УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ «ПОЛОЦКИЙ ТОРГОВО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» БЕЛКООПСОЮЗА |
Контрольная работа №1 |
По дисциплине «Современные компьютерные офисные технологии» |
|
Вариант 61 |
|
Учащейся 4-го курса Э-43-61-10
Зуевой Анастасии Михайловны
Место работы: ЧТУП «ЛИДЛ»
Адрес: г.Полоцк, ул.Богдановича,
Д.16, кВ.8.
Полоцк, 2012.
Оглавление
Вопрос 1/7 Охарактеризуйте способы обмена данными между приложениями Mikrosoft Office. 3
Вопрос 2/13 Охарактеризуйте технологию включения в текстовый документ маркированных,нумерованных и многоуровневых списков. 8
Вопрос 3/37 Определите назначение и пользовательский интерфейс программы Дизайнер презентаций ms Power Point.Охарактеризуйте режимы создания презентаций в Дизайнере ms Power Point. 17
Задача 2 Создайте в программе MS Word блок схему. Максимально отформатируйте её. 28
Список литературы 29
Список программных и технических средств 30
Вопрос 1/7 Охарактеризуйте способы обмена данными между приложениями Mikrosoft Office.
Система Microsoft Office 2007 превратилась из набора отдельных продуктов, повышающих индивидуальную производительность труда, в комплексную, интегрированную систему. Построенная на известных инструментах, уже знакомых многим пользователям, система Microsoft Office содержит программы, серверы, службы и решения, предназначенные для совместной работы с целью облегчения решения широкого спектра задач масштаба предприятия.
Существует три основных способа обмена данными между различными приложениями Office:
статическое копирование или перемещение данных;
связывание данных;
внедрение данных.
Приложения, между которыми происходит обмен данными, называются приложением-приемником и приложением-источником.
В случае статического копирования или статического перемещения вставленные данные становятся составной частью документа в приложении-приемнике. С приложением-источником они уже более не связаны. Этот тип копирования или перемещения обычно используется при работе с одним документом или с несколькими документами одного приложения.
При использовании связывания вставленные данные сохраняют связь с приложением-источником. Фактически полная копия данных хранится в приложении-источнике, а приложение-приемник содержит только ссылку и информацию, необходимую для вывода данных на экран. При редактировании данных в приложении-источнике связанные с ними данные в приложении-приемнике могут быть изменены автоматически или вручную.
Внедренные данные сохраняют связь с исходным документом, но не с приложением. Фактически исходного документа может и не быть, так как Документ-приемник хранит полную копию данных. Однако связь между данными внедренные данные могут быть созданы только в документе-приемнике. и программой-источником позволяет применять средства программы-источника для редактирования данных.
Существует несколько способов обмена данными между приложениями Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.
Чтобы содержащиеся в Access данные переместить в Excel, можно скопировать данные таблицы Access и вставить их в лист Excel, подключить базу данных Access к листу Excel или экспортировать данные Access в лист Excel.
Чтобы содержащиеся в Excel данные переместить в Access, можно скопировать данные листа Excel и вставить их в таблицу Access, импортировать лист Excel в таблицу Access или связать лист Excel с таблицей Access.
Данные Access в виде таблицы можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в лист Excel.
Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, содержащие данные, которые нужно копировать.
На вкладке Форматирование нажмите кнопку Просмотр, а затем щелкните Режим таблицы.
Выделите записи, которые нужно копировать.
Если нужно выделить несколько соседних столбцов, протащите указатель мыши по соответствующим заголовкам.
На вкладке Форматирование в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать
Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, в который нужно вставить данные.
В левом верхнем углу области листа щелкните ячейку, в которую должно быть вставлено название первого поля.
Чтобы копируемые записи не заменили бы собой существующие записи, убедитесь, что на листе нет данных ниже и правее выбранной ячейки.
На вкладке Форматирование в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить
С помощью мастера экспорта Access можно экспортировать в лист Excel объект Access, например, таблицу, запрос, форму или выделенные записи. При выполнении операции экспорта можно сохранить ее параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.
Ниже приведены часто встречающиеся ситуации, в которых нужно экспортировать в Excel данные Access:
Отдел или рабочая группа применяют для обработки данных и Access, и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, а анализ данных и рассылка результатов анализа проводятся с помощью Excel. Обычно сотрудники экспортируют данные в Excel по мере необходимости, но нужно сделать этот процесс более эффективным.
Сотрудники привыкли работать с Access, но руководитель предпочитает просматривать отчеты в Excel. Сотрудникам приходится периодически копировать данные в Excel, и нужно автоматизировать этот процесс, чтобы экономить время.
Чтобы работать с обновляемыми данными Access в приложении Excel, можно создать подключение к базе данных Access и получать все данные из таблицы или запроса. Такое подключение обычно хранится в виде файла подключения к данным Office (ODC). Основное преимущество подключения к данным Access по сравнению с импортом состоит в том, что таким образом можно периодически анализировать данные с помощью Excel без многократного копирования или экспорта данных из Access. Подключившись к данным Access, можно после каждого добавления данных в исходную базу данных Access автоматически обновлять книги Excel. Например, можно обновлять ежемесячный сводный бюджетный отчет в Excel, чтобы он содержал данные за прошедший месяц.
Щелкните ячейку, в которую нужно поместить данные из базы данных Access.
На вкладке Данные в группе Получить внешние данные нажмите кнопку Из Access.
В списке Область поиска найдите и дважды щелкните базу данных Access, которую нужно импортировать.
В диалоговом окне Выбор таблицы щелкните таблицу или запрос, которые нужно импортировать, а затем нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Импорт данных выполните следующие действия:
В группе Выберите способ просмотра данных выполните одно из следующих действий:
Чтобы просмотреть данные в виде таблицы , выберите Таблица.
Чтобы просмотреть данные в виде, выберите Отчет сводной таблицы.
Чтобы просмотреть данные в виде отчета и сводной таблицы, выберите Сводная диаграмма и отчет сводной таблицы.
Кроме того, можно выбрать пункт Свойства, установить параметры обновления, форматирования и макета импортируемых данных, а затем нажать кнопку ОК.
В группе Куда следует поместить данные? выполните одно из следующих действий:
Чтобы поместить данные в выбранное место, щелкните Существующий лист.
Чтобы поместить данные в левый верхний угол нового листа, щелкните Новый лист.
Нажмите кнопку ОК.
Excel поместит диапазон внешних данных в указанное расположение.
Работая в Access с данными Excel, можно воспользоваться функциями Access по управлению данными, безопасностью и многопользовательскими возможностями. В Access есть много полезных функций, но две из них особенно удобны при работе с данными Excel:
Отчеты-Если пользователь умеет создавать отчеты Access и хочет представить данные Excel в виде такого отчета, можно создать отчет Access. Например, можно создавать более сложные и гибкие отчеты, такие как итоговые отчеты, отчеты с группировкой, этикетки для распечатки и графические отчеты.
Формы-Если нужно воспользоваться формой для поиска или отображения данных в Excel, можно создать форму Access. Например, можно создать форму Access, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форму, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных на одном экране.