24. Эффективное управление временем проекта

Управление временем, организация времени (англ. time management) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Наиболее характерные причины дефицита времени:

• Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;

• Несоответствие работника и занимаемой им должности;

• Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

• Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

• Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «НАДО»;

• Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

25. Взаимосвязь объёмов, продолжительности и стоимости работ

Объем является одной из важнейших характеристик проекта (отдельно взятой работы) и определяется после разработки СРР (структуры разбиения работ) на основе нормати­вов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие "объем" может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительнос­ти, стоимости и т.д.

Продолжительность проекта и составляющих его работ ограничивается фиксированной /желаемой датой его завершения, уставленной либо кон­трактом с заказчиком, либо другими внешними условиями (например, выход конкретного продукта на рынок). С другой стороны, продолжитель­ность работы может быть определена исходя из ее объема и производи­тельности ресурсов, требующихся для ее выполнения:

В общем случае объем работы является величиной фиксированной и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей про­изводительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ре­сурс, время работы которого непосредственно влияет на продолжитель­ность работы. Например, в строительстве вначале устанавливают продол­жительность механизированных работ, ритм которых определяет все по­строение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его выпол­нения, то именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат проекта можно добиться оптимального срока его завершения. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее:

 Можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирова­ния?

 Стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах?

 Правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта?

Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов)। Последние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекла­му, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению.

Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразится в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдого­ворам. Они могут быть назначены на пакеты работ и отдельные работы. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны. Но как только появляются ограничения, возникает необходимость сокращения длитель­ности. Природа прямых затрат такова, что ониувеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы.Поэтому, если необ­ходимо сократить сроки реализации проекта при минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех крити­ческих работ, стоимость которых "сравнительно мало" зависит от продол­жительности либо является наименьшей при одинаковых сроках сокраще­ния длительности.

В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительности), ресурсы и затраты как основные элементы управления проекта являются взаимо­зависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 7.2).