10. Дальнейшее развитие и финансирование проекта

«Постой, не тебе ли на прошлой неделе Я выслал три пары отличных калош? Ах, те, что ты выслал на прошлой неделе, Мы давно уже съели. И ждем не дождемся, когда ты пришлешь К нашему ужину дюжину Новых отличных и сладких калош!» (К.И.Чуковского «Телефон»)

Учтите: ни один заказчик не горит желанием Вас "усыновить". Обычно все желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода, обеспечиваемого грантом.

Заверений, что Вы будете стремиться найти нового донора, недостаточно. Вы должны представить план, который, насколько возможно, убедил бы донора, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта. Если Вы не уверены в получении средств, то что будет потом, когда ваш проект будет раскручен? Может быть, нынешнее финансирование вообще не пойдет вам впрок, если в будущем году вам потребуется запрашивать еще большие суммы.

В краткой форме изложите эффективность проекта в долгосрочной перспективе. Как выполнение проекта повлияет на ситуацию в регионе, что изменится в результате реализации проекта.

Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т.п.? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования?

Если у организации есть определенные договоренности, соглашения с организациями, структурами на продолжение деятельности, то их следует перечислить. Имеются ли рекомендательные письма и письма поддержки

Если проектом не предполагается продолжения деятельности по завершении проекта, нужно показать, как будут использованы полученные знания, опыт, как изменившаяся ситуация повлияет на целевую группу и т.д.

Главная мысль этой части заявки - как и за счет каких средств предполагается продолжать деятельность по окончании финансирования, полученного в рамках данного конкурса.

11. Бюджет (смета проекта)

«Будьте честны перед самим собой» (Сенека)

Бюджет, или смета расходов, - возможно, самая главная часть заявки. Не всегда требуется подробно описывать существующую проблему, не все доноры дотошно интересуются применяемыми Вами методами, однако бюджет просматривают все.

Этот раздел составляется параллельно с написанием самого проекта. Как правило, одним из условий финансирования проекта является привлечение организацией-заявителем собственных средств. Эта цифра не должна быть меньше 30% (зависит от условий конкурса).

Чем больше привлеченных средств, тем больше вероятность получения гранта.

Пример:

Размер гранта составляет - 100000 рублей

Привлеченные средства не менее - 30000 рублей

Общий бюджет проекта - 130000 рублей

Зачем нужно указывать сумму и долю, вносимую за счет Ваших ресурсов? На то есть несколько причин. Прежде всего, заказчикам важно знать, что Вы вносите свой материальный вклад в проведение работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то свои ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает им возможность оценить полную стоимость Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволят грантодателю оплатить Ваш проект лишь частично и направить больше денег на другие проекты.

Бюджет отражает программную деятельность, его нельзя рассматривать отдельно от текста заявки. Если в бюджете предусмотрено большое количество поездок, приобретение дорогостоящего оборудования, и т.д. – это всего лишь отражение того, что обосновано и аргументировано в тексте заявки. Полноценная заявка должна «приводить» содержание к бюджету, а не наоборот. Если в заявке приведены все обоснования по привлечению дорогостоящей техники, бюджет это должен отражать. Особое внимание эксперты обращают на то, насколько точно в заявке определяются затраты на те или иные виды деятельности. Не являются ли статьи чрезмерно «раздутыми», т.е. завышенными? Эффективен ли проект с точки зрения расходования финансовых средств?

Для составления бюджета необходимо собрать всю необходимую информацию: стоимость оборудования, размер оплаты труда штатных и привлеченных специалистов, добровольцев, если проектом предусматриваются командировки, то - проезда, проживания в том городе, куда отправляется специалист, стоимость аренды и канцелярских товаров, услуг и т.д.. Если Вы не можете дать точную стоимость, или не уверены, что она не изменится к моменту начала работы по проекту, укажите приблизительную и объясните, каким образом произведен расчет. Определите временные рамки бюджета. Шаг за шагом покажите, как будут использоваться средства на протяжении реализации проекта. Учитывайте возможные последствия инфляции и задержки с выплатой средств. Если привлекается специалист из другого региона или города (например, Москвы) нужно обосновать – почему не местный? Если приглашаются местные специалисты, соответствует ли заработная плата среднему уровню в регионе? Если нет - объяснить, на основании каких расчетов определена сумма. Если проект направлен на апробирование новых технологий и созданий моделей, пояснить - какова будет себестоимость услуги, мероприятия. То, как используются организацией различные коэффициенты расходов (нормы суточных, средняя стоимость аренды помещения, гонорары специалистам, стоимость материалов и оборудования), свидетельствует о профессионализме организации, подающей заявку.

