3. Время проведения переговоров

При определении времени встречи не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности если вы сами являетесь инициатором встречи. В этом случае говорят так: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 часов».

По протокольным правилам выбор времени всегда остается за приглашенной стороной, хотя она может сразу же согласиться с временем, предложенным инициатором встречи.

Получив согласие, следует прибыть в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающей вас стороне, что может негативно повлиять на ход переговоров. В случае непредвиденной и незначительной по времени задержки следует принести извинения. Это важно еще и потому, что принимающий имеет полное право через некоторое время заняться другими важными делами, перепоручив переговоры своим помощникам, или совсем в этот день отказаться от встречи.

При определении времени начала переговоров исходят из их продолжительности — обычно переговоры длятся 1,5—2 часа. Как правило, они назначаются на 9.30 или 10 часов. Если переговоры проводятся во второй половине дня, нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00—17.30, чтобы в случае продолжения встречи в ресторане или на приеме, участники смогли бы подготовиться к вечеру.

Важно иметь в виду, что в соответствии с правилами международного этикета не следует планировать проведение переговоров на конец календарного или финансового года, хотя это не строгое ограничение, а также не рекомендуется проведение переговоров в пятницу или за день до праздника.

Учитывайте ваш собственный жизненный ритм. Если вы по своей природе «жаворонок», предлагайте организацию встреч пораньше, используйте свою утреннюю энергию. А если вы «сова», избегайте утренних встреч — ведь днем вы были бы гораздо работоспособнее.

4. Список участников

Определите состав участников со своей стороны, в том числе руководителя (главу делегации) и его заместителя. Составьте персональный список с указанием непосредственных участников переговоров, экспертов (консультантов), переводчиков и технического персонала.

Нередко бывает так, что главой делегации на переговорах назначают человека исходя из должностного статуса, не принимая в расчет его компетентность по существу обсуждаемых вопросов и то, что он просто не владеет необходимыми для ведения переговоров навыками, В состав участников переговоров следует включать только тех лиц, чье присутствие необходимо для обсуждения поставленных вопросов. При этом участники не только должны быть заинтересованы в принимаемых решениях, но и обладать достаточными правами для решения обсуждаемых вопросов. По мнению экспертов, самыми результативными являются встречи, на которых присутствует не более семи человек.

При формировании списка участников на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах. В качестве исключения допустимы деловые контакты на один уровень выше или ниже.

Далее согласуйте с партнером количественный состав участников и уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель фирмы, его заместитель и т.п.) и получите соответствующую информацию от партнера.