Документирование ФХЖ и организация первичного учета
1 Сущность документирования как способа первичного наблюдения в БУ
2. Первичные документ как материальные носители информации
2.1 Соотношение понятий «материальный носитель информации» и «первичный документ» для целей БУ.
2.2 Требования к содержанию первичных документов
2.3 Требования к порядку составления первичных документов
2.4 Функции первичных документов
3 Классификация первичных документов.
1.Метод приема осуществления сбора и регистрации данных, подлежащих обработке в системе БУ является документация.
При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение ФХЖ.
В процессе первичного наблюдения описывают ФХЖ, фиксируют и сохраняют полученные данные и передают их для дальнейшей обработки в системе БУ. При этом под ФХЖ понимается любая хоз. операция, событие, явление, которые привели к изменениям в составе актива, капитала, обязательства или деятельности предприятия. Единицей первичного наблюдения является конкретный ФХЖ.
Согласно принципу непрерывности БУ осуществляется непрерывно с момента создания до ликвидации хозяйствующего субъекта. Достигается непрерывное сплошное наблюдение путем документирования.
Документирование – организованный процесс наблюдения, измерения и записи данных об ФХЖ в документах установленной формы.
При осуществлении документирования руководствуются 2-мя законами:
ФХЖ подлежат регистрации в обмене, который позволяет осуществлять управленческое влияние на хоз. процессы;
Затраты на регистрацию ФХЖ но при каких условиях не должны превышать экономический эффект от управленческих решений, полученных на основании новых данных.
Поэтому документирование ведется не произвольно, а по программе, которая определяется:
- задачами и целями БУ;
- системой обработки и обобщения данных;
- требуемой характеристикой учетной информации.
2.1 Чтобы полученная в процессе первичного наблюдения информация могла храниться, существовать, обрабатываться и передаваться она должна быть зафиксирована.
Материальный предмет или способ с помощью которого зафиксированы данные называют материальным носителем информации.
Информационное сообщение регистрируется и передаются в виде первичных документов, регистрационных приборов, телефаксных сообщений, машинных носителей.
Однако не всякое информационное сообщение и не на всяком материальном носителе является основанием для отражения в БУ.
Бухгалтерским документом считается должным образом составленная и оформленная бумага, которая письменно подтверждает право осуществления и реальный факт осуществления хоз. операции, содержит его характеристики и показатели, которые подлежат отражению в учете.
Наиболее распространённая форма первичного документа – это бумажный носитель информации. Допускаются документы созданные с помощью вычислительной техники.
Порядок создания и составления первичных документов, принятия их и отражение в БУ, а также хранение , регламентируется следующими нормативными актами:
_ст 9 ЗУ «О БУ и Фин. Отчетности»;
- Положения о документальном обеспечении записи в БУ, утвержденным приказом Министерства финансов №88 от 24 мая 1995г.;
- Перечень документов и сроки их хранения, утвержденные главным, архивным управлением Украины.
Согласно названым документам первичные документы составляются в момент совершения операции или сразу после него на бланках типовых форм, утвержденных Госкомитетом по статистике, а также на бланках специализированых форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины, документирование может осуществляется на самостоятельно разработанных бланках с соблюдением требований к их содержанию.
Определенный элемент первичного документа называется реквизит.
Независимо от вида и назначения первичные документы для придания им юридической силы и доказательности согласно нормативным документам должна содержать следующие реквизиты:
- наименование предприятия;
- название документа;
- дата и место составления;
- содержание операции и ее объем(количественные показатели операции);ее измерители;
- должности, фамилии и подписи лиц ответственных за разрешение и свершение ФХЖ и составление документа.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:
- номер документа;
- название, идентификационный код, адреса, номера текущих счетов в банках, сторон участвующих в операции отраженных в документе;
- основание для совершения операции;
- данные р документе, который удостоверяет личность участников операции;
- номенклатурный номер.
Заполнение в документе всех его реквизитов называется составлением документа, а получение всех разрешительных надписей (резолюций, виз, печатей и штампов) называется его оформлением.
