2 Класс. Информационные технологии управления
Цель информационных технологий управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Эта технология предназначена для решения плохоструктурированных задач. Для принятия решения на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде.
Создание и использование информационной системы при решении управленческих задач любой фирмы подразумевает:
• Структура информационной системы её функциональное назначение должны соотноситься с целями стоящими перед организацией. Например, в коммерческой фирме это эффективный бизнес; в государственном предприятии это решение социальных и экономических задач.
• Информационная система должна контролироваться людьми или пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
• Информационная система должна способствовать производству достоверной, надёжной, своевременной и системной информации.
Информационные технологии управления направлены на создание различных отчётов.
Регулярные – создаются в соответствии с графиком конкретной фирмы (анализ продаж)
Специальные – создаются по запросам управленцев или в случае непредвиденных ситуаций
И те, и другие отчёты могут иметь различные формы:
• суммирующие.
• сравнительные – содержат данные, полученные из различных источников.
• чрезвычайные – содержат данные исключительного характера.
Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от плана).
Примеры решения задач средствами информационной технологии управления:
• Оценка планируемого состояния объекта управления.
• Оценка отклонений от планируемого состояния.
• Выявление причин отклонений.
• Анализ возможных решений и действий.
Основные компоненты информационной технологии управления
БАЗА ДАННЫХ
Рисунок 2
Содержание Баз данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразовывается в периодические и операционные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. При этом база данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
• данных, накапливаемых на основании операций, проводимых фирмой.
• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
3 Класс. Информационные технологии автоматизации офиса
Данный класс исторически возник с целью автоматизации рутиной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий внедрилась в высокие сферы управленческого труда.
Эта технология призвана не менять существующую традиционную систему совещаниями, телефонными звонками, приказами, а лишь дополнить её.
Информационные технологии автоматизации офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой на базе дачи и работы с информацией.
Основные компоненты Информационной технологии автоматизации офиса
Рисунок 3
Обязательным компонентом является база данных, концентрирующая в себе данные о программной системе фирмы на операционном уровне.
Например:
• В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер или сведения о ежедневных поставках сырья.
• По электронной почте поступают сведения с биржи о курсе валют или котировка ценных бумаг, в том числе и акции данной фирмы. Эти сведения ежедневно корректируются в соответствии массива базы данных.
• Информация из базы данных поступает на вход компонентных приложений или программ, таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и так далее.
Компьютерное приложение автоматического офиса обеспечивает сотрудникам связь друг с другом и с другими фирмами. Полученная из баз данных информация может быть использована в не компьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования и хранения.