3. Графический метод анализа потоков информации

Для анализа информационных потоков часто используется графический метод.

Этот метод используется для описания главным образом документопотоков на макроуровне и позволяет выявить общую структуру и функции системы управления, а также для совершенствования информационных потоков.

Основные элементы потока – документы. Отношение между документами изображаются в виде графической схемы. Процедуры, составляющие движение потока (операции с документами, по их обработке, перемещению), записываются в виде кратких пояснений на схеме потока.

Система координат графика двумерная:

наименование подразделений

структурные подразделения

В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений организации, в заголовках строк – даты или периоды времени.

Каждый документ на схеме изображается в виде прямоугольника с указанием номера документа.

Стрелки, идущие к документам, показывают направления движения информации. Под документом могут даваться краткие пояснения:

1. какие процедуры осуществляются при обработке документа;

2. какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

3. как используется эта информация;

4. какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

5. где можно найти подробные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документа, выявить моменты его образования, операции, которые с ним осуществляются, порядок, в котором данный документ объединяется с другими или, наоборот, разделяется на несколько. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения организации; определить достаточный уровень контроля за работой с документом; рационализировать документопоток, устранив излишние документы или введя новые, сократив неоправданно большие сроки обработки, составления документов.

Изучение системы управления конкретной организацией целесообразно начинать с документов, характеризующих организационную структуру.

Если такой схемы в организации не имеется, надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об организации или отдельном подразделении, можно переходить к стадии опросов и бесед с сотрудниками и заинтересованными в проведении исследования лицами.

Структурирование информации

при проведении исследования систем управления.

Обследование и изучение, детализация информации об организации и ее систем управления можно вести бесконечно, учитывая, что организация постоянно изменяется и в конце обследования будет отличаться от состояния в начале обследования. Очень важно вовремя закончить сбор информации, необходимой для исследования. В ходе исследования важно разделять данные на релевантные и неуместные.

Релевантная информация (relevant – относящийся к делу) – это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени [Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 1992. С.203].

Как указывает Расселх Акофф, руководители страдают от избытка не относящейся к делу информации [Ackoff R.E. Management Information System // Management Science. 1967. December. P.147-156].

Структурирование информации по отношению к предмету исследования может быть осуществлено следующим образом:

Все имеющиеся данные

Данные, не относящиеся к проблеме			Релевантные данные
Дезинформация	Шум	Неуместные данные	Информация	Данные, подтверждающие известные

По степени достоверности информация о системе управления может быть разделена на:

1. достоверную информацию – информация, полученная из официальных источников

2. относительно достоверную – получена из серийных источников

3. дезинформация – информация умышленно искажающая состояние предмета исследования

Естественно, дезинформация должна быть исключена из релевантной информации.

Релевантную информацию можно структурировать по степени ее формализации:

1. интуитивная

2. предметная

3. количественные данные

Интуитивная информация – это необоснованные рационально мнения сотрудников организации, ее учредителей, лиц, которые проводят исследование, об объекте и предмете исследования.

Предметная информация – это суждения лиц, вовлеченных в исследование, опирающиеся на определенные факты, заключения, следствия тех или иных действий или сил. К такой информации могут быть отнесены аналитические документы, имеющиеся в организации по предмету исследования.

Количественные данные – показатели документов обследований, относящихся к предмету исследования.

Важно учитывать, что уровень информационной обеспеченности исследования зависит: не только от состояния информационных потоков в организации, по и от тех методов, которые исследуются при проведении исследования.