МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПЕТЕРБУРГСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (ПГУПС—ЛИИЖТ)

ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Методические указания

Издание третье

Санкт-Петербург 2002

Приведены требования государственных стандартов, регламенти­рующих оформление рукописных, машинописных и подготовленных на ПЭВМ текстовых документов.

Предназначены дня студентов, профессорско-преподавательского со­става, научных работников, аспирантов и докторантов высших учебных за­ведений.

Методические указания разработали:

В.А. БОЛОТИН (гл. 3, 5, 6; прил. 2, 3, 5, 6, 9-13);

В.Б. ЕФИМОВ (введ.; гл. 1, 2, 4, 7, 8; прил. 1, 4),

В.П. ИГНАТЬЕВ А (гл. 12, 13; прил. 8);

Н.В. ФРОЛОВА (гл. 9, 10, 11; прил. 7).

Под общей редакцией В П. ИГНАТЬЕВОЙ

Издание третье, переработанное и дополненное

Редактор И.В. Фролова

Подписано в печать с оригинал-макета 02.04.02. Формат 60*84 1/16. Бумага для множ. апп. Печать офсетная. Усл. печ. л. 2,75. Уч. изд. л 2,75. Тираж 1000.

Заказ 379

Издательство Петербургского государственного университета путей сообщения. 190031, СПб., Московский пр., 9. Типография ПГУПС. 190031, СПб., Московский пр., 9.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….. 5

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВОГО ДОКУ­- МЕНТА 5

1. СТРУКТУРА И РУБРИКАЦИЯ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА 8

2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕФЕРАТА, СОДЕРЖАНИЯ, ВВЕДЕНИЯ И ЗА-­ КЛЮЧЕНИЯ 9

3. ОФОРМЛЕНИЕ ФОРМУЛ И ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ ФИЗИЧЕ-­ СКИХ ВЕЛИЧИН 9

2. ОФОРМЛЕНИЕ ИЛЛЮСТРАЦИЙ, ЧЕРТЕЖЕЙ И ПЛАКАТОВ.... .11

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ . 12

4. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ . 13

5. ОФОРМЛЕНИЕ ССЫЛОК . 13

6. ОФОРМЛЕНИЕ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ.... 14

10. ОФОРМЛЕНИЕ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО СПИСКА .15

11. ОФОРМЛЕНИЕ ПОПРАВОК ВСТАВОК, ВЫКИДОК 16

12. ВЫХОДНЫЕ СВЕДЕНИЯ НА ТЕКСТОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИЕ ИЗДАНИЮ 16

13. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ОРИГИ­- НАЛ-МАКЕТА 18

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 19

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Пример оформления содержания дипломного про-­ екта …….20

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Основные положения и требования Государствен-­ ного стандарта единиц физических величин 22

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Пример оформления текста с формулами .28

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Пример оформления иллюстрации 29

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Оформление рамок и размещение основной над-­ писи на чертеже .30

ПРИЛОЖЕНИЕ 6. Оформление основной надписи (углового штампа)

на чертеже .31

ПРИЛОЖЕНИЕ 7. Список наиболее употребительных и особых слу-­ чаев сокращений русских слов и словосочетаний . . 32 ПРИЛОЖЕНИЕ 8. Примеры оформления библиографического списка 35 ПРИЛОЖЕНИЕ 9. Оформление титульного листа пояснительной за­- писки к курсовому проекту и курсовой работе 40

ПРИЛОЖЕНИЕ 10.Оформление титульного листа отчёта по лабора-­ торной работе 41

ПРИЛОЖЕНИЕ П.Оформление титульного листа отчёта по произ-­ водственной практике _ 42

ПРИЛОЖЕНИЕ 12. Оформление титульного листа отчёта по учебной

научно-исследовательской работе 43

ПРИЛОЖЕНИЕ 13. Оформление титульного листа учебного реферата. 44

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

ББК — библиотечно-библиографическая классификация ВИНИТИ — Всероссийский институт научной и технической информа­ции

ГАСНТИ — государственная автоматизированная система научно-тех­нической информации ГР — государственная регистрация ЕСКД — единая система конструкторской документации ЕСТД — единая система технологической документации НТО— научно-техническое общество НИР — научно-исследовательская работа НИРС —; научно-исследовательская работа студента

УДК — универсальная десятичная классификации УИРС — учебная исследовательская работа студент»

ВВЕДЕНИЕ

Соблюдение нормативных требований при написании и оформлении текстовых документов способствует сокращению избыточности информа­ции, ускорению прочтения и исключению многозначности её восприятия, поэтому является обязательным [1], [2], [3].

