Лабораторна робота № 10 Робота з шаблонами, полями і формами
теоретичні відомості та рекомендації для студентів
Шаблони документів
Шаблонами називають документи спеціального типу, які використовуються для створення інших документів. Файли шаблонів відрізняються від звичайних документів розширенням *.dot. Будь-який документ редактора Word будується на шаблоні. Шаблон визначає основну структуру документу і містить наступні елементи лаштування документу:
Шрифти;
Меню;
Панелі інструментів;
Параметри сторінки;
Комбінації клавіш;
Елементи автотексту,
Стилі;
Макроси;
Графіку;
Текст.
В документі, що створюється на основі конкретного шаблону, використовуються елементи оформлення і значення параметрів з відповідного шаблону.
Для створення нового документу на основі існуючого шаблону виконайте команду “Файл ® Создать”. Оберіть потрібний шаблон у вікні “Создание документа”, встановіть перемикач “Создать” в положення “Документ” і натисніть кнопку OK;
Для створення нового документу за допомогою “мастера” виконайте команду “Файл ® Создать”, встановіть перемикач “Создать” в положення “Документ” і оберіть потрібного майстра (резюме, записок і т.п.). Слідуйте вказівкам цього майстра, вибирайте відповідні параметри і заповняйте порожні текстові поля в разі необхідності. Наприкінці натисніть кнопку “Готово”.
Існує два основних типи шаблонів – загальні шаблони та шаблони документів. Загальні шаблони, прикладом яких є звичайний шаблон Normal.dot, містять настройки, доступні для всіх документів. Шаблони документів містять настройки, доступні лише для документів, побудованих на цьому шаблоні. В редакторі Word існує набір шаблонів документів, і крім того, є можливість створювати шаблони самостійно. До складу редактору Word входить великий набір шаблонів для створення документів різного вигляду. Користувач може змінити каталог, в якому зберігаються шаблони документів.
Для цього треба виконати команду “Сервис Параметры”, перейти до вкладки “Расположение” і в списку “Типи файлів” виділити пункт “Шаблоны пользователя” та натиснути кнопку “Изменить”. У вікні, що з‘явилося, треба задати нове повне ім‘я папки, де будуть зберігатися шаблони користувача.
За замовченням, редактор Word автоматично зберігає зміни, внесені в шаблон Normal.dot (шаблон “Обычный”). Користувач може управляти збереженням змін, що вносяться до шаблону Normal.dot.
Для цього треба виконати команду “Сервис Параметры”, перейти до вкладки “Сохранение” і включити опцію “Запрос на сохранение шаблона Normal.dot”.
Шаблони зберігаються з розширенням *.dot. При створенні нових шаблонів редактор Word додає до вказаного користувачем імені файлу шаблону розширення *.dot.
Створення шаблонів
Створювати шаблон можна двома способами: або на основі існуючого документу, або на основі існуючого шаблону.
Для створення нового шаблону на основі існуючого документу відкрийте цей документ командою “Файл Открыть”, а потім перейдите до пункту 3;
Для створення нового шаблону на основі існуючого шаблону виконайте команду “Файл ® Создать”. Оберіть потрібний шаблон у вікні “Создание документа”, встановіть перемикач “Создать” в положення “Шаблон” і натисніть кнопку OK;
Потім оберіть команду “Файл Сохранить как”;
У вікні збереження файлу зі списку “Тип файла” оберіть “Шаблон документа (*.dot)”. Зверніть увагу, що при цьому в полі “Папка” буде автоматично встановлена папка “Шаблоны”, в якої зберігається звичайний шаблон “Normal.dot” і яка відповідає вкладці “Общие” діалогового вікна “Создание документа”. Щоб зберегти шаблон в іншої категорії шаблонів, треба відкрити одну з папок, що знаходяться у папці “Шаблоны”;
Введіть ім‘я нового шаблону в полі “Имя файла” і натисніть кнопку “Сохранить”.
Додайте до нового шаблону текст або малюнки, які повинні з‘являтися у всіх документах, що будуть створюватися на основі даного шаблону, а також вилучіть все те, що не повинно з‘являтися в цих документах;
Задайте розміри полів і сторінок, орієнтацію сторінок, стилі та інші необхідні параметри форматування;
Натисніть кнопку “Сохранить” на стандартній панелі інструментів і виконайте команду “Файл Закрыть”.
Робота з шаблонами
Для зміни існуючого шаблону треба діяти наступним чином:
Виконати команду “Файл Открыть”, знайти і відкрити шаблон, який треба змінити. Якщо в діалоговому вікні “Открытие документа” відсутні шаблони документів, слід зі списку “Тип файлов” обрати пункт “Шаблоны документов (*.dot)”;
Зробіть необхідні зміни в шаблоні і натисніть кнопку “Сохранить” на панелі інструментів.
