Тема 4: Информационная основа
исследования систем управления
Информация в исследовании систем управления и ее вид.
Источники информации
Графический метод анализа потоков информации
Информация в исследовании систем управления и ее вид.
Выявление и решение проблем в управлении и посредством управления предполагает постоянную работу с информацией. Если вздумается, то все, чем располагает руководитель – это информация.
Сам термин «информация» получил широкое распространение с 50-х гг. XX века. В кибернетике информация является основополагающей категорией. Известно определение Норберта Винера, в соответствии с которым информацией считают данные, снижающие неопределенность в знаниях об объекте управления, его системе управления, внешней среде.
Информацию, используемую для исследования системы управления, целесообразно представлять в виде потока.
В общем виде, поток представляет собой совокупность объектов, воспринимаемую как единое целое, существующую как процесс на некотором временном интервале и измеряемую в абсолютных единицах за определенный период времени. [Основы логистики. /Под редакцией Л.Б. Миротина и В.И. Сергеева. М.: ИНФРА-М, 1999. С.39].
Тогда информационный поток – это совокупность циркулирующих в организации, между организацией и внешней средой сообщений, необходимых для управления организацией. Рассмотрим классификацию информационных потоков в организации.
Т
ипологические
признаки информационных потоков.
По отношению к организации информационные потоки подразделяются на внутренние и внешние – соответственно циркулирующие внутри организации и между организацией и внешней средой, последние делятся на входные и выходные, т.е. поступающие в организацию и исходящие из нее.
По времени возникновения информации различают регулярные потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных (например, представление бухгалтерской документации в налоговую инспекцию) и оперативные потоки, когда данные представляются по конкретному заданию, диалоговый режим «on line» предполагает поступление информации одновременно с происходящими событиями.
Источники информации
Исследование системы управления предполагает изучение информационных потоков в организации.
Такими источниками в организации выступают:
учредители, владельцы и сотрудники организации, располагающие о ней самой разнообразной информацией;
документы организации – ее устав и другие регламентирующие документы, положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; данные отчетности и учета; плановые данные; нормативы;
организация и люди, ведущие и проводившие обследование организации, а также их отчеты и другие документы, составленные по результатам обследований.
Для проведения исследования, как правило, целесообразно привлечение разнообразных источников (литературы по данной проблеме; мнений специалистов, физических и юридических лиц, взаимодействующих с организацией).
Исследование информационных потоков предполагает рассмотрение процессов передачи информации в системе управления. Для этого следует рассмотреть как в организации осуществляется:
сбор первичной информации, ее распределение и использование;
движение документов, т.е. документооборот в системе управления;
проведение совещаний и «оперативок» на всех уровнях в организации.
Исследуются составляющие информационный поток документированные и недокументированные сообщения, отражающие организационные процессы, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и способы их передачи их в организации.
При исследовании процесса обработки данных в организации различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов.
Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил-процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов проводится на основе определенных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.
Эффективность исследования по документам зависит от состава документов, их содержания и формы.
Представим в виде схемы методику исследования по документам:
Важно проследить маршруты движения документов по организации, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы организации.
Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода:
метод инвентаризации;
метод типических групп [Игнатьев А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. С 83-84].
При инвентаризации собираются сведения о всех документах. Этот метод позволяет получить исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.
Метод типических групп используется при обследовании массовых и регулярно повторяющихся документов. Согласно этому методу регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.