Тема 7. Регистры и формы бухгалтерского учета Понятие и виды учетных регистров. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки с точки зрения законности и целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету, накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты ФХД, имевших место за определенный промежу­ток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность. Схематично процесс трансформации бухгалтерских данных в отчетность представ­лен на рисунке.

Первичные документы

У четные регистры

Бухгалтерская отчетность

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.

Регистр бухгалтерского учета — это таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащие для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры ведутся в виде карточек, отдельных листов, ведомостей, журналов, книг, машинограмм.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете.

По назначению (способу группировки) бухгалтерские регистры делятся: на хро­нологические, систематические, комбинированные, синхронисти­ческие. К хронологическим относятся регистры, в которых вы­полняется хронологическая запись, т. е. факты хозяйственной деятельности записываются по мере их возникновения, например журналы регистрации, реестры и др. Систематические — это реги­стры, в которых ведется систематическая запись, т. е. факты хозяй­ственной деятельности записываются в соответствии с тем объек­том, к которому они относятся. Записи в хронологических и си­стематических регистрах должны выполняться в одинаковых суммах, поэтому итог оборотов хронологических регистров всегда Равен сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематиче­ских регистров. Если в одном регистре вы­полнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным.

Синхронистические – таблицы, предназначенные для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие много колончатую форму.

По содержанию (по степени обобщения) бухгалтерские регистры подразделяются на аналитические и синтетические в зависимости от вида учета, который на них осуществляется.

По внешнему виду (материальной основе) регистры делятся: на книги, карточки и свободные листы.

Книга — пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены для регис­трации ФХЖ в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы. Обязательными реквизита ми книги считаются: название предприятия; период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регис­тре; название счета (счетов).

Карточки — предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Такие носители бухгалтерской информации наглядны, их несложно сортировать, удобны в обращении. На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда.

Наиболее распространены три вида карточек: контокоррент­ные, материальные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки (итал. конто — счет, коррент — те­кущий) имеют две помещенные рядом друг с другом колонки: дебет и кредит. Это позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия, т. е. кто, кому, за что и сколько должен. Они ши­роко применяются для аналитического учета по счетам расчетов (иногда и для счетов фондов).

Материальные (инвентарные) карточки имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей, а каждая графа делится на две колонки — количество и сумма. В заголовке кар­точки проставляется норматив (лимит) запаса. Это дает воз­можность легко выяснить, не имеет ли предприятие средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени. Эти карточки предназначены для учета материальных ценностей.

Многоколончатые карточки содержат несколько колонок, пред­назначенных для отражения одного факта хозяйственной дея­тельности несколькими составляющими его суммами. Например, оплачены различные расходы, каждый их вид записывается бух­галтером в соответствующую колонку карточки. Они чаще всего применяются для учета затрат.

Свободные листы — это те же карточки, но размер их больше и хранятся они не в картотеках, а в папках-накопителях.

Графление бухгалтерских регистров может быть проведено несколькими способами: параллельным, последовательным, сме­шанным.

При параллельном графлении записи, относящиеся к дебету и кредиту, располагаются на одном параллельном уров­не, но в трех вариантах:

односторонний регистр целиком занимает один разворот ин­формационного носителя, на практике встречаются две разновид­ности — неразделенная (колонки для дебета и кредита помеща­ются рядом, справа, после текста) и разделенная (колонка де­бета помещается слева от текстовой части, кредита — справа). Текст для дебета и кредита в одностороннем графлении общий;

двусторонний регистр занимает две страницы: одна для дебе­товых, другая для кредитовых записей. Обе записи, имея иден­тичный текст, повторяются;

многоколончатый (многографный) регистр занимает одну страницу, но графе «текст» соответствует несколько колонок для различных признаков.

При последовательном графлении в бухгалтерском регистре сначала располагаются все дебетовые записи, итог де­бетовых оборотов, а затем ниже кредитовые записи и итог оборо­тов по ним. Этот вид регистров неудобен при использовании руч­ного труда, так как заранее неизвестно, сколько строк потребуют Дебетовые записи. Эти регистры применяются при использовании ЭВМ, так как записи уже зафиксированы в запоминающем уст­ройстве машины.

При смешанном графлении в колонках помещаются формулы проводок, содержащие названия (символы) счетов. При разноске запись указывает, к какому счету (дебету или кредиту) она относится.

Графление бухгалтерских регистров, как правило, зависит от возможностей используемой на предприятии техники ведения учета (ручной или машинной), видов применяемых вычислительных средств. Форма графления не может оказать влияния на содержание учета и информационную систему, используемую на предприятии.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом "красное сторно".

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней "исправлено" и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 руб., а ошибочно записали 10 руб., то на разность между этими суммами - 30 руб. (40 - 10) нужно составить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно". Сущность данного способа состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

Способ "красное сторно" применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.

Способ "красное сторно" применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.