19.Докуметирование хозяйственных операций, документооборот и его этапы, правила оформления документов.

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Первичные бухгалтерские документы — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: а) наименование документа; б) дата составления документа; в) наименование организации; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам. ♦ По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер). ♦ По объему отраженных хозяйственных операций — первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни). ♦ По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость). ♦ По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа (амортизации) основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда). ♦ По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура). ♦ По способу заполнения — документы могут быть заполненными вручную или с помощью электронных средств вычислительной техники. Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу — это является одним из этапов бухгалтерской обработки.

При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу — выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом4 деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.²

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.³

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

20.