3.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

В ООО «Каменское ХТП» применяется журнально-ордерная форма учета и отчетности, бухгалтерский учет и отчетность полностью автоматизирован с применением программы «1С Бухгалтерия 7.7.»

Аналитический учет по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику.

Аналитический учет по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” построен в двух измерениях: по субконто “Контрагенты” типа справочник “Контрагенты” и “Договоры” типа справочник “Договоры”. Справочник “Договоры” подчинен справочнику “Контрагенты”. Это означает, что каждое основание расчетов не существует само по себе, а связано с конкретным поставщиком или подрядчиком.

В предприятии ООО «Каменское ХТП» в рабочем плане счетов предусмотрены следующие субсчета к счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”:

- 60.1 Расчеты с поставщиками и подрядчиками за ТМЦ (в рублях).

На основании поступающих первичных документов поставщиков и подрядчиков, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов) в реестрах в течении месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику набирают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счет 60, ее оплату и др. в конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер, где на каждого поставщика отводят для этого одну строку. Разовые операции фиксируют в журнале сразу.

Порядок расчетов между предприятием и поставщиками и подрядчиками по внутрироссийским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ; по импортным поставкам - в соответствии с правилами международных расчетов.

Учёт расчётов с поставщиками материальных ценностей и услуг в предприятии ООО «Каменское ХТП» организуется на синтетическом счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете учитываются расчеты:

1. За полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п.

2. За товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили, т.е. так называемые неотфактурованные поставки.

3. За излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке, - когда фактическое количество поступивших ценностей превышает количество, указанное в расчетных документах поставщиков.

Таким образом, предметом договора являются полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п.

Излишки, выявляемые при приемке материальных ценностей, отражаются в первичных учетных документах. Так как появление излишков признается отклонением от нормального режима поставки, то применяются специальные формы первичных учетных документов, утвержденные Госкомстатом для предприятий и организаций различных видов деятельности.

4. За полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта).

5. За все виды услуг связи.

Синтетический учет расчетов с поставщиками в предприятия ведут в журнале-ордере № 6-АПК. Журнал-ордер №6 – комбинированный регистр, аналитический учет в котором организуется в разрезе каждого товаросопроводительного и платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца, а именно:

- по полученным товаросопроводительным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили;

- сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам – материалы поступили, а товаросопроводительные документы для оплаты их не поступили;

- сальдо на начало месяца по авансам выданным, когда материалы еще не поступили

Журнал-ордер №6 ведут линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных в журнале-ордере №6 записывают номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации и стоимость по платежному документу поставщика. Суммы по учетным ценам записывают независимо от вида поступивших ценностей общей суммой. Сумму претензий записывают на основе актов.

По выпискам банка производят отметку об оплате каждого платежного документа.

При наличии с по­ставщиками разовых операций записи оформляют непосредственно в журнал-ордер № 6-АПК. Если же с поставщиками в течение месяца ведутся систематические расчеты по многим операциям, то их предварительно накапливают в реестрах.

Журнал-ордер № 6-АПК по счету 60 "Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками" в предприятии открывают на год. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер.

На основании поступающих первичных документов постав­щиков в (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, дру­гих расчетных документов) в реестрах в течение месяца ООО «Каменское ХТП» делают записи в хронологическом порядке, т. е. по каждому поставщи­ку накапливают суммы расчетных операций по соответствую­щим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 из реестров пе­реносят в журнал-ордер № 6-АПК, где на каждого поставщика отводят одну строку.

Реестр применяют также при расчетах в порядке плановых платежей. В этих случаях над таблицей записывают сумму задолженности на начало отчетного периода и наимено­вание поставщика, а по строкам производят записи сумм по плановым платежам и по оприходованию поступивших матери­альных ценностей. Реестр в этом случае также открывают на год с переносом в журнал-ордер за каж­дый месяц оборотов по плановым платежам (дебет счета 60) и оприходованию материальных ценностей (кредит счета 60 и де­бет корреспондирующих счетов).

Неотфактурованные поставки (т.е. поставки, по которым не поступили сопроводительные документы) в журнале-ордере № 6-АПК в течение месяца фиксируют условно в оценке по планово-учетным ценам, а вместо номера сопроводительного документа в соот­ветствующей строке указывают букву "Н". По мере поступления счетов-фактур ранее записанные условные суммы сторнируют, а на основе полученных документов делают записи в общем по­рядке. Одновременно по строке, по которой товарно-материаль­ные ценности были отражены как неотфактурованные, указыва­ют номер строки, в которой сделана сторнировочная запись. Причитающиеся поставщикам и подрядчикам суммы связывают в журнале-ордере № 6-АПК в корреспонденции счетов, на которые должны быть отнесены соответствующие материальные ценности или затраты. Суммы оплаты относят на соответствующие счета отражают в специально разделе журнала-ордера "Отметки об оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам". При этом указывают дату оплаты, номер документа и кредитуемый счет.

В случае отсутствия средств на счете плательщика оплата пени поставщику за несвоевременный платеж относится на счет 99 «Прибыли и убытки».

Кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» только после того, как на склад покупателя поступили ТМЦ или приняты заказчиком работы, услуги.

Бухгалтер в ООО «Каменское ХТП» следит и своевременно списывает расходы, связанные с использованием различных видов услуг на убытки (счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»), списывают дебиторскую задолженность, безнадежную к получению из-за пропуска срока исковой давности или по другим причинам (когда не создан резерв по сомнительным долгам).

