По настоящей платежной ведомости

выплачено Восемнадцать тысяч рублей

^{сумма прописью}

руб. 00 коп. ( 18 000 руб. 00 коп. )

и депонировано Три тысячи рублей

^{сумма прописью}

руб. 00 коп. (3 000 руб. 00 коп.)

Выплату произвел ______________ _______________ Петрова ^{должность подпись расшифровка подписи}

Расходный кассовый ордер № 22 от “ 15 ” __августа_______ 2011года

Проверил бухгалтер ______________ Киреева “ 15 ” _августа_____ 2011года

^{подпись расшифровка подписи}

Для нашего примера будут выписаны два расходных кассовых ордера: на выплаченную зарплату на сумму 18 000 руб. и на депонированную зарплату, сданную на расчетный счет в банк на сумму 3 000 руб.

Кассовая книга.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под расписку в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Найдите среди бланков листы кассовой книги.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах (через копирку) в Вашей контрольной работе, необходимо так и сделать. Посмотрите внимательно на один из листов кассовой книги. Как Вы видите, с обеих сторон лист поделен на две части вертикальной линией, которая называется «линия отреза». Левая часть (с горизонтальной линовкой) является первым экземпляром, который заполняет кассир чернилами или шариковой ручкой. Правая часть (без горизонтальной линовки) сгибается по линии отреза под левую. Между ними кладется копирка. Получается, что правая часть будет заполняться автоматически, через копирку. Правая часть называется вторым экземпляром. Первый экземпляр вкладной лист кассовой книги остается в кассовой книге, второй экземпляр является отрывным и служит отчетом кассира.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. В конце каждого дня кассир обязан подсчитать итоги приходных и расходных операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет (второй экземпляр) с подшитыми приходными и расходными кассовыми ордерами. Главный бухгалтер проверяет отчет кассира и ставит свою подпись на первом и втором экземплярах.

Подчистки в кассовой книге запрещены. Сделанные исправления (корректирующим способом) заверяются подписью кассира и главного бухгалтера.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают.

Кассир обязан проверить правильность составления машинограмм, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под подписку во вкладном листе кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителя организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, запрещается.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно0пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной системы учитывают как капитальные вложения.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в установленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Рассмотрим, как заполняется кассовая книга.

Заполним ее за 10.08.2010 г. и за 15.08.2010 г., учитывая заполненные нами ранее расходные и приходные кассовые ордера. Будем заполнять только первый экземпляр кассовой книги, считая, что второй заполняется под копирку. На самой верхней строке ставим период заполнения и номер листа. Записываем остаток на начало дня (пусть остаток на 10.08.2010 в кассе был 44 руб.). Нумерацию листов начнем с номера 6. Затем учитываем все приходные и расходные ордера, соответствующие данному периоду, проставляем корреспондирующие счета и суммы прихода или расхода. Незаполненные строки прочеркиваются значком «Z». Подсчитываем итоговые суммы прихода и расхода, выводим остаток на конец периода (если в кассе остается полученная из банка сумма на выдачу зарплаты, то выделяем ее из остатка в нижнюю строку). Напомним, что ОСТАТОК НА КОНЕЦ ПЕРИОДА ВЫЧИСЛЯЕТСЯ СЛЕДУЮЩИМ ОБРАЗОМ:

НАЧАЛЬНЫЙ ОСТАТОК + ПРИХОД - РАСХОД

И, наконец, записываем, сколько приходных и расходных документов прилагается к отчету кассира. Отметим, что в колонке «Номер документа» ставится номер приходного или расходного кассового ордера. В нашем случае листы кассовой книги будут выглядеть так: