ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ: по приведенным ниже описаниям бизнес-процессов (см. варианты заданий) построить кросс-функциональную диаграмму бизнес-процесса (Cross Functional Flowchart). Строить диаграмму можно от руки либо на компьютере.

Задание необходимо сдать на лекции.

Методические рекомендации по выполнению задания

Деятельность любой компании может быть описана сетью процессов (Бизнес-процессов).

Бизнес-процесс – последовательность действий, которые регулярно повторяются и направленны на получение ценного для организации результата, .

Одной из наиболее популярных нотаций (методик) описания бизнес-процессов является нотация Process Flow Chart.

Cross Functional FlowChart (Кросс-функциональная диаграмма) – используется для графического отображения взаимодействия сотрудников, отделов. Применяется для описания бизнес-процессов, когда необходимо описать конкретные действия конкретных сотрудников (см. рис.).

Общий вид кросс-функциональной диаграммы (Cross Functional Flowchart):

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОСТРОЕНИЯ диаграммы Cross Functional FlowChart:

1. На диаграммах стрелками отображаются потоки конкретных документов, материальных объектов и/или управленческие формулировки.

2. Блоками отображаются действия (шаги) бизнес-процесса.

3. С помощью колонок отображают должностные лица либо подразделения, которые задействованы в выполнении того или иного действия.

4. Каждое последующее действие располагается в таблице ниже предшествующего.

5. Два действия могут соединяться несколькими стрелками потоков. Например, Действия «Передача ТМЦ и сопроводительной документации» и «Доставка ТМЦ на склад» могут соединяться двумя Потоками: «ТМЦ» и «Сопроводительная документация».

6. Потоки (стрелки) с одинаковыми названиями могут быть использованы на одной схеме несколько раз для соединения различных действий.

Примеры диаграмм Cross Functional FlowChart:

Варианты заданий

(вариант определяется по номеру студента в списке группы)

