Тема 1. Організація бухгалтерського обліку виконання кошторисів бюджетних установ. План

1. Предмет і метод бюджетного обліку.

2. Кошторис бюджетної установи, його структура та значення для обліку використання бюджетних коштів.

3. Задачі бухгалтерського обліку виконання кошторисів бюджетних установ.

4. Меморіальні ордери - накопичувальні відомості, їх призначення. Порядок їх ведення і зберігання.

5. Первинні бухгалтерські документи з обліку виконання кошторисів бюджетних установ, їх значення та порядок оформлення і зберігання.

6. Основні положення з організації обліку виконання кошторисів бюджетних установ. Права та обов’язки головних бухгалтерів централізованих бухгалтерій та бюджетних установ.

7. Бухгалтерський баланс бюджетної установи.

8. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, його побудова та застосування.

Бухгалтерський облік виконання кошторисів бюджетних установ відрізняється від обліку господарської діяльності підприємств виробничої сфери, що зумовлено специфікою їх діяльності. Бюджетні установи фінансуються за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, які надаються їм безповоротно.

Предметом бюджетного обліку є процес виконання кошторисів бюджетних установ.

Методом бюджетного обліку є сукупність прийомів і способів, які використовуються для відображення операцій з виконання кошторисів бюджетних установ. К ним відносяться: подвійний запис, інвентаризація, узагальнення в відомостях, звітності, балансі.

Об’єктами бюджетного обліку є:

-доходи і видатки бюджетних установ;

-грошова готівка;

-кошти в розрахунках;

-матеріальні цінності бюджетних установ і т.ін.

Кошти з бюджету на утримання установи та проведення різних заходів виділяються на підставі затвердженого кошторису.

Кошторис бюджетних установ є основним плановим документом, який надає повноваження бюджетній установі щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення цілей, визначених на рік відповідно до бюджетних призначень.

Кошторис має дві складові:

- загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією на виконання бюджетною установою основних функцій;

- спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією на здійснення відповідних видатків згідно із законодавством, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов’язаних з виконанням установи основних функцій.

Форма кошторису затверджується Міністерством фінансів України.

Порядок складання кошторису бюджетними установами України регламентує «Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ», затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. № 228.

Завданнями бюджетного обліку є:

• точне виконання кошторисів бюджетних установ;

• дотримання фінансово-бюджетної дисципліни і найсуворішого режиму економії у витрачанні бюджетних коштів;

• охорона майна,державної власності;

• мобілізація коштів і виявлення додаткових доходів.

Основною формою бухгалтерського обліку в бюджетних установах є меморіально-ордерна форма. В основу меморіально-ордерної форми обліку покладено принцип хронологічного запису. Цей принцип визначає порядок групування первинних документів за датою.

З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку Державного казначейства України від 27.07.2000 р. №68 затверджена Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їхнього складання.

При меморіально-ордерній формі перевірені і прийняті до обліку документи систематизуються по датах здійснення операцій і оформляються меморіальними ордерами - накопичувальними відомостями, яким привласнюються наступні постійні номери:

• меморіальний ордер 1 – накопичувальна відомість по касових операціях (ф.380);

• меморіальний ордер 2 - накопичувальна відомість руху коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) (ф.381);

• меморіальний ордер 3 - накопичувальна відомість руху коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства (установах банків) (ф.382);

• меморіальний ордер 4 - накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами (ф.408);

• меморіальний ордер 5 – звіт розрахункових відомостей по заробітній платі і стипендіями (ф.405);

• меморіальний ордер 6 - накопичувальна відомість по розрахунках з іншими кредиторами (ф.409);

• меморіальний ордер 7 - накопичувальна відомість по розрахунках у порядку планових платежів (ф.410);

• меморіальний ордер 8 - накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами (ф.386);

• меморіальний ордер 9 - накопичувальна відомість про переміщення і вибуття необоротних активів (ф.438);

• меморіальний ордер 10 - накопичувальна відомість про вибуття і переміщення МШП (ф.439);

• меморіальний ордер 11 - звіт розрахункових відомостей про надходження продуктів харчування (ф.398);

• меморіальний ордер 12 - звіт розрахункових відомостей про надходження продуктів харчування (ф.411);

• меморіальний ордер 13 - накопичувальна відомість витрати матеріалів (ф.396);

• меморіальний ордер 14 - накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ; (ф.409);

• меморіальний ордер 15 – звіт відомостей по розрахунках з батьками за утримання дітей (ф.406);

Меморіальні ордери складаються у міру здійснення господарських операцій, але не пізніш як наступного дня після отримання документів.

У кінці місяця за меморіальними ордерами підбиваються підсумки. Оформлені належно меморіальні ордери підписують виконавець, особа, що перевірила меморіальний ордер, та головний бухгалтер. Після процедури заповнення та остаточного оформлення меморіальні ордери реєструються у книзі «Журнал - Головна» (ф. 308).