Текстовым документом принято считать кандидатскую и докторскую диссертации, пояснительную записку к дипломному, курсовому проекту (работе), отчёт о научно-исследовательской работе (НИР), отчёт о научно-исследовательской или учебно-исследовательской работе студентов (НИРС, УИРС), о лабораторной работе, о производственной практике, учебный ре­ферат, расчёт или другой документ в рукописном или машинописном вари­анте либо выполненный на ПЭВМ с последующей распечаткой на принте­ре.

К оформлению текстовых документов предъявляют нормативные требования, регламентированные ГОСТ 2.105-79.

Рукописи и оригинал-макеты статей, брошюр, книг, учебников, учеб­ных пособий, методических указаний и т.п. документов, подготавливаемых к изданию, также являются текстовыми документами. К ним предъявляют дополнительные требования издательских стандартов [2], которые здесь не приводятся.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА

Текст документа выполняют на белых листах формата А4 (210 ^х 297 мм) в пределах рабочего поля, границы которого отстоят от краев листа: слева на 30 мм, справа на 10 мм, сверху на 15 мм, снизу на 20 мм. Никаких рамок, обозначающих границы рабочего поля листа, чертить не требуется.

Для разворотных таблиц допускается формат A3 (297 х 420 мм). При использовании плотной бумаги можно заполнять текстом оборотную сто­рону' листа.

Основной текст документа должен быть кратким, четким, не допус­кающим различных толкований. Все цитаты должны быть сверены с перво­источниками и приведены с соблюдением правил пунктуации.

Рукописный текст документа выполняют чернилами, шариковой или гелиевой ручкой, желательно чёрным цветом. Рисунки и разграфление таб­лиц в рукописных текстах допускается выполнять карандашом или тушью.

Абзацы в рукописных документах начинают с отступом 15 ... 17 мм от левого края поля, в машинописных - 5 знаков (пробелов) по всему тексту документа.

Все листы, на которых имеется какая-либо информация, должны быть пронумерованы постранично арабскими цифрами по порядку, начиная со второго листа до последнего.

Первой страницей во всех документах является титульный лист, на котором номер страницы не ставят. В пояснительной записке к курсовому проекту, в отчёте о лабораторной работе и других подобных документах допускается совмещение титульного листа с обложкой. В этом случае пер­вой считается страница, следующая за титульным листом-обложкой.

Номер каждой страницы проставляют в первой строке рабочего поля с выравниванием по правому краю или по центру. Пустые лицевые (нечёт­ные) и пустые оборотные (чётные) страницы не нумеруют. Литерная нуме­рация страниц, например: с. 32а, 32-6, не допускается. Между номером страницы и текстом должен быть межстрочный интервал, соответствующий основному шагу.

В качестве основного шага написания, набора или печати текстового документа может быть использован любой межстрочный интервал, но не менее, мм:

5 - для рукописных текстов;

4 - для машинописных текстов (шаг 1,5);

3,5 - при печати текстов на принтерных и других наборно-печатающих устройствах.

Иллюстрации (рисунки, графики, чертежи, фотографии), таблицы, приложения и задание входят в объём документа с соответствующими ссылками на них в тексте. Для обозначения в тексте таблиц и приложений используют их полное наименование, а для обозначения иллюстраций при­меняют сокращённое название. Рис.

Если документ содержит однотипные объекты ссылок (более одного), то их нумеруют арабскими цифрами в порядке упоминания в тексте. Сис­тема нумерации иллюстраций, таблиц и формул допускается либо сквозная в пределах всего документа, либо пораздельная (сквозная в пределах каж­дого раздела). Выбор системы нумерации объектов ссылок определяется размером документа. При сквозной нумерации объектов ссылок к их на­именованию добавляют порядковый номер, а при пораздельной — сначала номер раздела, затем точку и порядковый номер объекта ссылки в данном разделе, например: Таблица1, Рис. 1.1.

Формулы специально не обозначают и нумеруют арабскими цифрами в круглых скобках без указания слова формула, например: (1), (1.1), (3.4).

Тексты машинописные и подготовленные на ПЭВМ должны быть от печатаны на наборно-печатающих устройствах, обеспечивающих высоту строчных букв не менее 2,7 мм (шрифт 14 для текстового процессора «Mi- crosoft Word»).

Все машинописные и набранные на ПЭВМ тексты должны быть от­печатаны строчными буквами. Прописные буквы нужно употреблять в со­ответствии с правилами орфографии, а также в аббревиатурах и заголовках разделов.

Условные буквенные обозначения механических, химических, мате­матических и других величин должны соответствовать установленным стандартам. В тексте их проставляют без кавычек и скобок.

