Тема 1 «місце та роль обліку в інформатизації процесів управління господарством» (2 год.) лекція 1 «Місце та роль обліку в інформатизації процесів управління господарством»
Анотація
Форми обліку.
1.1 Характеристика сучасних форм обліку
В умовах ринкової економіки основним завданням будь-якого об’єкта господарювання (підприємства, організації, установи) є випуск продукції або надання послуг з метою отримання прибутку. Процес управління таким об’єктом унаочнює схема, наведена на рис. 1.1.
Рисунок 1.1 – Схема процесу управління суб’єктом господарювання
Як бачимо, цей процес є багаторівневим. Він потребує оперативного коригування початкового плану дій залежно від проміжного або кінцевого результату. Досягнутий же результат визначається шляхом реалізації функцій обліку та контролю. Не випадково, згідно з чинним законодавством України всі об’єкти управління незалежно від форм власності, виду діяльності, масштабності повинні забезпечити ведення обліку, а також подання у відповідні органи фінансової та статистичної звітності. На практиці це означає, що для будь-якого об’єкта, де здійснюється управління, функція обліку є обов’язковою.
По суті, облік – це процес, який складається з операцій нагляду, вимірювання та реєстрації фактів, процесів, діяння природи або суспільного життя. Нагляд зводиться до визначення змістової характеристики об’єкта обліку, яку необхідно обчислити, тобто до визначення предметної суті об’єкта обліку. Вимірювання – це відображення об’єкта обліку у певних одиницях вимірювання (натуральних, трудових, вартісних тощо). Реєстрація – це фіксація даних про предметну суть (властивості) об’єкта обліку.
Якщо облік здійснюється на об’єктах господарського характеру, то він називається господарським. Отже, господарський облік – це нагляд, вимірювання та реєстрація господарських фактів, які є дійсними явищами (споруди, машини, товари і т. ін.) чи дійсними процесами (купівля, продаж, виготовлення продукції) господарювання.
Господарський облік класифікується за різними ознаками. Так, за видами розрізняють оперативний, бухгалтерський та статистичний облік; за змістом – синтетичний та аналітичний облік; за характером – фінансовий та управлінський облік. Кожному виду господарського обліку притаманні свої завдання. Розглянемо їх.
Інформаційні потреби щогодинного, щозмінного та щодобового управління забезпечуються оперативним обліком і контролем. До них вдаються, коли виникає потреба в гнучкому чи постійному маневруванні, а також в оцінюванні процесу господарювання. Якщо ж необхідно отримати економічні показники, які характеризують закономірності та тенденції розвитку господарства, застосовується статистичний облік. Для отримання узагальнених економічних показників за звітний період і визначення на їх основі результатів господарської діяльності здійснюють бухгалтерський облік. Його основними ознаками є:
юридична доказовість;
безперервність;
вартісне вимірювання;
подвійне відображення стану і змісту господарських процесів – шляхом документування та використання балансового методу.
Згідно з міжнародними стандартами бухгалтерський облік за характером поділяється на фінансовий та управлінський.
Фінансовий облік призначено для формування вартісних показників господарювання, необхідних для підтримування зовнішніх зв’язків. Його повинні вести підприємства, установи, організації всіх форм власності, розмірів, видів діяльності тощо. Основними задачами фінансового обліку є:
повне і безперервне відображення на носіях даних усіх без винятку господарських операцій, що здійснювалися на об’єкті протягом звітного періоду;
складання встановленої органами державного управління фінансової та статистичної звітності.
Порядок ведення фінансового обліку та склад звітності регулюються державою, стандартами та керівними документами різних рівнів, економічні показники, які формуються в процесі здійснення фінансового обліку, є відкритими.
Управлінський облік здійснюється для забезпечення внутрішніх потреб суб’єктів підприємництва в інформації. Організація управлінського обліку є виключно справою суб’єкта підприємництва і спрямована на формування даних для прийняття управлінських рішень з метою оптимізації виробничої діяльності. Дані управлінського обліку є комерційною таємницею.
Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація нагромаджується та систематизується в облікових регістрах. Обліковий регістр – це спеціально складений за даними первинних бухгалтерських документів юридичний документ про господарський стан об’єкта та його зміни, призначений для подальшого складання бухгалтерської та фінансової звітності.
За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяються на хронологічні та систематичні. В хронологічних регістрах господарські операції фіксуються у певній послідовності і в момент їх здійснення. При цьому групування зареєстрованих даних не здійснюється. Систематичні регістри призначені для реєстрації господарських операцій у певній послідовності з певним групуванням однорідних за економічним змістом господарських операцій. Тобто вони складаються у розрізі об’єктів аналітичного та синтетичного обліку.
Для всіх суб’єктів господарської діяльності обов’язковими обліковими регістрами є журнал реєстрації господарських операцій та Головна книга.
Структура систематичних регістрів залежить від форми бухгалтерського обліку, під якою розуміють технологію та організацію облікового процесу (способи, техніку документування та облікової реєстрації). Форма бухгалтерського обліку впливає на структуру та зміст функціональної частини автоматизованих інформаційних систем обліку.
