6.4. Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме.
Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчиненных. Менеджер должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в фирме, стараясь определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.
Менеджер может также практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными, периодические встречи со всеми подчиненными. Планирование, реализация и контроль формируют возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратеги, целей, контроль хода работ, отчеты по результатам контроля – действия, подвластные менеджеру.
Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов.
Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи. Опросы позволяют выяснить у подчиненных:
четко ли доведены до них цели их деятельности;
с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;
открыт ли их руководитель для предложений; информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идей, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель систем – снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени которые содержат информацию для всех работников. В подобные публикации могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на тему охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников. Также часто используются видеозаписи.
Последнее достижение в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организация. Электронная почта дает возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, вне ее, что должно уменьшить неиссякаемый поток телефонных разговоров. Видеоконференции способствуют людям, находящимся в разных местах, обсуждать всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.
6.5.Информационное обеспечение управления.
Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе (субъекте управления) на основе тщательного изучения и анализа информации о состоянии объекта управления создается информационная модель его бедующего состояния, т.е. принимается решения по его преобразованию в соответствии с целями деятельности предприятия.
Организация реализации принимаемых решений проводится через систему методов воздействия на объект управления с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная связь).
Чем точенее, полнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы, тем обоснованней постановленные цели.
Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объектов управления и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информация считается предметом и продуктом управленческого труда.
Информация как элемент управления и предмет управленческой деятельности должна обеспечить реальное представление о задачах и состоянии объекта и субъекта управления и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
Таким образом, информационное обеспечение – это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии объекта и субъекта управления и о внешних условиях осуществления производственно – хозяйственной деятельности.
Информация, обращающаяся в системе управления, подразделяется на документированную и недокументированную. Обычно на предприятиях существует смешанная система информации (документированная и недокументированная).
Документ представляет собой материальный носитель информации, содержащий ее в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи, т.е. документированная информация, или документация, представляет собой совокупность документов, отражающих состояние какого-либо процесса (процессов). Например, это конструкторская, технологическая, планово - отчетная, учетная, экономическая документация и т.п.
Недокументированная (устная) информация наиболее характерна для линейного управления при разработке и реализации оперативных управленческих решений.
Документооборот – это движение всей массы документов в системе управления предприятием от начла их поступления (создания), включая все стадии прохождения (составления, формирования) и воздействия документа на процесс производства, до момента выхода документа из оборота.
На машиностроительных предприятиях вследствие сложности производственных процессов и большого числа занятых работников весьма высок идеальный вес документированной информации. Отсюда оптимизация обработки документов, рационализация их маршрутов движения оказывает непосредственное влияние на эффективность управления предприятием.
В целях повышения эффективности управления предприятием к информационному обеспечению применяется следующее требование:
Достаточная полнота объема, т.е. объем информации должен быть достаточен для принятия конкретного управленческого решения. При этом увеличение объема информации ведет к перегрузке руководителей, подразделений, увеличивает длительность цикла принятия решений, а недостаток – ведет к неверному анализу и оценке ситуации, снижает качество управленческих решений.
Информация должна быть достоверной, в противном случае может быть принято ошибочное решение.
Каждый документ должен иметь минимальный набор реквизитов, что облегчит его обработку, но при этом он должен давать всю минимально необходимую информацию для принятия управленческих решений.
Каждый документ должен быть связан с конкретной функцией (задачей) управления. Не должно находится в обращении документов, не связанных с реализацией конкретных функций (задач) управления.
Автоматизация и механизация обработки информации, сокращающая цикл подготовки управленческих решений и повышающая их качество.
оптимизация маршрутов прохождения информации с целью минимизации сроков движения документов, обеспечение точной их адресности.
Своевременность поступления информации. Несвоевременное поступление информации приводит к тому, что управленческие решения принимаются по отношению к уже изменившемуся состоянию объекта управления и не отражают достоверное содержание проблемы.
Эти требования ложатся в основу анализа информационного обеспечения системы управления предприятием и документооборота.