Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.
-
Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.
-
Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:
-
По документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
-
По массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры.
-
По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.
-
Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.
-
Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогов в месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).
Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов учетными регистрами имеет большое значение в правильной обстановке учета и разделении учетного труда.
-
Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением. Можно выделить обязательные элементы записей:
-
Дата записи в учетный регистр;
-
Номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
-
Основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
-
Номера счетов и позиций аналитического учета;
-
Сумма.
Целесообразно применять в учетных записях выработанные практикой сокращения некоторых наименований «сч.» - счет, «тр.» – требование, «а/о» – авансовый отчет, «к/о» – кассовый ордер и др.
Периодически, как правило, в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц – сверка сводки счетных записей и получение соответствующих показателей, необходимых для составления отчетности.
Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета, которое относится ко всем регистрам. Подсчет записей проводится при условии, что все документы отчетного периода выражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы из одних регистров в другие.
Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров. Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки правильности счетных записей основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, широко применяется правило, что в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.
Часто для проверки полноты, правильности записей и выверенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих записей непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.
Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды. Например, получение денег с расчетного счета в кассу один раз отражают в ведомости по дебету счета «касса» и во второй раз - в журнале-ордере по кредиту счета «Расчетный счет».
Важное место в контроле счетных записей имеет взаимосверка данных синтетического и аналитического учета, между которыми должно быть необходимое равенство.
После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей выполняется заключительная сводка учетных данных - перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.
Соблюдение установленного порядка учетной регистрации сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения при контроле и оперативном руководстве деятельностью предприятия.