При завантаженні шаблону він залишається в пам‘яті лише на час поточної роботи з редактором Word. Після завершення роботи шаблон не буде автоматично завантажуватися при повторному запуску редактора Word.
Щоб мати можливість користуватися шаблоном при кожному запуску редактора Word, слід зберегти його в папці STARTUP, з якої він буде завантажуватися автоматично. Місце знаходження цієї папки можна з‘ясувати за допомогою команди “Сервис Параметры”, на вкладці “Расположение”.
Щоб зробити шаблон загальним, слід виконати команду “Сервис Шаблоны и надстройки”, і в списку “Общие шаблоны и надстройки” встановити позначку біля відповідного шаблону. Якщо бажаного шаблону немає в списку, слід натиснути кнопку “Добавить”, знайти папку, що його містить, виділити шаблон і натиснути кнопку OK.
Щоб шаблон не завантажувався автоматично, слід виконати команду “Сервис Шаблоны и надстройки”, і в списку “Общие шаблоны и надстройки” прибрати позначку біля відповідного шаблону. Якщо ж крім вивантаження шаблону треба ще й вилучити його із списку “Общие шаблоны и надстройки”, то треба віддалити його з папці STARTUP.
Щоб приєднати інший шаблон до активного документу потрібно виконати команду “Сервис Шаблоны и надстройки”, натиснути кнопку “Присоединить”, обрати потрібний шаблон і натиснути кнопку “Открыть”. Щоб використовувати стилі з приєднаного шаблону треба включити опцію “Автоматически обновлять стили” в діалоговому вікні “Шаблоны и надстройки”.
Щоб скопіювати стилі, елементи автотексту, панелі інструментів, макроси в шаблон із іншого шаблону треба виконати команду “Сервис Шаблоны и надстройки”, натиснути кнопку “Организатор” і оберіть елементи, які слід скопіювати з одного списку до іншого і натисніть кнопку “Копировать”.
Поля в документі
Поле це місто в документі, яке призначено для розміщення даних, що часто змінюються.
Наприклад, майже в кожному документі зустрічаються поле типу PAGE, в якому розміщується номер сторінки, а також поле дати DATE. Крім того, як поля в документ вставляються:
Зміст;
Предметний покажчик;
Список ілюстрацій;
Перехресні посилання та інші.
Кожне поле можна характеризувати кодом і значенням. Код відповідає програмі за якої обчислюється поле, а значення – результату цього обчислення.
В документі може відображатися або значення поля, або його код, який оточується фігурними дужками ({ }). Код поля включає тип поля та інструкції (команди) для обчислення його значення. Наприклад, код поля { INCLUDETEXT "c:\Letters\Письмо.doc" } визначає введення тексту із файлу «Письмо.doc» в поле документу. Крім того, в коді поля можуть бути спеціальні ключі, яки уточнюють порядок виконання інструкцій в коді поля. Наприклад, в залежності від ключу може відображатися місяць в полі дати.
Для створення поля треба виконати команду “Вставка Поле”. У вікні цієї команди (мал. 10.1) вказується категорія, до якої відноситься поле, а також вибирається код поля в цієї категорії. Щоб додати до коду ключі та інші параметри, треба натиснути кнопку “Параметры”, а потім закрити вікно кнопкою “ОК”;
Для створення поля можна також натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+F9>, щоб вставити порожні дужки, а потім ввести с клавіатури відповідні інструкції між ними.
Для відображення значення поля або навпаки, щоб відобразити код поля, треба виділити це поле і натиснути комбінацію клавіш <Shift+F9>;
Для відображення значень всіх полів, або навпаки, щоб відобразити коди всіх полів в документі, треба натиснути комбінацію клавіш <Alt + F9>. Можна також виконати команду “Сервис Параметры”, а потім на вкладці “Вид” вікна цієї команди вимкнути прапорець “Коды полей”.
Для оновлення значення поля треба його виділити і натиснути клавішу <F9>;
Щоб оновити значення всіх полів в документі треба виділити весь документ командою “Правка Выделить все” і натиснути клавішу <F9>;
Щоб значення всіх полів автоматично оновлялись перед друком треба виконати команду “Сервис Параметры”, а потім у вікні цієї команди на вкладці “Печать” встановити прапорець “Обновлять поля”.
Щоб перетворити поле в звичайний текст і таким чином зафіксувати його значення треба натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+Shift+F9>.
