6. Составление плана работы

«Мы лучше всего учим тому, чему нам самим нужно больше всего научиться» (Р.Бах)

«Я беру на себя смелость утверждать, что люди лучше умеют составлять планы, нежели выполнять их» (Ж. Лабрюйер)

План реализации любого социального проекта должен обладать указанными ниже свойствами до того, как вы начнете его осуществлять:

• План должен быть сформулирован в четких и ясных выражениях, написан конкретно, с указаниями точных цифр и дат. Например, силами команды из 6 человек (перечисляются члены команды) посадить аллею из 50 деревьев на улице А.С.Пушкина - срок выполнения до 30 октября 2003 г., ответственный - Т.Петрова, привлекаемые ресурсы - саженцы предоставлены отделом благоустройства города.

• План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо человек. У вас просто не хватит времени. Проект не должен стать для вас чрезмерной нагрузкой, психологической обузой, при одной мысли о которой у вас будет портиться настроение.

• План должен быть написан, т.е. зафиксирован на бумаге. То, что не написано, не является планом, так как такую работу очень трудно контролировать. Кто-то может просто забыть то, что вы наметили (спланировали), а кто-то будет делать совсем другое, думая, что именно об этом вы и договаривались.

• План должен быть составлен сообща и принят всеми людьми, которые будут нести ответственность за его осуществление. Чем больше высказываний и замечаний прозвучит на этапе подготовки и обсуждения, тем больше шансов, что составленный план будет реален и главное - выполнен.

• Очень важно определить персональную ответственность каждого члена команды за выполнение пунктов плана, но только один человек должен отвечать за его полное осуществление – руководитель проекта. Он наделен правом требовать от остальных членов команды выполнения тех разделов плана, за которые они персонально отвечают. Поэтому желательно наличие достаточного количества профессиональных и опытных сотрудников.

• План должен касаться не только конечных результатов (то есть достижения цели), но и путей их выполнения (то есть решения конкретных задач, с помощью которых и достигается указанная цель).

• По каждому пункту плана необходимо указать все, что необходимо для его реализации, соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности (материальных, финансовых, человеческих) с количественными и качественными показателями. Любое запланированное мероприятие должно быть обеспечено всем необходимым. Разумеется, это требует тщательной проработки, анализа, расчетов, поиска источников получения необходимых ресурсов и т.д. Но без решения всех этих вопросов ваш план будет заранее обречен на неудачу.

• Индивидуальные планы членов команды должны быть включены в общий план работы над проектом. Это поможет каждому члену команды, проявить себя и внести свой вклад в общее большое и нужное дело.

• Обязательно продумайте, чем будет подтверждено выполнение запланированных мероприятий вашего плана. Это могут быть списки участников, анкета опросов, видео, аудио, фото материалы, продукт творческой деятельности и т.п.

Основной критерий составления плана – соответствие цели, задачам и методам проекта, реалистичность, выполнимость. Неопытность организации всегда просматривается в неумении распределить время при планировании на подготовительную работу, проведение самого мероприятия, оценку и отчетность. В заявке вряд ли должны быть перечислены все мероприятия до мельчайших подробностей, но ключевые, взаимосвязанные должны быть учтены обязательно. В этом случае у эксперта появляется уверенность, что проект будет выполнен.

При разработке этого раздела следует обратить внимание на наличие плана – графика реализации проекта, который поможет вам равномерно распределить мероприятия по всему сроку реализации проекта, согласовать по времени все разделы и мероприятия плана. От четкости и согласованности действий всей команды, каждого ее члена во многом зависит успех всего социального проекта. Очень важно таким образом распределить все планируемые мероприятия, чтобы на подготовку каждого из них было достаточно времени. При этом следует иметь в виду, что на подготовку различных мероприятий плана требуется различное время. Например, подготовка информационных материалов о предстоящей акции потребует нескольких недель работы в библиотеке, а сама акция может занять всего несколько дней или даже часов. Имейте это в виду при составлении временного графика выполнения как подготовительных, так и основных мероприятий.

Для примера приводим планирование по методу Ганта (на графике цифрами выделены дни проведения ключевых мероприятий).

Мероприятия плана

Месяцы и Недели

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

1.

Х

Х

Х

Х

4

2.

Х

Х

Х

11

Х

Х

Х

Х

Х

Х

3.

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

15

4.

Х

Х

Х

Х

Х

Х

31

Х

5.

Х

Х

Х

24

Х

Х

Х

Х

Х

Х

17

6.

Х

Х

Х

Х

Х

7.

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Такое уточненное расписание (временной график) дает возможность оптимально распределить объем работы, не перегружая отдельные недели, а спокойно и равномерно двигаться к намеченной цели. График позволяет увидеть наиболее интенсивные периоды работы по проекту, но он служит только дополнением к обычному плану, содержащему полную информацию планируемой работы.

№ п/п

Наименование этапов

Содержание работы (мероприятия)

Чем заканчивается этап (результат)

Срок исполнения

Исполнитель (ответственный)

Чем будет подтверждается результат

Стоимость работы, тыс.р.

Внимание!

1. В плане не может быть мероприятий, не определенных задачами и целями проекта, а также необеспеченных сметой проекта.

2. Если такие мероприятия все-таки появились, то необходимо менять задачи, описание проекта и бюджет.

3. Как правило, финансирование проекта производится поэтапно, поэтому мероприятия плана должны соответствовать графику финансирования