Документация и инвентаризация

1. Документирование (создание документов) хозяйственных операций, классификация документов

2. Документооборот и порядок его составления

3. Учетные регистры. Способы исправления в учетных записях.

4. Инвентаризация, ее значение и виды

I. Документирование (создание документов) хозяйственных операций, классификация документов

Бухгалтерский учет, осуществляющий сплошное и непрерывное наблюдение за хозяйственными операциями базируется на документальном учете.

Документом называется письменное свидетельство, подтверждающее совершение какой-либо хозяйственной операции, или дающее право на ее совершение.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Она представляет начальную стадию учета и является необходимым этапом в регистрации информации, необходимой для текущего учета.

Документы составляются в момент операции или после ее окончания на бланках типовой формы. Документы могут составляться в нескольких экземплярах и свободные строки в них прочеркиваются.

Текст документа должен быть конкретным и четким и не допускать двойственного понимания операции.

Исправления ошибок итоговых показателей, отражающихся цифрами, производится в установленном порядке. В документах по учету денежных средств исправления не допускаются, и документ предоставляется в банк только в печатном виде.

Для придания документу юридической силы необходима полная характеристика хозяйственной операции, т.е. наличие определенного перечня показателей, которые называются реквизиты.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа

• дата составления

• количественное и стоимостное отражение операции

• наименование и подписи должностных лиц, ответственных за выполнение операций и оформление документа

При необходимости документ заверяется печатью.

Руководитель предприятия устанавливает перечень лиц, ответственных и имеющих право подписи первичных документов. Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных видов документов. Для этого классификация документов производится по следующим признакам:

• по назначению:

  • распорядительные (т.е. документы, содержащие необходимость выполнить хозяйственную операцию)

  • оправдательные (подтверждающие факт совершения операции)

  • комбинированные (совмещаю признаки распорядительных и оправдательных документов)

  • документы бухгалтерского управления (создаются учетной службой для подготовки учетных записей, определенных расчетным путем)

• по содержанию:

  • первичные документы (т.е. составленные в момент совершения операции)

  • сводные (составляются на основании первичных)

• по способу отражения хозяйственных операций:

  • разовые (т.е. составляются на одну хозяйственную операцию)

  • накопительные (составляются за определенный период времени)

• по месту составления:

  • внутренние

  • внешние

II. Документооборот и порядок его составления

Составление документов является трудоемким процессом, и для получения оперативной и достоверной информации их необходимо регламентировать. Это достигается путем документооборота.

Документооборот – это путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив.

Для определения этапов движения документов составляется график документооборота, который является необходимым для выполнения лицами, ответственными за составление документов.

График составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике по каждому документу отражается место составления и сроки передачи другим пользователям, порядок и сроки обработки и сроки и условия передачи в архив.

В документообороте выделяют 5 этапов:

1. составление документа

2. передача в бухгалтерию

3. арифметическая и коническая проверка

4. обработка документа и получение итоговой информации

5. сдача в архив

Для совершения документооборота применяется унификация и стандартизация.

Унификация – это установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Эти занимается Государственный Комитет по статистике.

Стандартизация – представляет собой представление единых форм и размеров документов одного названия, что позволяет ускорить процесс их обработки и облегчить их хранение. Ускорение движения документов необходимо для своевременного и правильного принятия управленческих решений.