7.2. Печать объектов базы данных
Для распечатки активного объекта (таблицы, запроса, формы или отчета) базы данных или установки режимов печати следует выбрать пункт Печать... меню Файл. При этом откроется диалоговое окно Печать, в котором можно изменить режимы печати и настройки принтера. Опции этого окна приведены в таблице 7.1.
Таблица 7.1
Назначение опций диалогового окна Печать
Опция |
Назначение |
1 |
2 |
Группа Принтер |
Выбор принтера, который следует использовать. Здесь же отображаются сведения о выбранном принтере |
Свойства |
Изменение настройки текущего принтера |
печать в файл |
Вывод документа в файл, а не на принтер |
Группа Печатать |
Выбор части документа, которую следует напечатать |
все |
Печать всего документа |
страницы |
Печать указанных страниц |
выделенные записи |
Печать только выделенного фрагмента |
число копий: |
Количество копий документа, которое необходимо напечатать |
разобрать |
Печать документа с разбором по копиям или без него |
Настройка... |
Изменение параметров печати |
OK |
Закрытие диалогового окна с применением и сохранением всех внесенных изменений |
Отмена |
Закрытие диалогового окна без сохранения внесенных изменений |
Панель инструментов содержит кнопку для отправки активного объекта (таблицы, запроса, формы или отчета) базы данных на печать, при нажатии которой происходит его распечатка с параметрами, ранее установленными в диалоговом окне Печать.
7.3. Файловые операции
Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При удалении части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.
Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис Служебные программы Сжать базу данных.
Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.
Команда Сервис Служебные программы Восстановить базу данных выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сервис Служебные программы Восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.
Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги:
Закройте базу данных.
Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.
В окне открытия файла выделите значок базы данных Карточка сотрудника.
Щелчком включите переключатель Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.
Нажмите кнопку Открыть.
Выберите команду Сервис Защита Задать пароль базы данных.
В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.
Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.
Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.
Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис Защита Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.