Номера вариантов	Название бизнес-процесса	Описание бизнес-процесса
1 2	Бизнес-процесс оформления кредита в банке	Кандидат на получение кредита заполняет бумажную форму, прикладывает необходимые документы (финансовый отчет, перспективную оценку финансового состояния и др.) и отправляет в банк. Референт по кредитованию анализирует запрос на предмет возможных ошибок и подтверждает его достоверность. Затем референт запрашивает отчет о кредитных операциях клиента в отделе кредитования. Копия отчета просматривается банковским служащим, а референт проверяет финансовое положение и доход клиента. Служащий проверяет информацию о состоянии счета и предыдущих кредитах клиента. Вся информация комплектуется в кредитный запрос и направляется для оценки инспектору по кредитам. После ого, как запрос утверждается, инспектор определяет наилучшие условия кредитования и уведомляет об этом клиента. Клиент принимает условия и кредит оформляется.
3 4	Бізнес-процес управління договорами	1. Від споживачів продукції поступають замовлення (заявки) на виробництво і покупку продукції. 2. На тривалий період на основі заявок укладається договір. 3. На підставі договору формується календарний план постачань продукції покупцям на планований період. 4. На підставі календарного плану постачань формується портфель замовлень виробництву на виготовлення продукції в номенклатурному розрізі для кожного покупця відповідно до договорів на планований період. 5. На підставі портфеля замовлень виробництву формується виробнича програма випуску продукції в номенклатурному розрізі на планований період. 6. На підставі календарного плану постачань і виробничої програми формується графік відвантаження продукції покупцям по календарних датах місяця. 7. Проводиться виготовлення продукції, її випуск у випускаючому цеху і передача на склад по накладній на випуск продукції з виробництва і передачу на склад.
5 6	Відвантаження та оплата продукції	1. Відвантаження продукції з складу здійснюється на підставі графіка відвантаження. При оформленні операції відвантаження проводиться формування накладної на відвантаження продукції зі складу. 2. На підставі інформації накладної і договору формується рахунок на оплату продукції. Це платіжна вимога, що є документом-підставою для проведення операції оплати покупцем відвантаженої продукції. 3. На підставі інформації накладних на відвантаження і графіка відвантаження ведеться облік виконання графіка відвантаження продукції. 4. Покупцями проводиться оплата по рахунках, від банку на підприємство передається банківська виписка, підтверджуюча надходження грошових коштів на поточний рахунок в банку постачальника. 5. Проводиться аналіз виконання двосторонніх договірних зобов'язань, тобто аналіз об'ємів постачань продукції покупцям і аналіз оплати за поставлену продукцію покупцями.
7 8	Планування виробництва харчової суміші	Компанія виробляє корм для тварин у вигляді різних типів харчових сумішів. Процес компанії включає наступні етапи: Етап 1. Менеджер відділу з обслуговування клієнтів отримує замовлення від клієнта, регіструє його у реєстрі замовлень й передає у відділ продажів, а копію – у відділ технічної підтримки. Етап 2. Технолог-нормувальник відділу технічної підтримки на основі інформації про замовлення та норм витрат сировини розробляє технічну специфікацію на тип харчової суміші яка замовлена покупцем. Розроблену специфікацію передає до відділу продажів. Етап 3. Менеджер відділу продажів на основі інформації замовлення і технологічної специфікації розробляє план поставок готової продукції. При розробленні плану поставок використовується інформація про поточний рівень запасів готової продукції на складі. Інформація плану поставок та про рівень запасів передається у планово-виробничий відділ. Етап 4. Економіст планово-виробничого відділу на основі інформації, отриманої від відділу продаж, розробляє план виробництва готової продукції, який передається у цех перемелювання для виготовлення харчової суміші та до відділу планування витрат сировини. Етап 5. Економіст відділу планування витрат сировини на основі інформації виробничого плану та технічної специфікації розробляє план потреби в сировині з урахуванням запасів сировини на складі. План потреби в сировині з урахуванням вимог до переведень передається до відділу перевезень.
9 10	Виробництво харчової суміші	Компанія виробляє корм для тварин у вигляді різних типів харчових сумішів. Процес компанії включає наступні етапи: Етап 1. На основі плану потреби в сировині менеджер відділу перевезень виписує замовлення на транспортний засіб, використовуючи інформацію вимог до перевезень і інформацію від перевізника (третьої сторони). Етап 2. Перевізник доставляє сировину на склад, де сировина оприбутковується. Етап 3. Майстер цеху перемелювання виписує витратну накладну на відпускання сировини зі складу. Накладна формується на основі плану виробництва і технічної специфікації. Сировина в необхідному обсязі відпускається зі складу у цех. Етап 4. Цех перемелювання виробляє необхідну кількість корму, яка вказана у виробничому плані, та передає його на склад готової продукції на основі сформованої накладної на випуск готової продукції. Накладна формується майстром цеху. Етап 5. Менеджер відділу продаж виписує товарно-транспортну накладну на відпускання готової продукції зі складу представнику клієнта. По факту відпускання корму на основі інформації товарно-транспортної накладної формує звіт про поставки продукції та виконання замовлення клієнта.
