Лабораторная работа № 1
Создание базы данных
Цель работы: Научиться создавать базу данных.
Теоретические сведения
Работа в ACCESS
1.1. Введение
Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД). Согласно этой концепции, основой современной технологии являются данные, которые должны быть организованы в БД с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей.
Увеличение объёма и структурных сложностей хранимых данных, расширения круга пользователей информационных систем привело к созданию удобных средств интеграции хранимых данных и управление ими – систем управления базами данных (СУБД).
СУБД Microsoft Access – один из наиболее современных программных продуктов, применяемых для создания, хранения и обработки баз данных в экономике, управлении, справочной службе и других областях.
1.2. Что такое базы данных?
В самом общем смысле база данных – это набор записей и файлов, организованных специальным образом. Один из типов базы данных – это документы, набранные с помощью текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип – файлы электронных таблиц, объединяемые в группы по характеру их использования. Иногда решаемая задача становится слишком большой, т.е. необходимая информация разбросана по сотням текстовых файлов и электронным таблицам. В этом случае возникают проблемы : 1) Как сохранить связи между файлами при вводе новой информации? 2) Как убедиться, что данные вводятся правильно? 3) Что делать, если одна и та же информация может потребоваться сразу нескольким пользователям и др. Для решения подобных проблем необходимы системы управления базами данных.
Почти все современные системы основаны на реляционной модели управления базами данных. Названия «реляционная» связана с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту.
1.3. Архитектура Microsoft Access
Работая в Access, можно пользоваться всеми удобствами, предоставляемыми Windows и других приложений, например Excel или Word. Имеется в виду, что работа с окнами, меню, панелями инструментов, операциями «Вырезать», «Копировать», «Вставить» в СУБД точно такая.
Microsoft Access называет объектами всё, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули.
Таблицы – объекты, которые определяются и используются для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определённого типа. Она содержит поля (столбцы), и записи (строки), где собрана вся необходимая информация об объекте.
Запросы – объекты, которые позволяют пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкция SQL. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц.
Формы – объекты, предназначенные в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для удобного представления данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.
Отчёты – объекты, предназначенные для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения
Макросы – это объекты, представляющие собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определённое событие.
Модули – объекты, содержащие программы, написанные на языке Visual Basiс для приложений, которые позволяют разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения.
1.4. Создание новой базы данных
После запуска Microsoft Access (будем рассматривать версию 2003 года) на экране появляется окно, имеющее вкладку, изображенную на рис.1.1. Это окно имеет несколько возможностей, в том числе: открыть существующую базу данных или создать новую.
Рис. 1.1 Начальное окно Access Рис. 1.2 Окно Создание файла
Чтобы создать новую базу данных следует дважды щелкнуть на пиктограмме «Создать файл…», в результате чего появляется новая вкладка «Создание файла» - рис. 1.2. Выберем пункт «Новая база данных». Система Access предоставляет пользователю диалоговое окно (рис. 1.3), при помощи которого следует выбрать папку, в которой будет создаваться БД; в поле «имя файла» нужно указать имя создаваемой базы, нажать кнопку «Создать».
Рис. 1.3 Диалог создания новой БД
Начинающий пользователь может с помощью мастера баз данных без всякой предварительной подготовки создать приложение Access на основе любого из более чем двадцати шаблонов, имеющихся в Access. Для этого в окне (рис.1.4) установить переключатель Создание таблицы с помощью мастера и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. В открывшемся окне (рис.1.5) необходимо щелкнуть по значку выбранного шаблона (Список Образцы таблиц) и отобрать необходимые поля из списка Образцы полей при помощи кнопки «>». В окне Создание таблицы с помощью мастера можно также переименовать отобранные поля или отменить выбор поля при помощи кнопки «<».
Рис. 1.4 Режимы создания таблицы
После этого следует нажимать кнопки Далее→Далее →…→Готово ,где последовательно выбираются имена таблиц, ключевые поля, режим заполнения таблицы и др.
Рис. 1.5 Создание таблицы при помощи мастера
В случае, если ни один из имеющихся шаблонов не устраивает пользователя, создается своя пустая база данных. Для этого в окне Режимы создания таблицы выбирается режим Создание таблицы путем ввода данных или Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 1.4)
Если выбран режим Создание таблицы путем ввода данных, то на экране появится пустая таблица, в которую можно вводить различные типы данных: текст, числа, даты, денежные значения. Но, в отличие от электронной таблицы, например, Excel в нее нельзя вводить вычисляемые выражения.
Для сохранения таблицы необходимо нажать кнопку Сохранить и определить первичный ключ. При этом можно принять предложение Access, которое добавит поле с именем Код и назначит ему специальный тип данных Счетчик, генерирующий уникальный номер для каждой строки таблицы.