3. Учётные регистры, способы исправления в учётных записях

Чтобы получить необходимые показатели по хозяйственной деятельности предприятия необходимы сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в соответствие с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учётных регистров, обеспечивающих контроль за сохранностью информации предоставляемой в первичных документах. Учётные регистры представляют собой листы бумаги, предназначенные для регистрации и группировки данных о наличии имущества и операциях, зафиксированных в первичных носителях информации. В зависимости от содержания и назначения учётные регистры классифицируются по нескольким группам.

1. Учётные регистры подразделяются по внешнему виду:

- книги ( то есть сброшюрованные листы бумаги, которые пронумерованы и скреплены в переплёт. На последней страницы указывается количество листов и подтверждается печатью предприятия.

- карточки (То есть отдельные таблицы, выполненные на плотной бумаги, применяемые для аналитического учёта. Они хранятся в картотеке и группируются по необходимым признакам. При их открытии производится регистрация в специальном регистре)

- свободные листы, то есть определённым образом разрагфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций, они используются для ведения ведомостей журналов – ордеров машинной регистрации. Содержание граф зависит от назначения регистров и формы учёта.

20 По объёму содержания выделяют:

- регистры аналитического учёта: по учёту материальных ценностей, расчётов и т.п.

- регистры синтетического учёта

3) По последовательности записи

- хронологические, то есть записи производятся по мере совершения хозяйственной операции, независимо от её содержания, это необходимо для обеспечения контроля за своевременным и полным отражением в учёте всех хозяйственных операций. В таких регистрах фиксируют содержание операции и основание для их выполнения.

- систематические регистры отражаются операцией в определённой группировке за определённый период. Это позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйственных средств и их источников.

- комбинированные регистры.

4) По технике записи:

- регистры линейной записи. Такая запись содержит все необходимые данные о совершённой операции и в дальнейшем не дополняется.

- регистры линейно – позиционной записи отражаются не полностью и дополнительная информации, относящаяся к данной операции регистрируется позже по той же строке, но в других графах

- регистры шахматной записи. В них каждая операция отражается 1 раз на пересечении строки и графы, отражающих корреспонденцию по дебиту и кредиту.

Для исправления ошибок в учётных регистрах используются 3 метода:

1. Корректурный.

2. Способ дополнительной записи. Он применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и учётных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но отражена сумма меньше необходимой. Для исправления такой ошибки на разницу между правильной и уменьшенной суммой составляется дополнительная бухгалтерская запись.

3. «Красное сторно». Он применяется при указании неправильной корреспонденции счетов или отражении суммы больше необходимой. При этом ошибочная запись повторяется в той же корреспонденции, но красным цветом, затем составляется новая запись с правильной корреспонденцией и записывается обычным способом. При подсчёте итогов суммы записанные красным вычитаются (сторнируются).

Способы дополнительной записи и «Красное сторно» могут использоваться не только для ошибок, но и для корректировки плановых показателей до уровня фактических. В течение отчётного периода получаемая из производства продукция оценивается по плановой себестоимости в конце периода определяется её фактический размер и производится корректировка записи. Если фактическая сумма больше плановой, то применяют способ дополнительной записи, если наоборот, то «Красное сторно».

4.

Для обеспечения достоверности данных бух учёта и отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация является 1-м из основных элементов, методов бухгалтерского учёта а так же методическим приёмом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и в других случаях. Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается путём осмотра, обмера, взвешивания и пересчёта. При инвентаризации данные о наличии хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях, а затем в сличительных ведомостях сопоставляются с данными бухгалтерского учёта с целью выявления недостач или излишков средств. Инвентаризации так же подвергаются данные о дебиторской и кредиторской задолженности организации с целью установления их достоверности. Тем самым обеспечивается правильность оценки имущества в бухгалтерском учёте и отчётности. В зависимости от различных признаков, в том числе от причин, по которой проводят инвентаризацию, различают несколько её видов. Прежде всего необходимо различать плановую и внеплановую инвентаризацию. Плановая инвентаризация поводится в соответствие с планом контрольно – ревизионных работ, органов внутрихозяйственного контроля ( ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учётной политикой организации, а так же тогда, когда её проведение обусловлено требованиями законодательства. Внеплановые инвентаризации, отличные от перечисленных ранее проводятся внешними аудиторами в ходе обязательного или инициативного аудита в данной организации, внутренними ревизорами, ревизионной комиссией, аудиторами внутренней аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и т.д.