11 12	Процес просування та продажів товарів	Процес просування та продажів товарів починається з визначення потреб клієнтів, яке проводиться на основі інформації про залучених та існуючих клієнтів, заявок від замовників, креслень виробів замовників. В результаті формується інформація про перелік потреб, які підприємство задовольнити не в змозі та виявлені потреби клієнта. Процес виконується у відділі маркетингу. Після визначення потреб клієнта у відділі продажів відбувається укладання договору. Окрім договору розраховуються норми запасів. Потім на підставі потреб клієнтів, договору та інформації про залишки готової продукції відбувається відкриття замовлення, яке формує портфель замовлень. Виконання замовлень відбувається на основі існуючого портфелю замовлень, залишків товарів на складі та інформації про стан виконання замовлення у виробництві. Формуються зобов’язання клієнтів, інформація про задоволеність клієнта, готова продукція відвантажується клієнту, інформація про виконання додаткових замовлень на продаж, виробничі замовлення. Виробнича програма формується після надходження інформації про залишки продукції на складі, замовлень клієнтів, додаткових замовлень на продаж, виробничих замовлень, інформації про замовлення за попередні періоди. Процеси виконуються у відділі продажів. Також проводиться аналіз задоволеності клієнтів на основі інформації про рівень задоволеності та переліку потреб, які підприємство задовольнити не в змозі. В результаті формується звіт про рівень задоволеності клієнта та перелік нових видів продукції до освоєння. Процес виконується у відділі маркетингу
13 14	Визначення потреб клієнтів	На першому етапі у відділі продажів визначають потреби клієнтів в продукції на основі інформації запитів існуючих і потенційних клієнтів та наданих ними креслень виробів. В результаті формуються ескіз виробу та вимоги до продукції, а також формується інформація про незадоволеність клієнта на даному етапі. Оцінка технічних можливостей виготовлення продукції проводиться на основі ескізу, вимог до продукції а також запиту на проведення техніко-економічної обробки заявки. В результаті оцінки робиться висновок про можливість (неможливість) виготовлення продукції та розраховується попередня собівартість продукції. Узгодження умов відвантаження та доставки продукції відбувається виходячи з висновку про можливість (неможливість) виготовлення продукції та ескізу виробу та вимог до продукції. В результаті або з’являються узгоджені умови відвантаження і доставки, або формується інформація про незадоволеність клієнта на даному етапі. Узгодження цін відбувається на основі інформації про попередню собівартість виготовлення продукції та узгоджених умов відвантаження та доставки. Узгодження цін відбувається в рамках діючої на підприємстві цінової політики. Узгодження умов оплати проводиться виходячи з узгоджених цін, ескізу виробу та вимог до продукції. Якщо клієнта не влаштовують умови оплати, знову ж таки формується інформація про незадоволеність клієнта на даному етапі. В результаті формується інформація про потреби клієнта. Аналіз причин незадоволеності клієнта проводиться на основі висновку про можливість (неможливість) виготовлення продукції та зібраної інформації про незадоволеність клієнта на різних етапах узгодження умов. В результаті формується перелік потреб, які підприємство задовольнити не в змозі та рекомендації з виявлення потреб клієнтів, якими в подальшому керуються виконавці.
15 16	Укладання договорів	Виконавцями процесу є відділ продажів та юридичний відділ. Процес укладання договорів починається з підготовки проекту договору та додаткової угоди. Далі відбувається юридичне оформлення проекту договору. Після чого проект договору з додатковою угодою проходять процедуру внутрішнього узгодження договору (у відділі продажів, у заступника директора з питань комерції та у директора), також для цієї процедури потрібен лист узгодження. В результаті формується протокол розбіжностей, який обов’язково враховується під час підготовки проекту договору. Укладання договору відбувається на основі узгодженого проекту договору та додаткової угоди. В результаті формується діючий договір на реалізацію та норми запасів продукції.