Знаки (буквы, символы, обозначения), отсутствующие на клавиатуре наборно-печатаюпдах устройств, должны вписываться от руки чернилами (пастой) чёрного цвета в оставленное в тексте место. Вписываемые знаки должны иметь размер не меньше использованного в наборе шрифта. Над­строчные и подстрочные индексы, показатели степени могут быть меньших размеров, но не менее 2 мм.

Особенно разборчиво в рукописный и машинописный тексты должны быть вписаны обозначения, сходные по начертанию, например:

σ («сигма» греч.) - б («бэ» русск.);

i («и» лат.) -j («йот» лат.);

р («ро» греч.) - р («эр» русск.) и др.

В тексте не допускается:

применять сокращения слов, кроме установленных правилами рус­ской орфографии и госстандартами (подробно см. гл. 9);

использовать в тексте (вне таблицы) математический знак «-» перед отрицательными значениями величин. Вместо этого знака следует писать слово минус;

употреблять без чисел математические и другие знаки, например: %, <, >, Ф, = < >, ±, §, №, -;

применять аббревиатуры стандартов (ГОСТ, ОСТ, СТП, СТ) без реги­страционного номера.

Нельзя заканчивать страницу заголовком текста, таблицы, иллюстра­ции. Не рекомендуется переносить на следующую страницу последнюю строку абзаца или заканчивать страницу первой строкой следующего абза­ца, оставлять в конце строки предлог, состоящий из одной буквы, с которо­го начинается предложение. В остальных случаях при переносе отдельных слов и текста необходимо руководствоваться правилами русской орфогра­фии.

Перечисление чего-либо, содержащее в себе определения, дополнения и пояснения, рекомендуется включать в текст после двоеточия с абзацного отступа каждое, начиная со строчной буквы и без тире. Между собой пере­числения отделяются точкой с запятой.

Сноски выполняют внизу страницы под основным текстом и отделя­ют от него горизонтальной чертой на одну треть страницы. Сноску помеча­ют той же цифрой, что и ссылку на неё в основном тексте.

Для выделения необычных или мало применяемых терминов, фраз, названий организаций, примеров и т.п. фрагментов, не связанных с упот­реблением прямой и косвенной речи, либо применяют кавычки:"...", «...». В подобных случаях взамен кавычек допускается выделение фрагмента кур­сивом, например: кафедра "Коммерческая и грузовая работа" или кафедра Коммерческая и грузовая работа.

В аббревиатурах использование кавычек не допускается.

В ряде случаев для правильности восприятия текста внутри предло­жений используют поясняющие слова или фразы, которые следует приво­дить в круглых скобках и по возможности в именительном падеже

2. Структура и рубрикация текстового документа

В полном объёме текстовый документ может включать титульный лист, список исполнителей, реферат или аннотацию, содержание, введение, основной текст документа, заключение, библиографический список (список использованных источников), приложения.

Рубрики: АННОТАЦИЯ, РЕФЕРАТ, СОДЕРЖАНИЕ, ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК - пишут на отдель­ной строке прописными буквами симметрично правому и левому краям ра­бочего поля. Необходимость в тех или иных рубриках текстового докумен­та определяется его назначением. Так, в учебных рефератах, работах, отчё­тах и расчётах могут быть опущены аннотация, реферат, введение, содер­жание и заключение. В курсовом проекте, работе обязательно должны быть содержание и введение.

Основную часть текстового документа делят на разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты и нумеруют. Нумерацию рубрик основной части выполняют только арабскими цифрами, разделёнными точкой. В конце но­мера рубрики перед её заголовком ставят точку.

Заголовки разделов пишут прописными буквами. Остальные заголов­ки пишут строчными буквами (кроме первой).

Заголовки разделов и глав выравнивают по центру строки и отделяют от текста сверху и снизу одним или двумя межстрочными интервалами. За­головки пунктов и подпунктов от текста не отделяют и начинают с абзацного отступа.

Переносы и подчёркивание слов в заголовках не рекомендуются. Точ-ку в конце заголовка не ставят. Разделы и главы рекомендуется начинить с новой страницы.

Содержащиеся в тексте перечисления требований, указаний, положе­ний не являются заголовками. Они входят в состав сложных предложений и

обозначаются арабскими цифрами или русскими буквами с круглой скоб­кой, например: 1), 2), 3), а), б) и т.д.

Пример рубрикации дипломного проекта приведен в прил. 1.

3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕФЕРАТА, СОДЕРЖАНИЯ, ВВЕДЕНИЯ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Реферат, содержание, введение и заключение не входят в состав ос­новной части текстового документа. Поэтому их не нумеруют.

