Закони функціонування (статики) організації
До законів функціонування (статики) організації відносять:
закон композиції;
закон пропорційності;
закон найменших.
Зазвичай, у науковій літературі закон композиції та закон пропорційності розглядаються у комплексі як один закон – композиції та пропорційності. І дійсно, будь-який вид діяльності людини пов'язаний з використанням певних ресурсів: комп'ютера, автомашини, одягу і т. ін. Кожен набір ресурсів має бути достатньо повним для успішного проведення тієї або іншої роботи. Збільшення кількості одних ресурсів не може повністю компенсувати недолік інших. Будь-яка людина прагне для здійснення своєї діяльності мати необхідні ресурси в такій пропорції, яка забезпечила б їй зручність та оперативність у роботі. Отже, пропорційність та композиція — це природний процес в житті людини.
Часто навіть пишуть про те, що між розглянутими поняттями можна поставити знак рівності. Однак, якщо вдуматися, то що можна сказати про явище чи процес, що характеризуються бездоганною композицією і пропорційністю? Звичайно, ми їх називаємо гармонійними. Отже, знак рівності можна ставити між трьома поняттями: пропорційність, композиція і гармонія.
Розглянемо це більш детально.
У світі, що нас оточує все пристосовано для спільного співіснування. Все зайве, надлишкове поступово зникає, а недостатнє поступово розвивається, досягаючи деякої тимчасової рівноваги - гармонії. У таких випадках говорять про центроспрямовані (об’єднувальні) і центробіжні (роз’єднувальні) процеси.
Гармонія походить від грецького слова «harmonia» - стрункість, співрозмірність. У давньогрецькій філософії ідеалом гармонії являлася космічна система з її абсолютним порядком і організованістю. Синонімами слова «гармонія» є: стиль, краса, щаслива сім’я, успішна організація, музичні співзвуччя.
Філософ Лейбніц увів поняття «заздалегідь установлена гармонія» - гармонія встановлена Богом, дякуючи якій існує світовий порядок, планомірний розвиток усіх речей. У середині XIX століття Ф. Бастіа (Франція) і Г.Ч. Кері (США) створили «Теорію гармонії інтересів», у якій капіталізм подавався як гармонічне суспільство, засноване на наданні різними класами взаємних послуг, при чому послуги надають не лише робітники, але й капіталісти і землевласники. Теорія гармонії інтересів у подальшому отримала розвиток у вигляді процесорної технології розробки рішень на основі потреб та інтересів. Дана технологія базується на повному використанні потреб та інтересів як керівника, так і підлеглого при розробці і реалізації рішення. При цьому досягається взаємодія і максимальний добавочний продукт в компанії. Усі інші види відносин між керівником і підлеглим приводять до протидії, напруги і т.д.
Гармонія - це природний еволюційний процес, що відбувається на всіх рівнях світової цивілізації: держав, галузей, організацій, сім’ї і навіть однієї людини. Гармонію слід розглядати тільки суб’єктивно (гармонія для кого, для чого). Гармонізація елементів організації для отримання прибутку суттєво відрізняється від гармонізації елементів для комфортної роботи персоналу і т.д. Якщо конкретна ціль не встановлена, то гармонізація все рівно йде для якоїсь неформальної цілі.
Гармонізацію зупинити не можна, але можна спрямувати. Основне завдання людини полягає у тому, щоб не гальмувати цей процес. Гальмування приводить до накопичення незбалансованості елементів. Ця незбалансованість після досягнення критичної точки викликає неприродній, революційний процес гармонізації, передбачити результати якого практично неможливо, можна лише гадати. Основне завдання професійного керівника полягає в тому, щоб допомагати цьому процесу, а ще краще випереджувати його шляхом усунення причин можливого дисбалансу.
Таким чином, гармонія має системний початок, вона об’єктивна і не залежить від волі й бажання людини, яка може або допомогти їй, або зіпсувати природний її хід.
Процес гармонізації відбувається і в організації. Організація повинна зберігати пропорційність між своїми елементами при будь-яких змінах. Гармонізація має спрямовуватися на досягнення формальної чи неформальної цілі.
Формулювання закону пропорційності і композиції: будь-яка система (біологічна або соціальна) прагне придбати, створити у своїй структурі всі необхідні ресурси, чи зберегти у ній усі необхідні елементи (композицію), що знаходяться в заданій співвідносності або заданій підпорядкованості (пропорції).
Закон можна розбити на дві складові частини1:
- закон композиції розкриває значення послідовності в організації, виражає строгу, причинно-наслідкову конфігурацію формування дерева цілей як логічної основи побудови і представлення організації, що планується, тобто виражає необхідність погодження цілей організації: вони мають бути спрямовані на підтримання основної цілі більш загального характеру;
- закон пропорційності виражає необхідність знаходження певного співвідношення між частинами цілого, їх співрозмірність, залежність.
Р. Емерсон, розробник принципів продуктивності, підкреслював важливість пропорційності та композиції для досягнення успіху в управлінській діяльності. Він писав, що якби можна було об'єднати всі цілі та ідеали, що надихають організацію від низу до верху, зібрати їх так, щоб всі діяли в одному й тому ж напрямі, то результати вийшли б колосальними. Але оскільки насправді всі вони тягнуть у різні боки, то рівнодіюча часто виявляється дуже слабкою, а іноді просто негативною. На основі цих думок можна зробити висновок про необхідність здійснення в соціальних системах оптимального поєднання та гармонізації загальних, часткових та індивідуальних цілей.
