Последовательность выполнения:

• чтобы создать новый поток документов, в программе Администратор перейдите на вкладку Потоки документов;

• нажмите на кнопку Создать новый поток документов;

• в списке потоков на левой панели появится поток с именем Документы и курсор ввода установится на его имени; введите нужное имя потока с клавиатуры и завершите нажатием клавиши Enter;

• для выбора регистрационной формы документов данного потока нажмите на кнопку Выбрать регистрационную форму ;

• в открывшемся диалоговом окне выберите регистрационную форму, которая будет использоваться при регистрации новых документов данного потока; если нужной формы не существует, она должна быть предварительно создана с помощью программы Дизайнер форм;

• чтобы установить права доступа пользователей к выбранному потоку документов, перейдите на вкладку Только просмотра документов в правой панели, если хотите определить права на просмотр документов, или на вкладку Регистрации документов, если хотите определить права на создание и редактирование документов, и нажмите на кнопку Изменить содержимое списка доступа для потока документов;

• в открывшемся диалоговом окне настройте права доступа пользователей к данному потоку,

• в поле Текущее значение счетчика введите число, которое будет использоваться как порядковый номер и являться составной частью полного регистрационного номера следующего регистрируемого в данном потоке документа; по умолчанию для вновь создаваемого потока документов оно принимается равным единице и при регистрации каждого последующего документа увеличивается на единицу.

Настройка уведомлений

Содержание задачи: уведомления являются средством взаимодействия пользователей системы ЕВФРАТ-Документооборот при совместной работе с документами. Уведомления подобны сообщениям электронной почты (e-mail), отличаясь тем, что рассылаются автоматически самой системой в соответствии с выполненными настройками. Другое отличие состоит в том, что для доставки уведомлений используется не почтовый сервис Internet, а встроенная почтовая служба системы ЕВФРАТ- Документооборот, и поэтому круг доступных адресатов ограничен зарегистрированными пользователями системы. Настройка уведомлений заключается в определении, какие именно уведомления и в какие сроки будут рассылаться пользователям. Выбранная настройка распространяется на всю систему в целом и не может быть изменена выборочно для отдельных документов или потоков документов, поэтому администратору следует осуществить настройку таким образом, чтобы она была пригодна для всех случаев.

Последовательность выполнения:

• в программе Администратор перейдите на вкладку Настройка системы

• для сотрудника, выполняющего обязанности контролера, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении контролирующим исполнение какого-либо документа, О снятии с контроля всех поручений по документу в случае, когда все поручения по подконтрольному документу выполнены, О снятии документа с контроля при завершении исполнения документа, если контролер принимает решение о том, что все поручения по документу выполнены, О назначении исполнителя поручений по подконтрольному документу, О готовности поручения к снятию с контроля при его выполнении исполнителем, О завершении поручения, означающего, что поручение выполнено и снято с контроля, О возврате поручения на контроль в случае, когда контролер не удовлетворен качеством исполнения поручения исполнителем и возвращает поручение на исполнение, О назначении согласующего при проведении согласований по подконтрольному документу, О результатах согласования по документу с информацией, утвержден он или отклонен. Для выполнения операции укажите соответствующие виды уведомлений в списке в левой части окна, используя левую кнопку мыши и удерживая клавиши Ctrl или Shift.

• для сотрудника, выполняющего обязанности контролера, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков исполнения документа: Никогда, Один раз при наступлении срока, в заданные дни до, при наступлении и по истечении сроков исполнения документа (соответственно отрицательные числа, ноль и положительные числа) или количество отсылаемых уведомлений до и после истечения сроков исполнения документа;

• для сотрудника, исполняющего поручение по обработке документа, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении исполнителем поручения, О снятии поручения с контроля контролером или создателем поручения, О возвращении поручения на контроль после заявления исполнителя о завершении работы над поручением. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании видов уведомлений для контролера; для сотрудника, исполняющего поручение по обработке документа, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков исполнения поручений по документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании сроков рассылки уведомлений для контролера;

• для сотрудника, участвующего в согласовании документа, можно назначить или отменить следующие виды уведомлений:

О назначении согласующим по указанному документу, Об отмене согласования по указанному документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании видов уведомлений для контролера;

• для сотрудника, участвующего в согласовании документа, можно также настроить параметры отправки уведомлений об истечении сроков согласований по документу. Операция выполняется аналогичным образом, что и при указании сроков рассылки уведомлений для контролера;

• для определения фактического срока исполнения поручения следует указать, какое событие является признаком завершения работы: Заявка исполнителя о готовности документа или Снятие поручения с контроля.

Настройка адресной книги

Адресная книга представляет собой полный список зарегистрированных пользователей системы, сгруппированных по выполняемым ими функциям (администраторы, контролеры, контролеры с расширенными правами, редакторы отчетов, архивариусы) соответственно правам, присвоенным им при регистрации. Она служит администратору системы справочником обобщенной информации обо всех пользователях.

В каких ситуациях должна выполняться: просматривается для контроля правомерности выделения прав пользователям.

Последовательность выполнения:

• в программе Администратор настройка адресной книги осуществляется при регистрации или изменении прав доступа пользователя; никаких отдельных действий по настройке администратору выполнять не требуется;

• чтобы просмотреть текущее состояние адресной книги, нажмите на кнопку Адресная книга в нижней части окна программы;

• в открывшемся диалоговом окне выберите вкладку, соответствующую правам доступа пользователей (Администраторы, Контролеры, Контролеры с расширенными правами, Редакторы отчетов, Архивариусы), чтобы увидеть список пользователей с данным уровнем прав; если нужная вкладка не видна на экране, перемещайтесь между вкладками нажатием кнопок Влево [<] и Вправо [>];

• чтобы получить более подробные сведения о пользователе, выберите его в списке и нажмите на кнопку Подробнее.