В реферате приводят сокращённое изложение содержания текстового документа с основными фактическими сведениями и выводами. Реферат акцентирует внимание на новых сведениях и определяет целесообразность обращения к документу. В отчётах о научно-исследовательских работах (НИР) реферат начинают с перечисления общего количества страниц доку-­ мента, количества иллюстраций и таблиц. Далее с красной строки выписы­- вают прописными буквами ключевые слова, затем приводят текст реферата. Реферат помещают после титульного листа, а при наличии списка исполни-­ телей - после него. _;

Содержание включает перечень всех рубрик документа с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала соответст­вующей рубрики (прил. 1). Содержание помещают перед введением. Ис­ключение имеют текстовые документы, подлежащие изданию, в которых содержание обычно помещают после библиографического списка, а при на­личии приложений - после них.

Во введении должна быть показана актуальность рассматриваемой темы, её новизна, связь с известными работами, цель и метод достижения результата.

Заключение должно содержать краткие выводы по результатам рабо­ты, предложения по их использованию, внедрению, оценку технико-экономической эффективности внедрения. Если -определение технико-экономического эффекта в денежном выражении невозможно или не преду­смотрено, то указывают социальную, экологическую или иную ценность результатов работы.

4. ОФОРМЛЕНИЕ ФОРМУЛ И ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ ФИЗИЧЕСКИХ ВЕЛИЧИН

Формулы размещают отдельной строкой симметрично левой и правой границам текста. Между формулой и текстом должны быть межстрочные интервалы.

Номер формулы проставляют арабскими цифрами в круглых скобках на уровне формулы, выравнивая его по правому краю страницы. Формулы, на которые отсутствуют ссылки в тексте документа, нумеровать не обяза­тельно.

Единицу измерения в конце формулы не проставляют, а указывают в тексте. Расшифровку символов и числовых коэффициентов (экспликацию) дают непосредственно под формулой в той последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка экспликации должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него. При этом после формулы ставят запятую. Если приводится несколько формул подряд, то между ними ставят точку с запятой. После формулы, завершающей предложение, ставят точку. Перенос длинных формул допускается только на знаках, обозначаю­щих сумму «+» или разность «-». После переноса формулы указанные зна­ки повторяют.

При написании формул допускается в условных обозначениях вели­чин применять надстрочные и подстрочные индексы, состоящие из цифр и букв. Причём, если буквенный индекс состоит из сокращений нескольких слов, между сокращениями слов необходимо ставить точку. Например, ус­ловное обозначение динамической нагрузки вагона рабочего парка следует писать :p_a._v.

Расшифровка символов и числовых коэффициентов должна содер­жать единицы измерения, приводимые в строгом соответствии с государст­венным стандартом (прил. 2), [4]. Формулы, по которым выполняют кон­кретные расчёты, дополнительно должны сопровождаться расшифровкой символов с указанием и обоснованием их численных значений, включая ссылку на соответствующие литературные источники. Если численные значения символов варьируются, то их приводят в таблице.

При оформлении формул на наборно-печатаюших устройствах, до­пускающих применение различных шрифтов, буквы латинского алфавита в обозначениях физических величин, кроме подстрочных и надстрочных ин­дексов, выделяют курсивом (прил. 3).

Единицы измерения физических величин (международные и русские) и их сокращённые наименования, включая приставки, следует писать (печа­тать) прямым строчным шрифтом, например: г (грамм), кг (килограмм), мм (миллиметр). Сокращённые наименования единиц измерения, образованные от имени собственного, пишутся с прописной буквы, например: Вт (ватт), Дж (джоуль), кВт (киловатт) и т.д.

В производных единицах измерения основные единицы отделяются друг от друга точками как знаками умножения. Причём, если произведение основных единиц находится в знаменателе дроби, оформленной косой чер­той, то его заключают в круглые скобки, например: Вт/(м²-К).

Между последней цифрой числового значения величины и обозначе­нием её единицы измерения следует оставлять пробел:. Исключением явля­ется градус Цельсия, например: 20 кг, 5°С. Внутри предложения единицы измерения физических величин выделяют запятыми.

Не допускается комбинировать сокращённые обозначения и полные наименования единиц. Например, нельзя писать: 20 км в час, нужно: 20 км/ч.

Не допускается помещать единицы измерения внутри формул с бук­венными или числовыми обозначениями физических величин. Единицы из­мерения указывают в конце промежуточных и окончательного расчётов без круглых скобок, например: 24 т. Если в формулу были подставлены чис­ленные значения величин и выполнен расчет, то после конечного результа­та единицу измерения заключают в круглые скобки, например: ./> = 2 (12 + б)-3б(т).

Для уменьшения вероятности ошибок при расчётах рекомендуется в процессе вычислений все величины выражать в единицах СИ, а не в крат­ных или дольных от них, заменяя приставки степенями числа 10. Кратные и дольные единицы следует проставлять только в конечный результат.