17 18 19	Проведення індивідуальної психологічної оцінки співробітників і кандидатів на посаду	На першому етапі керівник компанії спільно з консультантом консалтингової фірми визначають: вимоги до оцінюваного співробітнику (кандидату на посаду); уточнюють профіль його успішності, коло виконуваних завдань, які він буде вирішувати в даній організації відповідно до виробленою стратегією, цілями і завданнями та корпоративною культурою організації; виділяють ті якості, якими йому необхідно володіти; складають профіль професійних компетенцій. На другому етапі консультант проводить інтерв'ю з співробітником (кандидатом), метою якого є виявлення сильних та слабких сторін співробітника (кандидата), виявлення кола проблем, які не дозволяють співробітнику (кандидату) зайняти ту чи іншу посаду та, навпаки, виділяють ті питання, з якими співробітник (кандидат) буде справлятися найбільш ефективно. На третьому етапі за результатами інтерв'ю начальник відділу кадрів отримує резюме за співробітником (кандидатом), в якому описані всі сильні та слабкі сторони, переваги та недоліки, обмеження, які не дозволяють ефективно виконувати свої обов'язки даною людиною. В резюме відображують психологічні особливості співробітника, можливості його особистості, потенціал, ступінь відповідності посаді, описуються слабкі та сильні сторони, також відображають опис інтелектуального потенціалу, емоційної сфери, вміння делегувати повноваження, взаємодія з людьми, відповідати корпоративній культурі компанії, а також відображені ті сфери, де у кандидата (співробітника) будуть виникати проблеми. Керівник компанії отримує рекомендації про найбільш ефективне застосування якостей співробітника.
20 21 22	Проведення атестації кадрів	На першому етапі проводиться підготовка до проведення атестації. Керівником компанії затверджується склад атестаційної комісії та її функції. Перелік задач, які стоять перед атестаційною комісією наступний: формулювання мети проведення атестації; визначення категорій співробітників, які повинні проходити атестацію; обґрунтування періодичності проведення атестації; побудова профілів успішності; визначення порядку проведення процедури оцінки та процедури інформаційного забезпечення роботи атестаційної комісії; підбір необхідного діагностичного апарату; проведення пробної експлуатації розробленої системи атестації в одному з підрозділів компанії. В результаті формується рішення атестаційної комісії, за яким визначаються категорії атестуємих та строки проведення атестації, а також формується таблиця з оцінками співробітників (таблиця компетенцій) на підставі звітів про виконання свого професійного плану розвитку й плану робіт. На другому етапі атестаційна комісія проводить аналіз компетенцій за співробітниками. Аналіз полягає в обговоренні виставлених оцінок за компетенціями, підсумовування оцінок за всіма компетенціями та виявлення відхилень результатів підсумовування від нормативних показників профілю посади. В результаті формується відомість компетентності співробітника з присудженням даної компетенції розрахованого балу. На третьому етапі атестаційна комісія виробляє ряд кадрових рішень по компанії, які носять чинні засади (звільнення, зниження посади, переведення на іншу роботу). Результатом виконання даного етапу може бути формування наказів про звільнення, про кадрове переміщення у зв'язку з підвищенням (зниженням) посади, яку обіймає.
23 24 25	Формування корпоративного бюджету	На першому етапі менеджери вищої ланки компанії вирішують задачі, пов'язані з розробкою бюджету. Ці задачі включають виконання таких робіт, як погодження та затвердження бюджету. На цьому етапі встановлюється зв'язок між стратегічною та оперативно-тактичною площинами планування та встановлюються певні межі, які дозволяють приймати ефективні управлінські рішення. Це дозволяє позитивно вплинути на компанію з точки зору планомірності й передбачуваності її розвитку. Це досягається завдяки зведенню до мінімуму імовірності виникнення неадекватних кроків та різних видів «перекосів». Результатом цього процесу є створення обґрунтованих та ефективних рекомендацій щодо чіткої процедури прийняття управлінських рішень та розмежування відповідальності. На другому етапі проводиться контроль виконання затвердженого бюджету. Це досягається шляхом розрахунку показників виконання плану та оцінювання відповідності планових показників фактичним їх значенням. Контроль дозволяє визначити поточні позиції компанії та якість її бізнесу. Досягнення запланованих показників та відсутність негативних відхилень факту від плану свідчать про стабільність та стійкість. І, навпаки, суттєві відхилення факту від плану свідчать чи про недосконалість системи планування, чи про недостатню передбаченість самого бізнесу. На третьому етапі проводять аналіз причин відхилень фактичних даних від планових. Регулярне співставлення досягнутих результатів з запланованими надає можливість аналізувати відхилення та своєчасно приймати необхідні рішення. Зовнішні умови можуть змінюватися, при цьому в корпоративний бюджет також необхідно вносити корективи. До того ж варіації зовнішнього оточення повинні сприйматися системою планування окремо від відхилень, які виникли по причинам внутрішнього характеру.