За дотриманням правил бюджетної дисципліни і правильну організацію бухгалтерського обліку в бюджетних установах відповідальність несуть керівник установи і головний бухгалтер. Головний бухгалтер повинен керуватися Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 ХІV, іншими нормативними актами вищих органів державної влади і управління, вказівками та інструкціями ДКУ. В цих документах визначені обов’язки, права і відповідальність головного бухгалтера за правильну організацію обліку, які поширюються на працівників облікової служби підприємств, установ і організацій, незалежно від форми власності і форм господарювання.

Первинний документ – підтвердження в письмовій формі факту здійснення операції.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.

Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація — першим етапом облікового процесу.

Зведений обліковий документ — це документ, складений на підставі декількох первинних документів для використання їх для контролю та впорядкування оброблення даних.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’яз­кові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату і місце складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

• особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути не документальною — не закріпленою, та документаль­ною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі.

Матеріальний об’єкт, спеціально призначений для запису, збе­рігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації.

Первинні документи, що надійшли в бухгалтерію, піддаються перевірці по формі і змісту, тобто контролюється операції вимогам діючого законодавства, логічне ув’язування окремих показників.

Перевірені і прийняті до обліку документи систематизуються по датах здійснення господарських операцій (у хронологічному порядку) в облікових реєстрах.

Серед особливостей організації бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях можна виділити функціонування централізованих бухгалтерій.

Централізована бухгалтерія створюється у випадку, якщо в районі діє кілька невеликих бюджетних установ одного профілю. Централізовані бухгалтерії створюються при виконкомі ради народних депутатів або при його управлінні на підставі рішення виконкому відповідної ради для ведення обліку виконання бюджету і кошторисів витрат установ, складає кошториси і бухгалтерську звітність,а також здійснює систематичний контроль за правильністю оформлення первинних документів, цілісністю коштів і матеріальних цінностей, їх інвентаризацією, ефективним використанням державних коштів.

Відповідно до Інструкції № 61, за керівниками установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, зберігаються права розпорядників коштів, зокрема укладати договори на постачання товарів і надання послуг і трудові угоди на виконання робіт, що повинні в обов’язковому порядку візуватися головним бухгалтером централізованої бухгалтерії; одержувати у встановленому порядку аванси на господарські й інші потреби і дозволяти видачу авансів своїм працівникам; дозволяти оплату витрат за рахунок асигнувань, передбачених кошторисом; витрачати відповідно до встановлених норм матеріали, продукти харчування й інші матеріальні цінності на потреби установи; затверджувати авансові звіти підзвітних осіб, документи по інвентаризації, акти на списання цінностей; вирішувати інші питання, що відносяться до фінансово-господарської діяльності установ.

Структура централізованої бухгалтерії може бути різною і залежить насамперед від обсягу і складності облікових робіт, розміру установи, а також від забезпеченості коштами для автоматизації обліку,і як правило, складається з наступних груп: розрахунків з робітниками та службовцями, матеріальної, фінансової, планової, зведеної звітності й аналізу. У залежності від робіт на тій або іншій ділянці можуть виділятися й інші групи, наприклад, для обліку продуктів харчування, медикаментів і перев’язочних матеріалів,капітальних вкладень та ін..

У бухгалтерському балансі бюджетних установ реалізується принцип двосторонності, який полягає в тому, що господарські засоби установи відбиваються у двох аспектах: за їхнім речовим складом (основні засоби, грошові кошти, матеріали тощо) та за джерелами їх формування, які можуть бути власними й залученими.

Усі бюджетні установи незалежно від їхнього профілю складають бухгалтерський баланс за формою № 1 згідно з Інструкцією «Про порядок складання у 2002 році квартальної фінансової звітності» установами й організаціями, що утримують кошти з державного та місцевого бюджетів, затвердженою Наказом Державного казначейства України від 29.03.2002 № 59.

Бухгалтерський баланс - це звіт про фінансовий стан установи, що відображає її активи, капітал і зобов’язання у синтезованому вигляді на певну дату.

Для поточного бухгалтерського обліку операцій в установах та організаціях, що утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів, застосовується План рахунків і порядок його застосування, затверджені наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 114. Усі рахунки згруповано в два розділи: 1 розділ - балансові рахунки, 2 розділ - позабалансові рахунки.

В основу Плану рахунків покладені Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку, а також План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 №291, з урахуванням специфіки діяльності бюджетних організацій.

План рахунків складається з 8 класів балансових рахунків і класу 0 «Позабалансові рахунки»:

Клас 1. Необоротні активи.

Клас 2. Запаси.

Клас 3. Кошти,розрахунки й інші активи.

Клас 4. Власний капітал.

Клас 5. Довгострокові зобов’язання.

Клас 6. Поточні зобов’язання.

Клас 7. Доходи.

Клас 8. Витрати.

Клас 0. Позабалансові рахунки.