5. Подготовка повестки дня

Повестка дня — хороший способ управления ходом переговоров. Повестка дня делает для ваших оппонентов весьма затруднительной возможность уклониться от обсуждения неприятного для них вопроса. Если же вы не хотите обсуждать ту или иную тему или еще не готовы к ее обсуждению, не включайте ее в перечень вопросов повестки дня. Вместо этого вы можете включить интересующий вас вопрос.

Повестка дня — это промежуточный документ на этапе подготовки переговоров. Она включает заголовок (Повестка дня переговоров по теме...), перечисление вопросов для обсуждения, последовательность, в какой вы собираетесь обсуждать эти вопросы, период времени, отведенный на обсуждение этих вопросов, фамилии и должности докладчиков. Количество вопросов в повестке дня может быть самым разным, но оно должно соотноситься с отведенным на переговоры временем, а также со значимостью основных обсуждаемых вопросов. Составляя повестку дня, необходимо поставить обсуждение наиболее значимых вопросов на первое место. Каждый вопрос формулируется начиная с предлогов «о» или «об». допускается включение в повестку дня даты, времени и места проведения переговоров. В таком виде повестка дня рассылается (передается) представителям другой стороны. Не забывайте о том, что повестка дня только предлагает, но не диктует тематику и последовательность вопросов для обсуждения.

Настоятельно рекомендуйте своим партнерам по переговорам передать вам пожелания по изменениям, добавлениям с их стороны. За два-три дня до начала переговоров обзвоните их и спросите, имеются ли у них еще какие-то дополнения и предложения по изменениям.

После рассмотрения повестки дня сторонами — участницами переговоров и ее возможной корректировки несколько экземпляров повестки дня сохраняются до дня начала переговоров.

6. Подготовка программы пребывания

Если планируется проведение переговоров с иностранцами и вы — сторона-инициатор проведения переговоров и «хозяева» встречи, до приезда делегации гостей принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания: общую программу, предназначенную для гостей, и подробную программу, которая включает все технические детали, необходимые для принимающей стороны.

Общая программа включает информацию о следующих вопросах:

— встреча гостей;

— деловая часть программы (переговоры);

— приемы (если их планируется устраивать);

— культурная программа;

— проводы делегации партнеров.

Что касается подробной программы, то в ней детально отражаются все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации.

В частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

— персональный состав встречающих;

— преподнесение цветов (если в составе делегации гостей дамы);

— обеспечение транспортом;

— размещение в гостинице;

— сопровождение и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В программе каждого дня обязательно следует оставлять время для отдыха и личных дел.

Делегации, прибывающие на 2—3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу на выходные дни.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер встреч за столом переговоров, во время пребывания гостей принято организовывать неформальные встречи участников переговоров. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей стороны должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели встречи — проведении переговоров.

2.2. Протокольные аспекты подготовки и проведения переговоров

1. Подготовка помещения для проведения переговоров

Многие люди не уделяют значительного внимания выбору наилучших внешних условий для проведения переговоров и часто на этом проигрывают. Интерьер офиса раскрывает индивидуальность фирмы. Элементы дизайнерского решения офиса могут продемонстрировать степень официальности или непринужденности, которая присуща тому или иному помещению фирмы, в частности переговорной комнате. Помещение для проведения переговоров должно настраивать на создание рабочей атмосферы и быть удобным для участников встречи.

Благодаря удачному планированию помещения и его организации у вас есть возможность оказать влияние на ход переговоров. Здесь играют роль как психологические, так и физиологические аспекты.

В переговорном процессе значительную роль играет тот факт, хорошо ли себя чувствуют участники переговоров в том окружении, в котором они находятся. Чем приятнее атмосфера, тем более вероятно, что стороны придут к взаимовыгодному решению.

К физиологическим аспектам пространства относятся такие компоненты, как освещение, мебель, техническое оснащение, наличие напитков и т.д.

Необходимо помнить об эстетическом оформлении помещения для переговоров и требованиях эргономики. Оно должно быть оформлено в определенной цветовой гамме, с продуманным освещением и вентиляцией. Кстати, наилучшим считается естественное освещение, но его может быть недостаточно в пасмурные и осенне-зимние дни. Света в помещении для переговоров должно быть в норме. Потому что когда его мало, мы ощущаем вялость, и наоборот: когда мы имеем переизбыток света, несмотря на более радостное настроение, мы гораздо быстрее устаем от перегрузки зрительными впечатлениями.

Важно, чтобы в помещении не было душно и не было никаких посторонних запахов.

На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма. Будучи электромагнитной волной, каждый цвет формирует вокруг себя собственное биополе, которое мы воспринимаем на тонком энергетическом уровне. Цвет относится к числу «слабочитаемых», нюансных воздействий. Но влияет он на нас всегда, вне зависимости от нашего желания. Например, белые стены слишком хорошо отражают свет и могут вызвать раздражение (а также ассоциацию с «больничной атмосферой»), красные оттенки имеют тенденцию возбуждать и восприниматься как угрожающие. В помещении для переговоров желательно иметь стены, окрашенные в спокойные тона: сложные оттенки светло-серого, голубого, бежевого, кремово-желтого и зеленого цвета.

