4. Інформаційні технології та технологічні процеси оброблення економічної інформації

Інформаційна (комп’ютерна) технологія - це сукупність засобів і методів збору, реєстрації, обробки і доведення до користувача інформації у системах організаційного управління. Створення інформаційних технологій має грунтуватися на додержанні принципів:

• зручність виконання операцій для користувача;

• мінімальні затрати ручної праці, пов’язаної з обробленям інформації;

• можливість перевірки повноти і коректності розрахунків на ЕОМ;

• мінімальні витрати часу за потреби відновлення інформації у разі її пошкодження;

• забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу та пошкодження.

Організаційно інформаційні технології реалізуються у двох варіантах: централізованого оброблення інформації або розподіленого оброблення інформації.

Розроблення інформаційної технології передбачає виділення у ній технологічних процесів та операцій. Технологічна операція - це комплекс функціонально пов’язаних дій з інформацією та її носіями, які виконуються на одному робочому місці.

Класифікація технологічних операцій

1. За призначенням: виконавські та контрольні операції. Виконавські операції змінюють значення реквізитів або форму подання інформації, а контрольні - перевіряють правильність виконавських операцій.

2. За ступенем автоматизації: ручні, машинно-ручні (автоматизовані) та автоматичні операції.

3. За функціонально-часовими характеристиками: операції збирання та реєстрації інформації; передавання інформації на оброблення; підготовки машинних носіїв; оброблення; видання результатів; розмноження результатів; передавання користувачу.

Технологічний процес оброблення інформації - це сукупність взаємозв’язаних операцій, що здійснюються над інформацією у певній послідовності з використанням певних методів оброблення та інструментальних засобів. Залежно від способу поєднання технологічних операцій у технологічному процесі визначають тип технологічного процесу: операційний, предметний, змішаний.

В операційному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна (частіше) або декілька споріднених операцій з оброблення будь-яких видів інформації.

У предметному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна або декілька (частіше) споріднених операцій з оброблення інформації одного виду.

У разі змішаного типу побудови технологічного процесу частина операцій виконується за операційним типом, а частина - за предметним.

5. Організація інформаційної бази систем оброблення економічної інформації

Машинна інформаційна база - частина інформаційної бази ІС, що являє собою сукупність інформаційних файлів та електронних документів, які зберігаються в пам’яті ЕОМ та на магнітних носіях.

Інформаційні файли у складі машинної інформаційної бази можуть бути організовані у вигляді окремих не пов’язаних між собою локальних інформаційних файлів чи у вигляді бази даних (БД), тобто інтегрованої сукупності пов’язаних між собою файлів, якими керує система керування базами даних (СКБД). Використання баз даних та автоматизованих банків даних (АБД) порівняно з системами незалежних файлів має такі переваги:

• багаторазовість використання даних;

• економія витрат на створення та ведення інформаційного забезпечення;

• зменшення надлишковості даних;

• швидкість оброблення не передбачених запитів до системи;

• простота і зручність внесення змін;

• логічна та фізична незалежність даних від прикладних програм;

• захист даних від несанкціонованого доступу;

• контроль цілісності даних.

Автоматизований банк даних - це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, необхідних для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних. Компонентами АБД є: база даних, СКБД, словник даних, мовні засоби, технічні та організаційні засоби.

База даних - пойменована структурована сукупність взаємопов’язаних даних, які характеризують окрему предметну область і перебувають під керуванням СКБД. База даних призначена для використання багатьма споживачами і забезпечення незалежності даних від прикладних програм.

Система керування базою даних (СКБД) - комплекс програмних і мовних засобів загального та спеціального призначення, необхідних для створення БД, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах чинної технології обробки даних. Функції СУБД можна об’єднати у такі групи:

1. Керування даними - підготовка даних та їх контроль, занесення даних до бази, структуризація даних, забезпечення їх цілісності, секретності.

2. Доступ до даних. Пошук і селекція даних, перетворення даних до форми, зручної для подальшого використання.

3. Організація і ведення зв’язку з користувачем: ведення діалогу, видавання діагностичних повідомлень про помилки в роботі з БД і т. ін.

Словник даних містить відомості про джерело інформації, формати та взаємозв’язок між даними, відомості про частоту виникнення і характер використання даних, терміни коригування та осіб, відповідальних за це.

Мовні засоби призначені для опису даних та організації спілкування з користувачем АБД і об’єднують мови опису даних, мови спілкування з БД, інші мовні засоби.

До технічних засобів АБД належать процесори, пристрої введення і виведення даних, запам’ятовувальні пристрої, модеми, канали зв’язку.

Організаційні засоби АБД охоплюють персонал, пов’язаний зі створенням і веденням БД, а також систему нормативно-технологічної і інструктивно-методичної документації з організації та експлуатації БД.

Останнім часом з розвитком електронної комерції великого значення набуває використання електронних документів для фіксації інформації у різних бізнес-операціях.

Електронні документи в залежності від їх призначення можуть належати до різних типів:

• форми документів, призначені для збирання даних, введення їх в базу даних і наступного їх оброблення;

• форми документів, призначені для збирання даних як всередині, так і поза підприємством, і які потребують процедури ознайомлення та підтвердження (підпису) відповідальною особою (наприклад, такі документи, як замовлення на купівлю, рахунки тощо).

Технологія оброблення електронних документів передбачає використання спеціалізованого програмного забезпечення, яке забезпечує функції доступу до баз даних, обчислення, заповнення та оброблення документів, маршрутизацію документообігу, а також функції електронного підписання документів і захисту від змін та несанкціонованого доступу.

Форми електронних документів зазвичай складаються з двох частин: інформаційної, призначеної для самого документа, і службової для додаткової інформації.

Інформаційна частина форми електронного документа має відповідати вимогам:

• забезпечувати зручність перегляду документа;

• не бути перевантаженою довідковими і групувальними реквізитами, які мають виводитись на екран з довідників у вигляді списків або окремих значень у разі неправильного введення даних;

• містити підказку для кожного поля;

• надавати можливість виправлення помилок введення даних;

• забезпечувати переміщення вказівника у прямому і зворотному напрямах з можливістю екранного прокручування документа;

• автоматично вводити в документ поточні дату і час;

• використовувати кольори для виділення активних полів, та полів, що мають бути заповнені з клавіатури.

Службова частина форми електронного документа зазвичай розміщується у нижній частині екрану і графічно відокремлюється від інформаційної частини. Вона містить кнопки, за допомогою яких користувач може виконувати певні дії з документом:

• очищувати форму від даних;

• створювати новий екземпляр документа;

• записувати введені дані в базу даних або відмовлятися від запису;

• друкувати документ;

• відсилати документ електронною поштою тощо.

Крім того, у цій частині екрана мають виводитись повідомлення про помилки, допущені при роботі з документом, та інструкції для користувача щодо заповнення документа і виправлення помилок.

Використання електронних документів в Україні регулюється нижчевказаними законами.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановив основні організаційно-правові засади використання електронних документів та ведення електронного документообігу. Закон визначає електронний документ як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Закон визнав юридичну силу електронного документа та його допустимість як доказу.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначив правовий статус електронного цифрового підпису та врегулював відносини, що виникають за його використання. Електронний цифровий підпис Закон визначає як вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Для засвідчення чинності відкритого ключа використовується процедура формування сертифіката відкритого ключа. Сертифікат відкритого ключа є документом, виданим центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність відкритого ключа і його належність підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватись в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватись для ідентифікації особи підписувача. У разі дотримання всіх встановлених Законом норм формування електронного цифрового підпису, він за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису або печатки.