В бюджете необходимо указать другие источники финансирования – привлеченные средства. Просчитайте труд добровольцев (волонтеров), средства и услуги, которые Ваша организация или другая предоставляет бесплатно (возможность аренды помещения или оборудования, связи, т.д.) Это все представляет собой расходы, которые организация несла, если бы они не предоставлялись бесплатно.

В бюджете важны аккуратность расчета, приведение обоснований, аргументов, подтверждающих документов, в то же время не следует «перегружать» бюджет деталями, предлагая такую степень прогнозирования расходов, которая не может быть выполнена. Это тоже показатель нереалистичного бюджета.

Как правило, бюджет составляется в соответствии с определенной формой и требованиями конкурса, составляется обычно в валюте страны, которая предоставляет финансирование.

Внимание!

Наиболее распространенная ошибка при составлении бюджета – несоответствие бюджета - программной части, календарному плану проекта и его задачам, слишком затратная часть расходов и неравномерность их распределения.

Бюджет состоит из следующих статей:

• Оплата труда (штатных работников, экспертов, консультантов + налоги, необходимо учесть уровень инфляции).

• Прямые расходы (аренда помещения, коммунальные платежи, закупка или аренда оборудования или транспортных средств, канцелярских товары, публикации, связь, оплата юридических услуг, почтовые расходы, командировочные расходы).

• Непрямые расходы (банковские комиссионные сборы)

Прежде чем Вы начнете распределять деньги по статьям бюджета, постарайтесь привлечь к его разработке квалифицированного бухгалтера. Он поможет вам определиться с суммами налоговых выплат, величиной собственного вклада, кодами бюджетной квалификации и т.п.

ОПЛАТА ТРУДА

В этой статье отражается оплата труда штатных сотрудников и привлеченных специалистов, экспертов, консультантов. Иногда организация – заказчик устанавливает максимальный процент от суммы гранта, который может быть израсходован на данную статью (например, 20%). Если таких ограничений нет, то необходимо рассчитывать уровень оплаты труда штатных работников и гонорара привлеченных работников в соответствии с процентом занятости по проекту. Отдельной статьей включаются обязательные налоги и отчисления с фонда оплаты труда. В том случае, если эти отчисления превышают 38,5%, необходимо предоставить информацию о том, из чего складывается эта сумма. Подоходный налог и отчисления в пенсионный фонд учитывается в сумме оклада или гонорара. В том случае, если штатный сотрудник, помимо определенной функции в проекте, проводит семинары или оказывает консультации, в бюджете отражается только одна позиция, а все виды деятельности учитываются при определении суммы заработной платы, и описываются в разделе «Управление проектом - Обязанности сотрудников».

Оплата труда штатных работников рассчитывается:

• при условии совмещения деятельности по основному месту работы - сумма месячной зарплаты умножается на процент времени занятости по работе с проектом.

• при условии если работник занят в работе над проектом постоянно, то для расчета берется средняя ставка оплаты труда по этой специальности или средняя зарплата по отросли.

Оплата труда внештатных работников (консультанты, эксперты и т.д.) исчисляется:

• Стоимость одного часа по основному месту работы умножается на количество часов занятости по проекту (например, зарплата 4500руб. делим на 22,5 рабочих дня в месяц и делим на 8 часов получаем стоимость 1 часа 25 руб.)

Оплата волонтерского труда (добровольный труд) рассчитывается как описано выше, либо для детей или неквалифицированных специалистов установлена стоимость 1 часа работы в сумме 7-10 рублей. Налоги на данную категорию работников не начисляются. Если Вы используете работу добровольцев, то вы обязаны будете документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Ведите подробные записи обо всей проделанной ими работе.

ПРЯМЫЕ РАСХОДЫ

• Аренда помещений

Сюда может относиться как аренда офиса под деятельность проекта, так и помещений для проведения мероприятий (семинаров, круглых столов, выставок и т.д.). Необходимо указать систему расчетов: для аренды офиса - это стоимость аренды 1 квадратного метра, общая площадь помещения и количество месяцев; для других мероприятий – стоимость аренды в час/день и количество часов/дней.

• Канцелярские и расходные материалы для оборудования

Указывается наименование товара, количество, цена за единицу, общая сумма, в каком мероприятии используются.

• Приобретение учебных материалов или печатных изданий

Наименование издания и количество, с какой целью.

• Почтовые и иные коммуникационные расходы

Необходимо показать расчет по месяцам и объему пересылки. Если предусматриваются средства на использование электронной почты и интернета, то необходимо предоставить прайс-лист провайдера.

• Командировочные расходы

Необходимо показать, на какие поездки, и для каких участников проекта требуются средства. Стоимость проезда и проживания рассчитывается на основании фактической собранной информации, размер суточных определяется на основании учетной политики и российских норм.