Изучение искусства декорирования офиса выявляет интересные тенденции. Например, присутствие таких элементов декора как современные драпировки на окнах, ковры, ухоженные декоративные растения, аквариумы и картины, оказывает положительное воздействие, так как такого рода предметы создают благоприятные условия для коммуникации, а это немаловажно. В то же время белая и производящая стерильное впечатление мебель, холодный каменный пол и голые стены не внесут вклад в приятный климат беседы.

По-прежнему актуальна рекомендация об украшении стен картинами или репродукциями картин, не содержащих национальных или религиозных сюжетов и обнаженной натуры (даже если это известная классика). Также следует с осторожностью отнестись к картинам, написанным в абстрактном стиле. Вполне допустимы нейтральные пейзажи. Стильным считается включение в интерьер профессионально сделанных и оформленных цветных и черно-белых фотографий. Главное при украшении стен — соблюсти баланс количества и качества. Иногда достаточно одной эффектной детали.

Важно позаботиться о том, чтобы участники хорошо слышали друг друга (возможное использование микрофона и соответственно техническое обеспечение) и чтобы в помещении не было посторонних шумов (с улицы, от строительных или ремонтных работ в других помещениях и т.п.).

Предпочтительно, чтобы вся мебель, расположенная в комнате для переговоров, была выдержана в едином стиле. Все крупные предметы мебели (стеллажи, шкафы) должны быть расставлены так, чтобы они не препятствовали свободному общению. Размер стола для переговоров необходимо соотнести с общей площадью комнаты (лучше больше, чем меньше). Отдавайте предпочтение благородному дереву, если есть такая возможность. Не рекомендуется использовать прозрачный стол, так как хотя он и демонстрирует открытость, по мнению психологов, также вызывает некий дискомфорт у участников переговоров.

Когда говорят о переговорах, кажется, что главным словом, относящимся к мебели, является «стол». На самом деле это «кресло». Исследования в области эргономики показывают, что плохое кресло снижает у человека концентрацию внимания, повышает утомляемость и вызывает раздражительность. Правильно выбран кресла для участников встречи, вы снимете эти проблемы. Обратите внимание на то, чтобы стулья или кресла были одинаково комфортными и никто не почувствовал бы себя обделенным. В то же время важно не создавать чересчур комфортные, расслабляющие условия.

Чаще всего при ведении переговоров используется прямоугольный стол. В случае многочисленной группы участников возможно размещение за столами, поставленными в виде буквы «П». Иногда для проведения переговоров используют круглый стол. Форма стола имеет и психологическое значение. К примеру, круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при совместной работе над проектом, но снимает статусные различия между участниками переговоров, так как руководители делегаций и другие участники психологически оказываются на одном уровне. Квадратный стол может создать атмосферу соревнования и конкуренции и вызвать оборонительные реакции.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, ручки, карандаши. Также на столах могут стоять пепельницы (знак того, что в данном помещении разрешается курить, но сделать это возможно только после того, как будет получено разрешение присутствующих, а лучше вообще воздержаться от курения за столом переговоров и отложить это занятие до времени официального перерыва или до конца встречи).

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах, чтобы не загораживать лиц участников переговоров и не мешать ходу переговоров. Важно заметить, что цветы не должны быть с сильным запахом (например, слишком ароматные сорта лилий), так как даже такой, казалось бы, незначительный штрих может негативно повлиять на проведение встречи, вызвав, в прямом смысле слова, головную боль у кого-то из участников. При проведении международных переговоров красивым жестом является украшение стола профессионально аранжированными букетами с использованием цветов флага страны партнеров и флагов стран — участниц переговоров. Они должны быть расположены на одинаковом уровне и быть одного размера.

Группами по центру стола или персонально для каждого участника переговоров ставятся напитки и посуда для них. Если напитки ставятся персонально для каждого участника переговоров, стаканы также ставятся индивидуально в обычном положении (дном вниз). Напитки могут быть расставлены группами вдоль стола, но в пределах досягаемости каждого участника. В этом случае стаканы для напитков ставятся группой в перевернутом виде (символ их неиспользованности) на небольшом подносе, покрытом тканевой или бумажной салфеткой.

Имейте в виду, что ставить на стол литровые или двухлитровые бутылки с напитками категорически нельзя. На столе должны быть бутылки воды емкостью не более 0,5 литра. Помните, что, демонстрируя свое гостеприимство, не следует слишком увлекаться и превращать стол для переговоров в фуршетный стол с изобилием напитков. Как минимум, на стол ставится одна разновидность негазированной воды. Классическим является наличие на столе бутылочек качественной негазированной и газированной воды.

Никакое угощение на стол не ставится, так как его предлагают только тогда, когда будет объявлен перерыв.