Первичный ключ, индексация

Access относится к реляционным базам данных, информация в которых хранится в связанных таблицах. Каждая таблица должна иметь уникальное имя. Для организации связи между таблицами каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то MS Access предотвращает дублирование ключа или ввод нулевых значений в эти поля.

Первичный ключ (ключевое поле) – поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы.

Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать его основные характеристики:

• он однозначно определяет каждую строку (нет повторяющихся значений)

• в нем нет пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.

• он никогда не меняется или меняется, но крайне редко.

Приложение Access использует первичные поля для быстрого объединения данных из нескольких таблиц.

В Access допускается определение первичных ключей трех типов:

Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой новой записи в таблицу в это поле автоматически вносился порядковый номер. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Access предлагает создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки "Да" будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды товара или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющихся или нулевых значений.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей, отображаемых в бланке режима конструктора таблицы.

Связь между таблицами осуществляется через совпадающие значения одного или нескольких ключевых полей. Ключи хранятся в индексированном (упорядоченном) виде, что обеспечивает быстрый доступ к записям таблицы во время поиска.

Если приходится часто искать записи по полю, не являющемуся ключевым, ускорить поиск можно, проиндексировав таблицу по соответствующим полям. Индексирование позволяет поддерживать записи упорядоченными по выбранному полю. Индекс можно создать по одному (простой индекс) или нескольким полям (составной индекс). Для создания простого индекса используется свойство поля “Индексированное поле”, оно может содержать и не уникальные значения, например, повторяющиеся фамилии. Возможны три типа индексации: "Нет", "Да (Допускаются совпадения)", "Да (Совпадения не допускаются)". При индексировании по умолчанию задаётся порядок сортировки по возрастанию.

Преимуществом установки связей является поддержка целостности базы данных: данные автоматически защищаются от изменения и удаления тех записей, которые могут нарушить связи между таблицами.

Итак, в таблицах хранятся данные, которые можно извлечь с помощью запросов. Использование форм позволяет представить информацию на экране в более удобном виде. Для вывода данных на печать предназна­чены отчеты. Чтобы обеспечить доступ к данным через Internet или интрасеть из браузера MS Internet Explorer, используются страницы досту­па к данным.

Обратите внимание на то, что формы, отчеты и страницы доступа к дан­ным могут использовать данные как из таблиц, так и через запросы. Изменения, происходящие в формах или отчетах, могут запускать на выполнение макросы или модули. Из макросов или модулей можно фильтровать, изменять данные в формах или отчетах, выполнять запро­сы, создавать новые таблицы и т.д.