2.2 Реквизиты документов
Реквизит (от латинского requisitum – нужное, требуемое) – совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придаётся стандартное оформление.
Реквизиты подразделяются на призрачные и содержательные.
Призрачные реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.).
Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Для того чтобы документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учёте, законодательством установлены определённые условия.
В частности, это наличие следующих обязательных реквизитов:
а) наименование документа;
б) дата составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
ж) личные подписи указанных лиц7.
Признание реквизита «личные подписи указанных лиц» в расширенном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники, повышают юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.
Если организация нарушает эти требования, т.е. в документе отсутствуют обязательные реквизиты, то его руководство могут привлечь к административной ответственности, а информация, содержащаяся в таких документах, признаётся недостоверной.
Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа. Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утверждённым Госкомстатом России, не подлежит исключению или изменению.
3. Требования к оформлению документов
Так как первичные учётные документы являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, то к их оформлению предъявляются особые требования8.
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
Чёткое заполнение документа. Бланк документа следует заполнять аккуратно, текст и цифры должны быть написаны чётко и разборчиво. В документах не допускаются неоговоренные исправления. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, её следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (см. рис. 1).
Рис. 1. – Образец исправления ошибок
В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.
4. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРАКТИЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Заполнить по произвольным данным первичные бухгалтерские документы:
а) приходный кассовый ордер;
б) расходный кассовый ордер;
в) авансовый отчёт;
г) накладную по приходу материалов (3-4 наименования);
д) счёт-фактуру;
е) платёжное поручение.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Цель курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач. В результате работы над темой «Классификация документов. Форма и реквизиты документов» я пришла к следующим выводам.
Все бухгалтерские документы подвергаются группировке по следующим признакам:
а) по назначению;
б) по способу отражения информации;
в) по способу использования;
г) по статусу в системе информационного обеспечения;
д) по месту составления;
е) по количеству учётных позиций;
ж) по способу заполнения.
Существуют два типа форм документов: унифицированные и неунифицированные формы. Последние, в свою очередь, делятся на документы зональной, анкетной, табельной и комбинированной форм.
В независимости от вида формы документов, в нём должны присутствовать обязательные реквизиты (совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы):
а) наименование документа;
б) дата составления;
в) наименование организации, от имени которой он составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
ж) личные подписи указанных лиц.
К оформлению первичных учётных документов предъявляются некоторые требования. Они должны быть оформлены своевременно, точно, ясно, чётко и аккуратно.
Все эти моменты отмечены в нормативном документе, регулирующим и регламентирующим бухгалтерский учёт, а именно это принятый Государственной Думой 21 ноября 1996 году Федеральный закон №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
В своей курсовой работе я пользовалась Федеральным законом №129-ФЗ, а также учебниками и пособиями по бухгалтерскому учёту отечественных авторов. Основным для меня явился учебник В.П. Астахова «Теория бухгалтерского учёта».
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ.
Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 634 с.
Бабаева Ю.А., Бородин В.А., Амаглобели Н.Д. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 304 с.
Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 272 с.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 720 с.
Любушин Н.П., Жиров В.В., Бородина Н.В. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 312 с.
www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099
Приложение
Схема классификации бухгалтерских документов
Размещено на Allbest.ru
1 Бабаева Ю.А. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – с. 142.
2 Любушин Н.П. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – с. 137.
3 Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ.
4 Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНРА-М, 2008. - с. 52.
5 Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2008. – с. 53.
6 Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - с. 151-152.
7 Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ИНФРА-М, 2002. – с. 65-66.
8 www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099