На підприємствах і в установах України застосовують такі форми бухгалтерського обліку:
меморіально-ордерну;
журнально-ордерну;
спрощену;
діалогову.
Меморіально-ордерна форма обліку (рис. 1.2) застосовується в невеликих бюджетних та кредитних установах. Її суть полягає у тому, що на основі первинних документів, згрупованих за певною ознакою, складаються меморіальні ордери, в яких проставляється кореспонденція рахунків.
Рисунок 1.2 – Меморіально-ордерна форма обліку
Складені меморіальні ордери реєструються в спеціальному журналі, який призначено для забезпечення контролю і перевірки повноти відображення господарських операцій на синтетичних рахунках. Водночас виконується рознесення даних з меморіальних ордерів на відповідні рахунки Головної книги.
Перевірка правильності ведення бухгалтерського обліку здійснюється по закінченні звітного періоду шляхом складання оборотних або сальдових відомостей за рахунками аналітичного обліку і звіряння їхніх підсумків з відповідними даними оборотних відомостей за синтетичними рахунками.
Сутність журнально-ордерної форми обліку (рис. 1.3) полягає у застосуванні журналів-ордерів і допоміжних відомостей, які є основними обліковими регістрами. Існує два варіанти журнально-ордерної форми обліку – повна форма і спрощена.
Журнал-ордер – це багатографний обліковий регістр, призначений для відображення кредитових оборотів на основному балансовому рахунку (дані у вартісній оцінці в розрізі дат і кореспондуючих рахунків вносяться в певний стовпець журналу-ордера з первинних документів). Порядок формування допоміжної відомості по рахунку аналогічний описаному вище, а відомість призначена для відображення дебетових оборотів на балансовому рахунку. Згідно із Законом «Про організацію бухгалтерського обліку в Україні» для ведення основних балансових рахунків при використанні повної журнально-ордерної форми обліку затверджено 18 форм журналів-ордерів і додаткових відомостей до них (використання спрощеної журнально-ордерної форми обліку передбачає вісім журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них).
Рисунок 1.3 – Схема журнально-ордерної форми обліку
Аналітичний облік у разі журнально-ордерної форми обліку здійснюється за показниками, які необхідні для контролю за рухом і наявністю ресурсів та формування звітності.
Записи в журнали-ордери та допоміжні відомості вносяться щоденно або в міру надходження первинних документів.
По закінченні звітного періоду підсумок кожного стовпця (кореспондуючого рахунка) журналу-ордера та допоміжної відомості переноситься в Головну книгу.
На підприємствах з простим процесом виробництва і невеликою кількістю господарських операцій, які функціонують у невиробничій сфері, для здійснення бухгалтерського обліку використовується спрощена форма обліку.
Малі підприємства (кооперативи, товариства з обмеженою відповідальністю) невиробничої сфери, які не мають власного майна і процес господарювання яких не пов’язаний з великими витратами матеріальних ресурсів, можуть вести облік усіх операцій тільки в журналі обліку господарських операцій (рис. 1.4).
Рисунок 1.4 – Схема спрощеної форми обліку, варіант «а»
При цьому журнал обліку господарських операцій складається за звітний період і є реєстром як синтетичного, так і аналітичного обліку, оскільки містить інформацію про наявність коштів на об’єкті та джерела їх виникнення.
Підприємствам, які мають майно і простий процес виробництва, для організації бухгалтерського обліку рекомендується спрощена форма обліку з використанням регістрів обліку майна (рис. 1.5).
Рисунок 1.5 – Схема спрощеної форми обліку, варіант «б»
Як регістри обліку майна виступають спеціальні відомості. Наприклад, відомість обліку основних засобів, амортизаційних відрахувань (форма № В-1); відомість обліку розрахунків з постачальниками (форма № В-7) і т. ін. Кожна відомість призначена для обліку операцій на певному балансовому рахунку, що використовується на підприємстві.
По закінченні звітного періоду підсумкові дані відомостей переносяться до «шахматки» (відомість за формою № В-9), а потім до оборотної відомості. Дані ж оборотної відомості використовуються для формування бухгалтерської та фінансової звітності.
Застосування нових інформаційних технологій у сфері господарського обліку сприяло виникненню нових форм обліку. Найпоширенішою серед них є діалогова форма.
Діалогова форма бухгалтерського обліку (рис. 1.6) характеризується тим, що всі господарські операції зі збирання, реєстрації та оброблення облікової інформації автоматизуються за участю апарата бухгалтерії. При цьому будь-які облікові дані після введення їх до електронно-обчислювальної машини (ЕОМ) можна відобразити в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.
Рисунок 1.6 – Схема діалогової форми обліку
Це найперспективніша форма обліку, яка характеризується такими ознаками:
автоматизована фіксація всієї облікової інформації на машинних носіях;
автоматизоване документування;
автоматизоване розв’язування облікових задач в регламентному та запитному режимах;
відображення результатів розрахунків не тільки у вигляді друкованих документів, а й у вигляді графіків, діаграм тощо.