Практическое занятие №9. Применение встроенных функций электронной таблицы excel в профессиональной деятельности

1. Цель занятия

Цель занятия – познакомиться со встроенными функциями электронной таблицы EXCEL.

Научиться применять их при решении профессиональных задач.

2. Теоретический материал для практического занятия №9

Excel – табличный процессор, входящий в комплект Microsoft Office и предназначенный для обработки информации, представленной в табличной форме. В отличие от текстового процессора Word, предназначенного для оформления текстовых документов, Excel разработан для выполнения вычислений с табличными данными. Excel имеет большое количество встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. С другой стороны, Excel – это среда, ориентированная на непрограммирующего пользователя, что делает его популярным среди экономистов, бухгалтеров, юристов, лингвистов и других специалистов, обрабатывающих табличные данные.

Excel позволяет автоматизировать расчеты, связанные с большим количеством исходных данных, а также производить с большой скоростью вычисления при помощи различных встроенных в программу функций, менять значения исходных параметров и отслеживать изменения расчетных результатов, наглядно представлять данные в виде графиков и диаграмм. Основные документы - рабочие таблицы для записи, вычислений и анализа данных, диаграммы для графического представления данных рабочей таблицы. Широко используются графические фигуры и рисунки, улучшающие внешний вид рабочей таблицы.

Документ Excel называется рабочей книгой, состоящей из набора рабочих листов. Книга хранится в виде файла с расширением .xls. Одна книга может содержать до 256 рабочих листов.

2.1. Ячейка – основной элемент таблицы

Основным элементом таблицы является ячейка. Ячейки образуются на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из обозначений столбца и строки, на пересечении которых эта ячейка находится. Например, В4 – ячейка, расположенная на пересечении столбца В и строки 4. Столбцы помечаются слева направо, начиная от A до Z. После Z отметка продолжается от АА до AZ, затем от ВА до BZ, и т. д, в сумме 256. Строки нумеруются вниз от 1 до 65536. Ячейка может вмещать до 255 символов.

Данные, вводимые в ячейки, имеют тип:

• текстовый;

• денежный;

• финансовый;

• числовой;

• общий;

• процентный.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо в этой ячейке щелкнуть мышью, в результате она выделится по контуру рамкой.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на имени соответствующей строки или столбца. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

В активной ячейке в нижнем правом углу выделяется в виде небольшого черного квадрата маркер заполнения, который имеет определенное назначение. Установив курсор мыши (в виде черного перекрестья) в маркер, можно всю информацию ячейки копировать в соседние ячейки, не отпуская кнопки мыши.

Если выделить несколько ячеек, то маркер будет виден на весь выделенный фрагмент, который можно аналогично одной ячейке копировать. Такой способ применяется для копирования формул из активной ячейки в соседние.

Установив курсор мыши (в виде стрелки) на контур активной ячейки можно всю информацию ячейки перенести в любую другую ячейку, не отпуская кнопки мыши. Аналогично можно копировать данные из активной ячейки, но с добавлением клавиши CTRL. Данные, вводимые в ячейку, могут быть текстом, формулой или ссылкой. Excel может определять тип данных автоматически. Если введен текст, он обычно выравнивается по левому краю ячейки.