12.2 Уніфікація і стандартизація управлінських документів

У управлінській діяльності використовуються однотипні документи і документи, що повторюються, оригінальні, такі, що не мають аналогів. Однотипні документи можуть бути уніфіковані і стандартизовані.

Уніфікація однотипних управлінських документів полягає у встановленні одноманітності їх складу і форм.

Стандартизація — це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення забезпечення документації управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства і архівної справи і на вимоги до складання і оформлення управлінських документів.

Основна мета уніфікації і стандартизації — створення таких форм документів, вживання яких буде економічно ефективне, підвищить спільну культуру управління.

Об'єктами уніфікації і стандартизації в управлінській діяльності є:

• терміни і визначення, використовувані при роботі з управлінською інформацією;

• організаційні структури організацій, установ і підприємств;

• управлінські функції;

• управлінська документація.

Документи давно стали об'єктами уніфікації і стандартизації. У СРСР перші стандарти з'явилися в 1929—1931 рр. З тих пір з перервами ведуться постійні роботи по уніфікації і стандартизації документів. У останні десятиліття до цієї роботи приваблені всі провідні міністерства і відомства.

У роботі по уніфікації документів, зокрема зовнішньоторговельних, беруть участь більше десяти міжнародних організацій, у тому числі Комітет з розвитку зовнішньої торгівлі Європейської Економічної Комісії (ЕЕК), Міжнародна організація стандартизації (ІСО) і ін. Роль і значення уніфікації і стандартизації документів особливо зросли у зв'язку з вживанням в управлінні комп'ютерних технологій.

Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються при вирішенні управлінських завдань, і форм документів.

Уніфікація складу документів організації полягає у відборі і закріпленні комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. В результаті уніфікації складу документів виключаються форми документів, не викликані дійсними потребами управління, і склад документів організації може бути значно скорочений.

Уніфікація форм документів полягає у відборі і закріпленні в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, відповідних призначенню документів, і встановленні єдиних вимог до їх складання і оформлення.

Результати уніфікації складу документів отримують своє закріплення в Табелі форм документів, вживаних в діяльності організації, а результати уніфікації форм документів отримують своє вираження в Альбомі форм документів, вживаних в діяльності організації.

12.3 Поняття документообіг

Документообіг — це рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання, відправки адресатові або здачі їх на зберігання.

Чинні нормативні акти і методичні посібники, у тому числі і ДСДОУ, розглядують як об'єкт регулювання документообігу організації в цілому і, відповідно, потоки вхідних, внутрішніх і вихідних документів.

Документообіг можна розділити на наступні етапи:

• експедиційна обробка документів, що поступають в організацію;

• попередній розгляд документів службою ДОУ;

• організація раціонального руху документів усередині організації;

• експедиційна обробка виконаних документів, що відправляються.

Обробка кореспонденції досить традиційна, як правило, не викликає труднощів при дотриманні певних правил. Перевага справедливо віддається централізованій експедиції, в якій обробляється вся кореспонденція. Це дозволяє підняти продуктивність праці, точніше визначити необхідні штати, краще поставити облік документів.

При такій організації справи кореспонденція, що доставляється кур'єрами, поступає поштою, факсом, телеграфом або іншим шляхом, повинна прийматися і оброблятися спеціально виділеною посадовою особою: секретарем фірми, працівником служби забезпечення документації управління (канцелярії, спільного відділу і ін.). Для забезпечення обліку і повноцінної інформаційно-пошукової системи йому ж повинні передаватися і документи, отримані співробітниками організації за її межами (у відрядженнях, на нарадах і т. п.). Мета першого етапу — зафіксувати сам факт вступу документів (при необхідності і час).

Наступний етап проходження документів, що поступають в організацію, більшою мірою залежить від всієї постановки забезпечення документації. Основне його значення — оперативне здобуття документів виконавцями і формування повноцінного науково-довідкового апарату. Значним резервом скорочення термінів і інстанцій проходження документів є попередній розгляд документів в службі ДОУ і розподіл вже на цій стадії документів на потоки:

• для обов'язкового розгляду керівництвом організації відповідно до розподілу обов'язків;

• не вимагаючи резолюції керівництва і що направляються в структурні підрозділи виконавцям.

При розгляді документа враховується:

• важливість його вмісту;

• складність і новизна поставлених питань;

• суспільне положення автора документа, місце управління-відправника в структурі управління;

• термін виконання документа;

• вид документа: закон, розпорядження, лист, звіт і т. д.

В цілях оптимізації документопотоку доцільно встановити єдиний лад передачі документів для обробки, наприклад, через особу, відповідальну за забезпечення документації в структурному підрозділі.

Значну частину документообігу організації складають різного роду проекти документів, що вимагають узгодження, підписання або твердження. Хоча всі ці етапи оформлення документів можуть бути закріплені в Табелі форм документів, здійснюються вони, як правило, співробітниками підрозділу, що готує документ, а служба ДОУ лише контролює терміни і правильність (повноту) їх оформлення при реєстрації.

Для оптимізації і скорочення документопотоків доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), в яких в наочній графічній формі визначена послідовність підготовки проектів найбільш поширених документів, їх узгодження, підписання і твердження. На схемах можуть вказуватися альтернативні вирішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб і навіть годинник прийому з даного питання.

Експедиційна обробка документів, що відправляються, включає сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу у відділення зв'язку. Вона здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, що діють, і повинна проводитися того ж дня або не пізніше за наступний робочий день.