12. Схема организации документооборота организации

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача обрабатывается на основании количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет часто дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот. Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Все это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются: -масштабы предприятия

-степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации -структура управления -наличие других систем автоматизации управления. Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. Для выбора системы электронного документооборота существуют критерии: -интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных -легкость освоения -удобство работы -обеспечение работы в сетях -надежность системы -защита от несанкционированного доступа. Предприятия с очень большим объемом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом: «1С: Электронный документооборот», «1С: Электронная почта», «Галактика – модуль «Управление документооборотом».