Організація контролю за виконанням документів

Контроль виконання – найважливіша частина роботи з документом. Під контролем документів розуміють сувору перевірку і регулювання ходу виконання та аналіз результатів виконання контрольованих документів у встановлені терміни.

Ефективність роботи підприємства залежить від суворого виконання всіх прийнятих рішень і постанов. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контроль виконання здійснюється керівництвом підприємства та всіма посадовими особами. На контроль береться тільки саме важливе і першочергове.

Організація контролю за виконанням документів повинна забезпечити їх сучасне виконання. Контроль за виконанням документів рекомендується вести на картках. В якості контрольних карток використовуються доповнювальні екземпляри реєстраційних  карток.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені постановлені в ньому питання і кореспонденту дана відповідь. Документ може зняти з контролю тільки та посадову особу, яка його поставила на контроль. При цьому і на документі і на картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документу і зняття з контролю вноситься в контрольну картку.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

 

Терміни виконання документів

 

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Терміни виконання документу можуть бути типові та індивідуальні.

його постановили зразу при надходженні чи за 2 – 3 дні до кінця терміну виконання.

Обов’язковому контролю підлягають:

-                     закони Верховної Ради України;

-                     постанови, розпорядження, листи Ради Міністрів України;

-                     рішення Ради народних депутатів;

-                     запити та листи депутатів по їх депутатській діяльності в Радах народних депутатів.

На лівому полі контролюючих документів ставиться знак “К” або штамп “Контроль”. Весь хід виконання документів відмічається в графі “Контрольні відмітки”.