Документ должен быть правильно составленным и оформленным, содержать точно, ясно, без исправлений и искажений полностью записанные показатели и иметь все санкционированные данные(подписи, печати, штампы).
В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов форма документа может быть:
- зональной;
- анкетной;
- табельной;
- комбинированной.
Документ зональной формы разграфлен на отдельные зоны, каждый реквизит размещен в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документа.
Анкетная форм предполагает размещение реквизитов в левой стороне документа и размещение их один под другим сверху вниз.
Табельная форма является продолжением зональной. В ней реквизиты расположено по вертикале и горизонтали, с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельною таблицу-матриц.
Требования к порядку составления первичных документов:
- первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее совершения.
- записи в документы делается четко, разборчиво, на гос. языке, чернилами черного цвета, пастами шариковых ручек, ч помощью компьютерной техники, без ошибок.
- свободные строки подлежать прочеркиванию.
Допущенные ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), которые созданы вручную, исправляются корректурным способом.
-зачеркивание одной чертой неверных данных и надписи над зачеркнутыми правильных данных, далее ставится надпись «Исправлено», дата и подпись исправившего.
Первичный документ может быть подписан лично либо с использованием штампа, символа, факсимиля.
Состав лиц имеющих право подписывать документы утверждается руководителем предприятия и известен всем участникам хоз. процесса.
Первичные документы подлежат обязательной проверки работниками бухгалтерии , которые принимают их к учету.
Документы, не выдержавшие проверки, не принимаются к учету, а передаются бухгалтеру для принятия решения; которые прошли проверку и были приняты к учету подлежат специальной отметке, которая исключает их повторное использование.
Документы, которые прикладываются к приходным и расходным ордерам, и также документы, которые стали основанием для начисления з/п подлежат обязательному погашению штампом «Получено», «Оплачено».
Функции первичных документов
ПД используются и выполняют следующие функции:
Руководство и управление хоз. деятельностью.
Контрольно-аналитическая – создавая возможность, оперативного контроля за совершения хоз. операции.
Текущего анализа хоз.деятельности с установлением тех или иных хоз.нарушений.
Информационная
Документ – это зафиксированное определенным образом и зафиксированное на спец. Носителе информационное сообщение, которое свидетельствует, что факт хоз.жизни существует или совершается.
Значение ПД:
Главный и наиболее достоверный источник эк. Информации.
Является первоисточником дополнительных данных необходимых для выявления резервов.
Подтверждает факт свершения хоз. операции.
Является основой для отображения хоз.операциии в учете.
Обеспечивают точность и достоверность учета данных.
Выступают средствами контроля за объектами хоз. и фин. деятельности.
Функции ПД:
Доказательная – бух.документы подтверждают факт осуществления хоз. операции.
Информационная – данные документов используются для получения информации, формирование показателей.
Контрольная – бух.документы дают возможность контролировать хоз. и технологические процессы, работы отдельных лиц фин. операции.
Накопление и хранение данных
Проверка ПД:
Формальная проверка – установление полноты и правильности оформления документа, заполнение реквизитов, соответствия подписей лиц, составивших документ, проверка соответствия бланка.
Проверка содержания – проверка законности задокументированных операций, логической связи м/у отдельными показателями.
Арифметическая проверка – проверка всех арифметических подсчетов и расчетных показателей, которые содержатся в документе.
Нормативно-правовая – устанавливает соответствие свершенной операции действующим законом, правилам, требованием уставных документов
Этапы бухой обработки документов:
- талсирование – перевод натуральных и трудовых измерителей в единый денежный измеритель.
- группировка документов - объединения однородных по содержанию и за определенный период ПД в группы, и регистрация их накопительной или группировальной ведомостях для определения и определение общего … по каждой группе.
- расценка – расчет цены (в случае ее отсутствия);
- погашение – проставление на документе отметки о его исполнении путем проставления штампа: «Получено», «Оплачено», «Погашено»;
- контирование документов – определения в документе корреспондирующих счетов (составление бухгалтерских записей) должностных и материально –ответственных лиц (МОЛ).