• Оборудование

Большинство организаторов конкурсов финансирует приобретение стандартного офисного оборудования, к которому относятся компьютер, принтер, факс, копировальный аппарат, сканер, телефон, модем. Эти требования обычно присутствуют в стандартном пакете документов для грантозаявителей. Если таких ограничений нет, и у организации существует потребность в покупке магнитофона, телевизора и т.д., все будет зависеть от того, насколько аргументировано и обосновано это в тексте заявки. Иногда фонды устанавливают процент или максимальную сумму для данной статьи.

ПРОЧИЕ РАСХОДЫ

• Банковские услуги

Указывается процент от суммы гранта в соответствии с договором с банком. Также необходимо представить тарифы банка.

Внимание!

На все виды данных расходов должны быть соответствующим образом оформленные финансовые документы.

Главный вопрос данного раздела - являются ли позиции бюджета отражением затрат по ведению деятельности, описанной в проекте.

Пример: Бюджет проекта

Утверждаю

_______________

___________ 2003г.

м.п.

Наименование статьи	Код бюджетной классификации	Всего	Запрашиваемые средства	Имеющиеся (привлеченные) средства	Источник финансирования имеющихся средств
Оплата труда
1.Оплата труда штатных работников проекта	1101000	36375	32000	4375	бюджет район
Начисления на оплату труда штатным сотрудникам (35,8%)	110200	13024	11458	1566	бюджет район
2.Оплата труда внештатных работников (эксперты, консультанты, др. специалисты) за предоставляемые услуги	110104	14100	12100	2000	бюджет района
2.Оплата труда внештатных работников (эксперты, консультанты, др. специалисты) за предоставляемые услуги	110104	14100	12100	2000	волонтерский труд
Начисления на оплату труда(35,8%)	110200	5047	4331	716
3.Волонтерский труд		16196		16196	волонтерский труд
Всего по оплате труда		84742	599889	24853
Прямые расходы
Оплата коммунальных услуг	110700	7200		7200	бюджет района
Приобретение расходных материалов	110300	22230	22230
Расходы на командировки	110400	1000	1000
Оплата транспортных услуг	110500	3200	3200
Оплата услуг связи	110600
Приобретение предметов длительного использования и оборудования	240100	16174	9570	6604	ЗАО «Уралсвязьинформ»
Прочие расходы	111000	1000	1000
Всего прямые расходы		50804	37000	13804
Непрямые расходы		1600	1600
Всего расходов по проекту		137146	98489	38657

Проект составил бухгалтер

Комментарии к бюджету должны включать все расчеты и описание статей расхода по бюджету, подробное объяснение предполагаемых затрат. Зарплата основных исполнителей и консультантов проекта должна соответствовать резюме, профессиональному уровню и объему занятости по проекту. Если в рамках деятельности планируются командировки, необходимо объяснить их количество и продолжительность. Стоимость аренды помещения должна включать стоимость арендной платы за квадратный метр и указание общего метража арендуемого помещения. Затраты на проведение мероприятий должны быть указаны из расчета стоимости на 1 участника. Если приобретается фотопленка, видеокассеты или любой другой товар, необходимо обосновать количество, стоимость и объяснить, для реализации какой части проекта, или какого вида деятельности они нужны организации.

Если в проекте заявлены обучающие программы (учебный курс, семинары, конференции), то необходимо представить подробный учебный план (программу), критерии и механизм отбора участников, резюме ведущих учебных курсов.

При составлении заявок на издание печатных материалов необходимо представить информацию о целевой аудитории, примерное содержание выпусков, тираж и план распространения.

Если реализация проекта предполагается совместно или с привлечением других организаций, то необходимо представить информацию об этих организациях и подробно расписать те части проекта, которые будут ими выполняться.

Внимание! Критерии оценки бюджета:

• Четко разграничиваются средства, получаемые по гранту и из других источников.

• Соответствует описательной части заявки.

• Сумма достаточна для обеспечения всех работ, указанных в описательной части заявки.

• Включает все статьи, финансируемые по гранту.

• Включает все статьи, финансируемые из других источников (в том числе из собственных ресурсов заявителя).

• Включает все виды работ на добровольной безвозмездной основе.

• Отделяет расходы на налоги от заработной платы.

• Включает оплату консультантов и других работников по контракту.

• Отделяет оплату труда от прочих прямых расходов.

• Включает все непрямые расходы, если нужно.

• Учитывает текущий уровень инфляции

• Имеет подробные комментарии.

• Бюджет утверждается руководителем проект,, заверяется печатью (вверху) и подписывается бухгалтером (внизу)

Дополнительная информация (если требуется)

Сюда можно включить информацию о наличии частей проекта, финансируемых из других источников с указанием источника финансирования, суммы или вклада (если вклад не в денежной форме).