Суммы, принятые к платежу по кредиту счета 60, отража­ют в соответствующих графах журнала-ордера № 6-АПК по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших товарно-материальных ценностей; Если при приемке товарно-материальных ценностей обнаруживает­ся недостача, то наряду со слагаемыми покупной стоимости поступивших ценностей отдельно указывается сумма выявлен­ной недостачи.

В журнале-ордере № 6-АПК по товарам в пути установлен особый порядок учета. Суммы, оплаченные по расчетным до­кументам на материальные ценности, отгруженные поставщи­ками, но пока не прибывшие до конца месяца на склад пред­приятие, отражает только по дебету счета 60 в корреспонден­ции с кредитом счетов учета денежных средств.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете кредитуют согласно расчетным документам поставщика в пределах сумм акцепта. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76/2 «Расчеты по претензиям».

В конце месяца в журнале-ордере № 6-АПК выводят остат­ки: по дебету — суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту — суммы, причитающиеся к оплате поставщикам. По каждому корреспондирующему счету подсчитывают итоги и сверяют их с соответствующими данными в других учетных регистрах. Кроме того, по истечении каждого месяца выводят обобщенные сводно-контрольные данные о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками. Эти данные необходимы для расшифровки состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском балансе

Таким образом, при автоматизированной форме в учете расчетов с поставщиками совмещаются синтетический и аналитический учет, ликвидируется громоздкий учет по лицевым счетам организаций с составлением оборотных ведомостей, обеспечиваются наглядность и достоверность учета в результате применения позиционного способа записей в реестрах, а при необходимости и в самом журнале-ордере. В бухгалтерии хозяйства обязаны систематически следить за соблюдением расчетной дисциплины добиваясь своевременного взыскания дебиторской задолженности и погашения причитающихся кредиторам сумм. В установленные сроки хозяйства проводят инвентаризацию расчетов в соответствии с действующими правилами ее проведения.

При инвентаризации расчетов с покупателями и подрядчиками в ООО «Каменское ХТП», комиссия путем документальной проверки устанавливает правильность и обоснованность суммы дебиторской и кредиторской задолженности, включает сумму, по которой истекли сроки исковой давности. Для этого сверяют учетные данные счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с данными актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (по согласованию сторон акт сверки составляется организацией или ее контрагентом: поставщиком, покупателем, арендодателем, арендатором и т.д.), т.е. с каждого дебитора и кредитора. Форма акта сверки взаиморасчета не является унифицированным первичным документом, поэтому предприятие самостоятельно разработало и утвердило в учетной политике.

Согласно учетной политике срок проведения инвентаризации статей баланса 1 раз в квартал.

Акты сверок с контрагентами составляются в 2 экземплярах, один из которых регистрируется в специальном журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженности.

Второй экземпляр отправляется контрагенту для согласования. В момент получения ответа в указанном журнале по строке регистрация акта сверки в соответствующей графе делается отметка о результатах согласования данной сверки с этим контрагентом.

Выявление по итогам сверки расхождений рассматривают и по ним принимаются соответствующие решения. Если требование кредитора обоснованно, то в бухгалтерском учете оформляются корректирующие записи, посредством которых суммы задолженности становятся реальными.

Таким образом, при журнально-ордерной форме в учете рас­четов с поставщиками в ООО «Каменское ХТП» совмещаются синтетический и аналити­ческий учет. Обеспечи­вается наглядность и достоверность учета в результате приме­нения позиционного способа записей в реестрах, а при необхо­димости и в самом журнале-ордере № 6-АПК.

На счете 60 задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором, и ариф­метических ошибок счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Погашение задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 и кредиту счетов учета денежных средств (51, 52, 55) или кредитов банка (66, 67). Порядок бухгалтерских записей при по­гашении задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчетов.

Помимо указанных расчетов на счете 60 «Расчеты с поставщика­ми и подрядчиками» отражают выданные авансы под закупаемое иму­щество, а также прекращение обяза­тельств.

Выданные авансы учитывают по дебету счета 60 с кредита счетов учета денежных средств (51, 52 и др.).

В соответствии со (ст. 410, 414, 415, 419) ГК РФ, прекращение обязательств (помимо надлежащего исполнения) осуществляется по следующим основаниям: при зачете взаим­ных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридическо­го лица

Прекращение обязательств при зачете взаимных требований от­ражают по дебету счета 60 и кредиту счетов 62 «Расчеты с покупате­лями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и, кредиторами».

Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощенная сумма долга является прочим доходом и от­ражается по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы

Таблица 5

Схема бухгалтерских проводок по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками за декабрь 2010 г.

№	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Документ, на основании которых производятся бухгалтерские записи
		дебет	кредит
1	Оплата услуг э/энергии ОАО «Энергосбыт»	60-1	51	9400,00	Платежное поручение, выписка банка
2	Поступили материалы от Арктур-сервис плюс	10-3	60-2	1271,25	Счет-фактура, поступление МПЗ, накладная
3	Оплачена оставшаяся часть за материалы ОАО Удмуртагроснаб	60-1	51	14340,50	Платежное поручение, выписка банка
4	Оказаны услуги сторонними организациями ОАО «Волга – телеком»	44-1	60-1	500,00	Счет-фактура, накладная
5	Поступили товары от ООО «Бытовик»	41-1	60-1	14940,18	Счет-фактура, накладная

В представленной таблице отражены хозяйственные операции ООО «Каменское ХТП». С точки зрения бухгалтерского учета, проводки сформированы правильно, первичные документы соответствуют каждой хозяйственной операции.