Розглянемо три варіанта можливої реалізації закону композиції і пропорційності.
Згідно першого варіанту ні керівник, ні підлеглі нічого не знають про дію закону. У цьому випадку відбувається самоналаштування елементів організації: персоналу, окремих функцій, психологічної атмосфери, — у відповідності до головних цілей. Проблема в тому, що самоналаштування — процес довгий і він не виключає помилок.
У другому варіанті про дію закону знає лише керівник. Він визначає набір цілей організації і на основі даного набору — напрямок гармонізації. Підлеглі можуть не уявляти собі цілі організації або не підтримувати їх, тому багато дій керівника будуть не зрозумілі, не прийняті і не підтримані. Кінцевий результат буде залежати від здатності керівника переконувати людей.
Третій варіант: керівник і підлеглі знають про закон композиції і пропорційності і управляють ним. Усі системи організації будуть постійно удосконалюватися, працівники будуть використовувати командні способи взаємодії, що приведе до зростання ефективності діяльності організації і підвищення її конкурентноздатності.
Професійна реалізація закону пропорційності і композиції базується на виконанні низки принципів: планування, координування, обмеження, стабілізації, узгодження, повноти.
Принцип планування означає необхідність постійної розробки в кожній організації обґрунтованих планів діяльності і розвитку різної тривалості і спрямованості. Розрізняють стратегічне, тактичне і оперативне планування. Стратегічне охоплює діапазон 5-10 и більше років, тактичне - 2-4 роки і оперативне здійснюється протягом одного року. Планування пов’язане з виробленням цілей організації, погоджених з цілями розвитку внутрішнього і зовнішнього середовища (працівників, ринку, суспільства). Кожна ціль подається у вигляді набору конкретних задач з механізмом виконання. Доцільним тут є принцип єдності керівництва А. Файоля – французького управлінця, вченого, практика, згідно якого підприємство повинно мати в даний момент часу лише одну програму дій.
Принцип координування є продовженням першого принципу і передбачає постійне відслідковування стратегічних, тактичних і оперативних змін зовнішнього і внутрішнього середовища організації і внесення відповідних коректив у набір і пропорції ресурсів, плани та механізм їх реалізації. Цей принцип реалізує достатні умови закону.
Принцип обмеження передбачає, що набір ресурсів і їх пропорції повинні бути обмеженими.
Принцип стабілізації передбачає, що зміна змісту набору ресурсів і їх пропорцій не повинна виходити за межі нормативного рівня.
Принцип узгодження
Принцип повноти передбачає, що кожна організація повністю виконує всі функції виробництва і управління або використовуючи власні ресурси (своїми силами), або залучаючи стороні організації і окремих працівників. Цей принцип реалізує необхідні умови закону.
Розглянемо виконання частини вказаних принципів на прикладі реалізації життєвого циклу виробу «А» на підприємстві. Згідно принципу планування керівник повинен скласти бізнес-план, план розвитку організації; сформулювати задачі (рубежі), на які необхідно вийти на етапах впровадження, росту, зрілості, насичення, спаду, краху и можливо й на етапи ліквідації та утилізації. Виходячи з принципу координації керівнику необхідно налагодити гарну інформаційну і оперативну службу для отримання потрібної інформації в потрібний час для прийняття своєчасних координуючих рішень. Принцип повноти вимагає від керівника, щоб під кожен етап життєвого циклу було створено певну інфраструктуру з відповідним забезпеченням.
До законів функціонування (статики) організації відносять і закон найменших: загальна стійкість системи визначається стійкістю її найбільш слабкого елемента. Можна відмітити повну аналогію з ланцюгом – його міцність визначається міцністю самої слабкої ланки. Саме тому закон найменших ще називають законом найбільш слабкої ланки. Стосовно організації цей закон можна сформулювати так: ефективність організації в кінцевому рахунку визначається станом її найбільш слабкої ланки.
Практично управлінці часто вважають, що ефективність підприємства визначається його конкурентними перевагами, а не недоліками. У дійсності це не так. Наприклад, якщо у підприємства гарна якість продукції, але слабка система збуту, ефективність буде визначатися саме системою збуту. І навпаки, якщо у підприємства добре поставлена система просування продукції, але якість продукції низька, то споживач досить швидко у цьому розбереться і ефективність буде визначатися саме низькою якістю продукції.
Отже, законами функціонування (статики) організації є закон композиції і пропорційності та закон найменших. Перший з цих законів слід розглядати на двох рівнях: на рівні організації та на рівні зовнішнього середовища, в якому організація є одним з елементів. Між поняттями пропорційність, композиція і гармонія можна поставити знак рівності. У природі все підпорядковано ідеї спільного співіснування, гармонії. Гармонія передбачає наявність сукупності елементів, процесів та їх співвідносність (пропорційність)2. Як природний еволюційний процес гармонізація відбувається на всіх рівнях світобудови. Основне завдання розумної людини полягає в тому, щоб не гальмувати цей процес, а головне завдання професійного менеджера — допомагати цьому процесу. Гармонія має системний початок, вона об'єктивна і не залежить від волі і бажання людини. Свідома реалізація закону композиції та пропорційності в організації вимагає обов’язкового використання набору принципів, серед яких принципи планування, координації та повноти.