По объёму совокупности объектов учёта, различают сплошную и выборочную инвентаризацию. Сплошной считается инвентаризация в ходе которой проверяют все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергаются денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов отдельных материально- производственных ценностей. Выборочной является инвентаризация в ходе которой подвергается расчёту, пересмотру, взвешиванию лишь часть объектов данного вида. Такие инвентаризации проводят например при осмотре объектов фактически выполненных работ или что бы удостовериться в сохранности отдельных товарно – материальных ценностей. Выборочные инвентаризации снижают трудоёмкость контрольных работ и позволяют сократить время их проведения. Вместе с тем они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае применения материального ущерба не позволяют достаточно точно оценить его. В зависимости от полноты охвата, имущество организации и обязательства, инвентаризация делится на полную (проверка в натуре всего имущества организации и её обязательств на определённую дату. Она проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности при реорганизации экономического субъекта), частичной (является каждая отдельная проверка в натуре определённых видов, объектов, например,, материалов на складе, денежных средств в кассе).

По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и процессов.

Порядок проведения инвентаризации, их количества,.. даты проведения, перечень имущества и обязательств определяется руководителем за исключением случаев. Когда проведение инвентаризации обязательно (п. 2. ст.12).

За своевременность и правильность проведения инвентаризации несут ответственность руководитель организации согласно законодательству и её главный бухгалтер согласно внутренним должностным инструкциям. Для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия, в которую входят руководитель, гл. бух, специалисты различных профилей (инженеры, агрономы, зоотехники) и представители рабочих с различных видов производств. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица. За правильное документально оформление инвентаризации несёт ответственность гл бух. Поэтому до начала инвентаризации необходимо провести подготовительную работу:

1. Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами комиссии

2. Каждая промежуточная группа в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы. В каждой группе выбирается старший, а для инвентаризационной комиссии в цело из её членов избирается председатель комиссии.

3. Руководитель и гл. бух. проводят инструктаж с членами комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.

4. Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации, инвентаризационные ведомости, промежуточные акты и др.

5. К началу инвентаризации, все записи и остатки по счетам а в регистрах аналитического и синтетического учёта должны быть выверены, а все данные документов записаны в регистры. Проверка материально – производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения и обязательно присутствие лиц, отвечающих за их сохранность

Выявленные и пересчитанные ценности записывают в инвентаризационные описи, их составляют строго по местам проведения инвентаризации, мо материально – ответственным лица и на каждый вид ценностей. По ценностям, не принадлежавшим организации составляют отдельные описи. Все описи готовят в 2-х экземплярах, один из которых передаётся материально – ответственным лиц, после проверки фактических остатков ценностей и их регистрации в описи, инвентаризационная комиссия совместно с комиссией проставляет в ней остатки ценностей по данным учётных регистров. Описи подписываются председателем инвентаризационной комиссии и её членами, а так же соответствующими материально – ответственными лицами. Переел подписью должно дать справку следующего содержания: все ценности инвентаризационной описи,. Комиссией проверены в натуре. В моем присутствии и внесены в офис.

По результатам полной проверке – общий акт инвентаризации. В акте указывают состав инвентаризационной комиссии, результаты работы, выводы и предложения. По результатам работы инвентаризационная комиссия составляет протокол, содержащий её решение и предложения.. Он так же утверждается руководителем, затем определяют порядок регулирования вывяленных ризниц. Эта работа должна быть проведена в течение 10 дней после инвентаризации. Для своевременного урегулирования расхождений между фактическими остатками и данными бух учёта издаётся приказ руководителя с учётом решений и предложений, включённых в протокол инвентаризационной комиссии.